Procedura weryfikacji tożsamości klienta

Prawo: dane
Kategoria: instrukcja
Klucze: bezpieczeństwo danych osobowych, identyfikacja klienta, ochrona danych osobowych, procedura weryfikacji tożsamości, procedury postępowania, rodo, weryfikacja tożsamości klienta

Procedura weryfikacji tożsamości klienta jest niezwykle istotnym elementem w działalności każdej firmy, zwłaszcza w obszarze finansowym. Dokument ten określa proces weryfikacji tożsamości klienta oraz zasady, jakimi należy się kierować podczas tego procesu. Dzięki skutecznej procedurze weryfikacji można minimalizować ryzyko nieuprawnionych działań oraz zapewnić bezpieczeństwo transakcji.

Procedura weryfikacji klienta zgodnie z RODO

I. Zasady ogólne

W celu zapewnienia zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych, w tym zapewnienia należytej staranności przy realizowaniu usług na rzecz klientów, wprowadza się niniejszą procedurę weryfikowania tożsamości klienta. Procedura powinna być realizowana na początku każdej wizyty klienta lub rozmowy z klientem, a od jej pozytywnego efektu należy uzależnić spełnienie żądań klienta, takich jak uzyskanie informacji o umowie, stanie zadłużenia, dokonania wpłat, dokonania zmian w umowie, rozwiązania umowy. W przypadku braku możliwości jednoznacznej identyfikacji klienta, należy odmówić realizacji żądania, ze względu na możliwe ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych, ale także na możliwość pomyłki, np. zaksięgowania środków wpłacanych przez klienta na konto innej osoby. Poprawna weryfikacja tożsamości klienta ma na celu także zapewnienie właściwej realizacji żądań, tzn. w odniesieniu do właściwego klienta oraz usług, z których korzysta.

II. Procedury postępowania, gdy klient osobiście zjawia się w ul. Kwiatowej 12, 00-001 Warszawa

1. Podczas obsługi klienta przy stanowisku obsługi może przebywać tylko jedna osoba, w celu zagwarantowania prywatności klienta.

2. W celu weryfikacji tożsamości klient powinien zostać poproszony przez pracownika obsługi o okazanie dokumentu potwierdzającego tożsamość, jak dowód osobisty, paszport lub prawo jazdy.

3. Pracownik obsługi powinien dokonać oględzin dokumentu tożsamości pod kątem posiadania odpowiednich hologramów, zabezpieczeń (np. wypukłości) i znaków szczególnych dokumentu gwarantujących, że dokument jest prawdziwy.

4. Do dokonania weryfikacji tożsamości należy porównać dane zawarte w dokumencie z danymi posiadanymi w bazie klientów, jak Jan, Kowalski, 90010112345 i/lub numer klienta 1234567.

5. W przypadku braku dokumentu potwierdzającego tożsamość klienta, należy poinformować go, że ponieważ niemożliwa jest weryfikacja jego tożsamości, niemożliwe będzie załatwienie sprawy.

Wzory dokumentów tożsamości obowiązujące w poszczególnych krajach są dostępne na stronie https://www.gov.pl/, wzór dowodu osobistego można zweryfikować w oparciu o informacje udostępnione na stronie https://obywatel.gov.pl/

Wdrożenie i przestrzeganie procedury weryfikacji tożsamości klienta ma kluczowe znaczenie dla ochrony interesów firmy oraz budowania zaufania klientów. Dzięki właściwie opracowanej procedurze możliwe jest skuteczne zapobieganie oszustwom i działaniom nieuczciwym, co przekłada się na reputację przedsiębiorstwa oraz satysfakcję klientów.