Procedura przeciwdziałania korupcji

PROCEDURA PRZECIWDZIAŁANIA KORUPCJI

W Fabryka Czekolady "Słodki Raj" Sp. z o.o.

 

§1

CEL I ZAKRES PROCEDURY

1. Celem niniejszej Procedury jest przeciwdziałanie Korupcji w Fabryka Czekolady "Słodki Raj" Sp. z o.o. oraz określenie przejrzystych reguł postępowania w przypadku wystąpienia ryzyka Korupcji lub zidentyfikowania Zachowań korupcyjnych, a także ochrona prawidłowego funkcjonowania Spółki oraz jej dobrego imienia.

2. Zasady określone niniejszą Procedurą obowiązują wszystkich Pracowników Spółki, bez względu na zajmowane stanowisko czy pełnioną funkcję. Każdy Pracownik jest zobowiązany zapoznać się z treścią niniejszej Procedury. Pracownik składa pisemne oświadczenie potwierdzające spełnienie tego obowiązku, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Procedury.

 

§2

DEFINICJE

Użyte w niniejszej Procedurze wyrażenia pisane wielką literą oznaczają:

1) Spółka - Fabryka Czekolady "Słodki Raj" Sp. z o.o.;

2) Korupcja - czyn polegający na obiecywaniu, proponowaniu, wręczaniu, żądaniu lub przyjmowaniu nienależnej korzyści majątkowej lub osobistej, dla siebie lub innej osoby, a także przyjmowanie propozycji lub obietnicy takich korzyści w zamian za działanie lub zaniechanie innej osoby lub w celu zachęcenia tej osoby do niewłaściwego wypełnienia jej funkcji bądź zakresu obowiązków, w szczególności wypełniające znamiona przestępstwa określonego w kodeksie karnym;

3) Zachowanie korupcyjne - wszelkie zachowania, w szczególności niezgodne z prawem lub godzące w interes Spółki, polegające na przyjmowaniu, oferowaniu lub udzielaniu jakichkolwiek form niewłaściwej, sprzecznej z powszechnie obowiązującym zwyczajem lub bezprawnej zapłaty albo korzyści osobistej, które mogą świadczyć o dopuszczeniu się Korupcji;

4) Osoba pełniąca funkcję publiczną - funkcjonariusz publiczny, członek organu samorządowego, osoba zatrudniona w jednostce organizacyjnej dysponującej środkami publicznymi, chyba że wykonuje wyłącznie czynności usługowe, a także inna osoba, której uprawnienia i obowiązki w zakresie działalności publicznej są określone lub uznane przez ustawę lub wiążącą Rzeczpospolitą Polską umowę międzynarodową;

5) Partner biznesowy - osoba fizyczna lub prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, pozostająca ze Spółką w relacjach biznesowych (kontrahent, dostawca, klient, dostawca, podwykonawca);

6) Pracownik - osoba zatrudniona w Spółce na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego o podobnym charakterze. Na potrzeby niniejszej Procedury za Pracowników uznaje się również członków organów Spółki (Zarządu, Rady Nadzorczej), a także osoby odbywające w Spółce staż zawodowy lub praktyki studenckie, oraz osoby współpracujące ze Spółką na podstawie umowy cywilnoprawnej;

7) Prezent - każda korzyść o określonej wartości, zarówno materialnej (np. pieniądze i inne świadczenia mające wartość majątkową) jak i niematerialne (np. osobista przysługa, preferencyjne traktowanie);

8) Compliance Officer - osoba odpowiedzialna za minimalizowanie ryzyka braku zgodności działań przedsiębiorstwa z regulacjami prawnymi, normami, bądź zestawami zaleceń, w celu zapobiegania stratom finansowym lub utracie reputacji; na potrzeby niniejszej Procedury osoba, której powierzono nadzór nad realizacją jej postanowień.

 

§3

ZASADY OGÓLNE

1. Spółka prowadzi swoją działalność w sposób odpowiedzialny i zgodny z najwyższymi standardami etycznymi i prawnymi, a jej Pracownicy kierują się zasadą, że Korupcja i Zachowania korupcyjne są niedopuszczalne i należy im przeciwdziałać.

