Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych

Klauzula informacyjna przekazywana przez biuro rachunkowe przedsiębiorcy w związku z usługami wsparcia przy założeniu działalności oraz obsługi księgowej¹

W związku z planowanym rozpoczęciem świadczenia usług przez nasze biuro rachunkowe, przekazujemy informację o przetwarzaniu danych osobowych. Jej przekazanie jest naszym obowiązkiem, wynikającym z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia od dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) "RODO".

1. Administratorem danych osobowych jest Biuro Rachunkowe "Rachunek" Sp. z o.o. z siedzibą w ul. Kwiatowa 12, 00-001 Warszawa adres e-mail: [email protected], tel. +48 123 456 789

2. Będziemy przetwarzać dane w celu:

a. zawarcia i realizacji umowy na świadczenie usług biura rachunkowego, w tym zapewnienia wsparcia przy realizacji obowiązków formalnych, niezbędnych do rozpoczęcia działalności gospodarczej. W szczególności sporządzenia dokumentów koniecznych do rozpoczęcia działalności gospodarczej i wsparcia przy ich złożeniu do odpowiednich organów. Podstawą przetwarzania danych w tych celach, jest wywiązanie się z postanowień zawartej umowy na świadczenie usług;

b. działania w imieniu, w zakresie zawartych pełnomocnictw przed Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Urzędem Skarbowym, itp. Podstawą przetwarzania danych w tych celach jest otrzymane pełnomocnictwo, w związku z realizacją umowy na świadczenie usług;

c. przechowywania danych w celach dokumentacyjnych, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes, w związku z koniecznością wykazania prawidłowości realizowania usług;

d. wystawienia i przekazania faktur, prowadzenia naszych ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej, realizując ciążące na nas obowiązki prawne, wynikające z przepisów podatkowych oraz rachunkowych.

3. Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty, które uprawnione są do ich otrzymania na mocy przepisów prawa (np. Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Urząd Skarbowy, urząd gminy, organy ścigania). Ponadto dane mogą być udostępnione kurierom, operatorom pocztowym, dostawcy systemu księgowego, kancelarii prawnej, bankom i firmom hostingowym²

4. Dane osobowe przechowywane będą przez okres realizacji umowy, następnie przez okres wskazany przez przepisy podatkowe i rachunkowe, co stanowi 5 lat następujących po roku, w którym powstał obowiązek podatkowy.

5. Posiada prawo:

a. żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania);

b. żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania;

c. wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

6. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych można kontaktować się z wykorzystaniem danych wskazanych w punkcie 1 lub z wyznaczonym u Administratora Inspektorem ochrony danych na adres e-mail: [email protected]³

7. Podanie przez danych osobowych jest dobrowolne, jednakże w przypadku ich niepodania nie będzie możliwa realizacja celów przetwarzania, w szczególności zrealizowania umowy czy wystawienia faktury.

8. Dane mogą być/będą udostępnione do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej, tzn. Stany Zjednoczone⁴. Administrator informuje, że przesyłanie danych odbywa się na podstawie Standardowych Klauzul Umownych⁵

9. Dane będą podlegały profilowaniu lub zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji na zasadach brak. Wpływ i konsekwencje tego działania: brak⁶

¹ Biuro rachunkowe poza umową na usługi, powinno zawrzeć z przedsiębiorcą umowę powierzenia danych, w związku z prowadzeniem jego ksiąg rachunkowych.

² Wskazać, jeżeli są inni odbiorcy, np. kurierzy, kancelarie prawne, firmy windykacyjne.

³ Jeżeli IOD nie został wyznaczony, należy usunąć część zaznaczoną kursywą.

⁴ Jeżeli ten punkt nie ma zastosowania, należy go usunąć, w przeciwnym wypadku należy wskazać państwo trzecie/organizację międzynarodową.

⁵ Jeżeli dochodzi do transferu należy także poinformować o stwierdzeniu lub braku stwierdzenia przez Komisję Europejską odpowiedniego stopnia ochrony lub w przypadku przekazania, o którym mowa w art. 46, art. 47 lub art. 49 ust. 1 akapit drugi RODO, wzmiankę o odpowiednich lub właściwych zabezpieczeniach oraz informację o sposobach uzyskania kopii tych zabezpieczeń lub o miejscu ich udostępnienia.

⁶ Jeżeli punkt nie ma zastosowania należy go usunąć (więcej informacji w art. 22 RODO).