2. Spółka uznaje za niedopuszczalne przyjmowanie (w tym obiecywanie przyjęcia) i wręczanie (w tym obietnice wręczenia) jakiejkolwiek osobie korzyści majątkowej (niezależnie od jej postaci) której zasadność budzi cel ze względu na brak wyraźnej podstawy umownej lub prawnej w celu osiągnięcia jakiejkolwiek korzyści majątkowej lub w podziękowaniu za jej osiągnięcie (zasada "zero tolerancji dla Korupcji").

 

§4

ROLE I ODPOWIEDZIALNOŚĆ W PROCESIE PRZECIWDZIAŁANIA KORUPCJI

1. Za wdrożenie adekwatnego i skutecznego programu przeciwdziałania Korupcji i sprawowanie nadzoru nad jego funkcjonowaniem odpowiada Zarząd Spółki.

2. Każdy Pracownik jest odpowiedzialny za przeciwdziałanie Korupcji, a w przypadku zidentyfikowania Zachowań korupcyjnych - do niezwłocznego poinformowania Compliance Officer'a. Sposób dokonywania zgłoszeń, ich rozpatrywania i ochrony osób zgłaszających reguluje Procedura zgłaszania nieprawidłowości w Fabryka Czekolady "Słodki Raj" Sp. z o.o..

3. Osobą odpowiedzialną za operacyjny nadzór nad programem przeciwdziałania Korupcji oraz monitorowanie przestrzegania postanowień niniejszej Procedury jest Compliance Officer. W ramach realizacji obowiązków wynikających z niniejszej Procedury Compliance Officer odpowiada za:

3.1. przeprowadzanie corocznej analizy ryzyka korupcyjnego i rekomendacje zmian w niniejszej Procedurze uwzględniających wynik analizy;

3.2. prowadzenie cyklicznych szkoleń dla Pracowników z zakresu przeciwdziałania Korupcji;

3.3. obsługę zgłoszeń i prowadzenie czynności wyjaśniających w sprawach potencjalnych nadużyć finansowych oraz monitorowanie rekomendacji wydanych po przeprowadzonych postępowaniach;

3.4. przygotowywanie rekomendacji dla Zarządu Spółki w sprawach, w których zidentyfikowano przypadki korupcji;

3.5. pełnienie funkcji doradczej dla Pracowników w zakresie realizacji zadań związanych z realizacją niniejszej Polityki.

4. Compliance Officer przedstawia Zarządowi i Radzie Nadzorczej, w ramach raportowania compliance, cykliczną informację o realizacji niniejszej Procedury.

 

§5

ZARZĄDZANIE RYZYKIEM KORUPCJI

W celu skutecznego zarządzania ryzykiem Korupcji Spółka wprowadza następujące rozwiązania organizacyjne:

1. obowiązek przeprowadzania corocznej analizy ryzyka Korupcji;

2. określenie jednolitych zasad współpracy z Partnerami biznesowymi;

3. wprowadzenie ujednoliconych zasad przyjmowania i wręczania Prezentów;

4. prowadzenie księgowości w sposób transparentny;

5. zdefiniowanie zasad nawiązywania i prowadzenia relacji z Osobami pełniącymi funkcje publiczne;

6. wprowadzenie programu szkoleń i podnoszenia świadomości Pracowników;

7. wprowadzenie systemu informowania o nieprawidłowościach.

 

§6

OCENA RYZYKA KORUPCJI

1. Ocena ryzyka Korupcji przeprowadzana jest raz w roku przez Compliance Officer'a w oparciu o informacje będące w posiadaniu Spółki oraz informacje z powszechnie dostępnych źródeł w oparciu o zatwierdzony przez Zarząd Spółki formularz oceny.

2. Ocena ryzyka ma na celu:

2.1. identyfikację przewidywalnego ryzyka Korupcji, na jakie Spółka organizacja jest narażona;

2.2. dokonanie analizy - na podstawie zdefiniowanych i sformalizowanych kryteriów - zidentyfikowanego ryzyka Korupcji;

2.3. ocenę adekwatności i efektywności wdrożonych mechanizmów kontrolnych mających na celu minimalizację istniejącego ryzyka Korupcji;

2.4. zaplanowanie - tam, gdzie to stosowne - niezbędnych działania mające wzmocnić system kontroli.

3. Raport z wykonania oceny ryzyka Korupcji wraz z rekomendacjami zmian w niniejszej Procedurze oraz procesach biznesowych Spółki Compliance Officer przedstawia Zarządowi Spółki.

4. Wszelkie zmiany w Procedurze i procesach biznesowych Spółki wynikające z oceny ryzyka wymagają zatwierdzenia przez Zarząd.

 

§7

WSPÓŁPRACA Z PARTNERAMI BIZNESOWYMI

1. Spółka stosuje uczciwe i jednolite zasady przy wyborze Partnerów biznesowych, a ich wybór oparty jest o obiektywne kryteria takie jak: jakość, cena, rzetelność i przestrzeganie zasad etycznego biznesu.

2. Spółka wyklucza możliwość współpracy z Partnerem biznesowym, wobec którego powzięła informację o wydaniu prawomocnego wyroku skazującego za przestępstwo Korupcji.

3. Nawiązanie współpracy z Partnerem biznesowym wymaga przeprowadzenia oceny ryzyka Korupcji w oparciu o wytyczne określone przez Compliance Officer'a. Za przeprowadzenie oceny Partnera biznesowego odpowiada Jan Kowalski zarządzający jednostką organizacyjną, w ramach której nawiązywana jest współpraca. Wynik oceny jest archiwizowany i przechowywany łącznie z dokumentacją umowną.

4. W przypadku, gdy ocena ryzyka Partnera biznesowego wskazuje na wysokie ryzyko Korupcji, współpraca może zostać nawiązana wyłącznie po uzyskaniu opinii Compliance Officer'a i akceptacji Zarządu.

5. We wszystkich umowach z Partnerami biznesowymi zawierane są klauzule antykorupcyjne, które zobowiązują Partnera biznesowego do zabiegania Korupcji we wszystkich działaniach mających związek z realizacją współpracy ze Spółką oraz zapewniają Spółce możliwość zakończenia współpracy z Partnerem biznesowym w przypadku dopuszczenia się przez niego Zachowań korupcyjnych. Wzór klauzuli antykorupcyjnej wymaga zatwierdzenia przez Compliance Officer'a.

6. Odpowiedzialnym za zapewnienie, ze odpowiednie klauzule zostaną uwzględnione w umowie z Partnerem biznesowym jest Anna Nowak zarządzający pracą obszaru, w ramach którego nawiązywana jest współpraca z tym partnerem.

 

§8

PREZENTY I PRZEJAWY GOŚCINNOŚCI

1. Prezenty być wręczane przez Pracowników Partnerom biznesowym, ich przedstawicielom i pracownikom albo innymi podmiotom, bądź przyjmowane od nich przez Pracowników, wyłącznie pod warunkiem, że nie stanowi to przypadku Korupcji oraz nie prowadzi do naruszenia reputacji Spółki.

2. Za Prezenty uważa sie w szczególności upominki okolicznościowe oraz inne, takie jak alkohol, zaproszenia na imprezy kulturalne lub artystyczne, wycieczki, usługi doradcze świadczone bezpłatnie, które w innych okolicznościach spowodowałyby powstanie kosztu po stronie Pracownika.

3. Przyjmowanie przez Pracowników Prezentów w relacjach biznesowych jest dozwolone, o ile:

3.1. wartość przyjętych Prezentów nie przekracza w roku kalendarzowym kwoty 200 zł od jednego Partnera biznesowego;

3.2. Prezent nie może być uznany za wpływający na bezstronność osoby przyjmującej lub Spółki (lub mogłoby zostać uznane za takie), ani pozostający w konflikcie z obowiązkami spółki wobec Partnerów biznesowych;

3.3. charakter oferowanego prezentu lub przejawu gościnności nie naraża reputacji Pracownika lub Spółki.

4. Niezależnie od okoliczności niedopuszczalne jest:

4.1. przyjmowanie lub wręczanie gotówki, środków pieniężnych lub równoważnych;

4.2. przyjmowanie Prezentów od potencjalnego lub faktycznego Partnera biznesowego w trakcie trwania postępowania przetargowego.

5. Spółka wprowadza obowiązek prowadzenia rejestru Prezentów. Za prowadzenie rejestru odpowiada Piotr Wiśniewski.

6. Pracownik zobowiązany jest do zgłoszenia faktu przyjęcia Prezentu Piotrowi Wiśniewskiemu, o której mowa w pkt. 4 niniejszego paragrafu, z jednoczesnym zawiadomieniem swojego bezpośredniego przełożonego.

7. W przypadku przekroczenia limitu, o którym mowa w ust. 3 pkt. 1 Piotr Wiśniewski powiadamia niezwłocznie Compliance Officer'a.

8. Pracownik, który przyjął Prezent i w wyniku tego przekroczył limit, o którym mowa w ust. 3 pkt 1 może zostać zobowiązany przez Compliance Officer'a do jego zwrotu osobie przekazującej.

9. Wątpliwości co do charakteru i wartości otrzymanego Prezentu rozstrzyga Compliance Officer.

10. Pracownik może uczestniczyć w konferencjach lub szkoleniach organizowanych i opłaconych przez partnera biznesowego lub klienta, których koszt przekracza kwotę 500 zł pod warunkiem uprzedniego przedstawienia bezpośredniemu przełożonemu planu takiej konferencji lub szkolenia i uzyskania jego zgody. Postanowienie ust. 5 stosuje się odpowiednio.

 

§9

TRANSPARENTNA KSIĘGOWOŚĆ

1. Spółka prowadzi księgi rachunkowe w sposób, który zapewnia realizację wymogu prawdziwości, kompletności i przejrzystości rejestrowanych danych.

2. Każda operacja lub transakcja Spółki musi być prawidłowo zarejestrowana w systemie księgowym, z zachowaniem kryteriów określonych przepisami prawa i obowiązujących zasad rachunkowości. Każda transakcja lub operacja rejestrowana w księgach rachunkowych Spółki musi być weryfikowalna, zgodna z prawem, spójna i uczciwa.

3. Aby zapisy księgowe realizowały wymogi, o których mowa w niniejszym paragrafie, system księgowy Spółki zapewnia archiwizację kompletnej dokumentacji księgowej każdej transakcji, pozwalającą na:

3.1. dokładne odwzorowanie kwot danej transakcji w księgach rachunkowych;

3.2. możliwość niewątpliwego określenia charakteru oraz przyczyn leżących u podstaw danej transakcji;

3.3. weryfikację zatwierdzenia, autoryzacji oraz realizacji, a także identyfikację różnych poziomów odpowiedzialności.

4. Każdy Pracownik, w zakresie swoich kompetencji, ma obowiązek przekazywania do działu księgowości wszelkiej dokumentacji dotyczącej realizowanej przez niego lub przy jego udziale transakcji lub operacji, by wszystkie transakcje Spółki zostały prawidłowo i terminowo niezwłocznie zarejestrowane.

5. Pracownicy działu księgowości zobowiązani są do prowadzenia zapisów księgowych w sposób, który dokładnie odzwierciedla informacje zawarte w dokumentacji odnoszącej się do tego zapisu.

6. Nadzór nad poprawnością prowadzenia ksiąg rachunkowych Spółki sprawuje Maria Zielińska.

7. Poprawność prowadzenia ksiąg rachunkowych Spółki podlega cyklicznej weryfikacji i kontroli prowadzonej zgodnie z zasadami określonymi w wewnętrznej polityce kontroli wewnętrznej.

 

§ 10

OSOBY PEŁNIĄCE FUNKCJE PUBLICZNE

1. Ze względu na szczególną rolę organów administracji publicznej i Osób pełniących funkcje publiczne, a także ze względu na obowiązujące przepisy kodeksu karnego, regulujące przestępstwa przekupstwa Osoby pełniącej funkcję publiczną, wszelkie kontakty z Osobami pełniącymi funkcje publiczne powinny odbywać się w sposób transparentny i oficjalny.

2. Niedopuszczalne jest omawianie spraw służbowych podczas spotkań prywatnych z Osobami pełniącymi funkcje publiczne, tj. spotkań, w których Osoba pełniąca funkcje publiczne nie uczestniczy jako przedstawiciel organu administracji publicznej.

3. Wszelkie spotkania, rozmowy czy komunikacja powinny zostać udokumentowane, a dokumentacja powinna zostać przekazana do zarchiwizowania przez Compliance Officer'a.

4. Niedopuszczalne jest oferowanie Prezentów Osobom pełniącym funkcje publiczne.

 

§ 11

PODNOSZENIE ŚWIADOMOŚCI PRACOWNIKÓW I SZKOLENIA

1. Compliance Officer opracowuje i udostępnia Pracownikom program szkoleniowy obejmujący praktyczne aspekty przestrzegania niniejszej Procedury, w tym w szczególności sposoby przeciwdziałania Korupcji i zgłaszania naruszeń w tym zakresie.

2. Każdy Pracownik zobowiązany jest do zrealizowania udostępnionego mu szkolenia w wyznaczonym terminie.

3. Szkolenie jest aktualizowane, a Pracownik jest zobowiązany do zapoznania się z nim, każdorazowo w przypadku jakichkolwiek zmian w niniejszej Procedurze, w stosowanych przez Spółkę praktykach mających na celu przeciwdziałanie Zachowaniom korupcyjnym lub zmian w przepisach powszechnie obowiązujących dotyczących Korupcji.

 

§ 12

ZGŁASZANIE PRZYPADKÓW KORUPCJI

1. W przypadku, gdy Pracownik Spółki spotka się z próbą Korupcji lub Zachowaniem korupcyjnym, zobowiązany jest do:

1.1. zdecydowanej odmowy przyjęcia Prezentu;

1.2. niezwłocznego zgłoszenia informacji o zaistniałej sytuacji swojemu przełożonemu i Compliance Officer'owi;

1.3. współpracy z organami ścigania w celu wyjaśnienia okoliczności zdarzenia, o ile wynika to z przepisów powszechnie obowiązujących.

2. Przypadki wykrycia Zachowań korupcyjnych w wyniku prowadzonych audytów i kontroli zgłaszane są Compliance Officer'owi.

3. Zgłoszenie Zachowań korupcyjnych dokonywane jest zgodnie z zasadami określonym w Procedurze zgłaszania nieprawidłowości w Fabryka Czekolady "Słodki Raj" Sp. z o.o. i podlegają rozpatrzeniu w trybie w niej określonym.

4. Compliance Officer prowadzi rejestr zgłoszonych przypadków Korupcji i zachowań Korupcyjnych.

 

§ 13

ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA WYKONYWANIE POSTANOWIEŃ PROCEDURY

Naruszenie niniejszej Procedury może stanowić naruszenie obowiązków pracowniczych i może skutkować pociągnięciem Pracownika do odpowiedzialności dyscyplinarnej wynikającej z przepisów prawa pracy oraz odpowiedzialności karnej wynikającej z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

 

§ 14

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1) Niniejsza Procedura została zatwierdzona Uchwałą Zarządu nr 1/2024 i wszelkie jej zmiany wymagają zgody Zarządu wyrażonej w formie uchwały.

2) Procedura będzie podlegała corocznemu przeglądowi wykonywanemu przez Compliance Officer'a.

3) Procedura wchodzi w życie z dniem 01.01.2024.

 

Załącznik nr 1

do Procedury przeciwdziałania Korupcji

 

Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z Procedurą przeciwdziałania korupcji

 

Jan Kowalski

ul. Słoneczna 12

00-000 Warszawa

Fabryka Czekolady "Słodki Raj" Sp. z o.o.

 

Oświadczam, ze zapoznałem/zapoznałam się z Procedurą przeciwdziałania korupcji w Fabryka Czekolady "Słodki Raj" Sp. z o.o., rozumiem jej postanowienia, w tym wynikające z niej prawa i obowiązki, i zobowiązuję się do ich stosowania. W szczególności zobowiązuję się do niepodejmowania żadnych działań, które mogłyby stanowić naruszenie zasad opisanych w tej Procedurze.

Warszawa, 01.01.2024

 

Jan Kowalski

 

Załącznik nr 2

do Procedury przeciwdziałania Korupcji

 

Rejestr zgłoszonych Zachowań korupcyjnych w Fabryka Czekolady "Słodki Raj" Sp. z o.o.

 

Lp.   Data zgłoszenia   Osoba zgłaszająca   Opis zdarzenia   Status sprawy   Decyzja/Działania podjęte

 

Załącznik nr 3

do Procedury przeciwdziałania Korupcji

 

Wzór rejestru Prezentów przyjętych i wręczonych przez Pracowników Spółki

Data przyjęcia/   Wartość   Imię i Nazwisko   Firma/   Opis   Imię i Nazwisko   Firma/   Opis   Powód   Imię

wręczenia   prezentu   przyjmującego   Stanowisko   prezentu   wręczającego   Stanowisko   wręczenia   zatwierdzającego