Polityka Compliance

POLITYKA COMPLIANCE

W ElektroSzyb Sp. z o.o.

I. DEKLARACJA ZGODNOŚCI

1. Prowadzenie działalności w odpowiedzialny, zapewniający respektowanie prawa, regulacji, standardów oraz zasad etyki branżowej stanowi podstawę rozwoju oraz budowania reputacji ElektroSzyb Sp. z o.o.. Naszym celem jest nie tylko zapewnienie wysokiej jakości oferowanych przez nas produktów i usług ale także prowadzenie działalności w sposób uczciwy, transparentny i godny zaufania, w relacjach ze wszystkimi interesariuszami.

2. Aby sprostać tym wymaganiom, zwłaszcza wobec dynamicznie zmieniającego się otoczenia regulacyjnego, wdrożyliśmy i rozwijamy system zarządzania zgodnością, którego ramy określa niniejsza Polityka.

3. W naszej Spółce kierujemy się ideą przestrzegania prawa i zachowania właściwych standardów biznesowych, uznając że jest to podstawą długofalowej realizacji celów biznesowych.

II. SYSTEM ZARZĄDZANIA ZGODNOŚCIĄ

1. System zarządzania zgodnością, który wdrożyliśmy i rozwijamy, ma na celu zapewnienie zgodności działalności ElektroSzyb Sp. z o.o. z przepisami prawa, postanowieniami regulacji wewnętrznych i standardami etyki. Wdrożony przez nas system służy budowaniu w Spółce kultury organizacyjnej opartej na zasadach etyki, implementacji odpowiednich procedur oraz mechanizmów służących edukacji, prewencji, wykrywaniu, raportowaniu oraz mitygacji konsekwencji związanych z działaniem wbrew obowiązującym przepisom prawa.

2. System zarządzania zgodnością wdrożony w Spółce opiera się na analizie ryzyka, która wyznacza ogólne i szczegółowe zadania w zakresie zapewnienia zgodności z normami prawnymi i etycznymi oraz jest podstawą do wprowadzania dedykowanych rozwiązań instytucjonalnych.

3. Na system zarządzania zgodnością składają się regulacje, procedury i zasady postępowania określone w niniejszej Polityce oraz regulacjach z nią powiązanych oraz wykonywane na ich podstawie działania o charakterze:

a) prewencyjnym, służącym zapobieganiu wystąpienia ryzyka compliance (szkolenia, tone from the top, działania zapewniające wsparcie Pracowników w codziennym postępowaniu);

b) detekcyjnym, zmierzającym do wykrycia, badania i eliminowania przypadków braku zgodności, a także ograniczenia ich negatywnych następstw (analiza ryzyka braku zgodności, system zgłaszania nieprawidłowości i zarządzania nimi);

c) analitycznym, polegających na weryfikacji i analizie zidentyfikowanych przypadków braku zgodności celem uniknięcia w przyszłości zdarzeń o podobnym charakterze (w tym raportowanie compliance).

4. System Compliance podlega ewaluacji i ciągłemu doskonaleniu zgodnie z cyklem PDCA (Plan, Do, Check, Act).

II. ELEMENY SYSTEMU ZARZĄDZANIA ZGODNOŚCIĄ

Wdrożony w Spółce system zarządzania zgodnością dotyczy wszystkich płaszczyzn funkcjonowania organizacji zarówno w sferze wewnętrznej oraz zewnętrznej i obejmuje:

1. ochronę praw Pracowników

Nasi pracownicy i współpracownicy są naszą największą wartością, a przestrzeganie obowiązującego prawa w zakresie zatrudnienia jest naszym priorytetem. Nie tolerujemy żadnej formy dyskryminacji, mobbingu czy lub molestowania. Respektujemy prawa pracowników do zakładania stowarzyszeń i zrzeszania się oraz do podejmowania rokowań zbiorowych. Przy podejmowaniu decyzji personalnych kierujemy się wyłącznie względami merytorycznymi, dbając o rozwój i stabilny wzrost Spółki. Szanujemy różnorodność i gwarantujemy wolność poglądów oraz swobodę przekonań i wypowiedzi w miejscu pracy.

2. przeciwdziałanie korupcji

Przeciwdziałanie i zwalczanie nadużyć o charakterze korupcyjnym jest jednym z kluczowych działań Spółki w relacjach z otoczeniem biznesowym. Spółka przyjęła i konsekwentnie realizuje politykę „zero tolerancji dla korupcji” oraz jakichkolwiek zachowań o charakterze korupcyjnym we wszystkich aspektach prowadzonej działalności.

Określiliśmy i stosujemy jednolite zasady i standardy pozwalające na zidentyfikowanie, przeciwdziałanie oraz mitygowanie ryzyka wystąpienia działań korupcyjnych, a także innych nadużyć w Spółce.

3. uczciwą konkurencję

Przestrzegamy zasad uczciwej konkurencji i dbamy, aby nasze aktywności były zgodne z przepisami prawa. Nie dopuszczamy się działań ograniczających konkurencję na rynku bądź działań mogących szkodzić konsumentom. Nie wykorzystujemy niekorzystnego położenia rynkowego innych firm i współpracujemy z nimi na partnerskich warunkach. Nie wchodzimy w relacje z konkurentami, których skutkiem mogłoby być ograniczenie lub jakiekolwiek zakłócenie konkurencji.

4. przestrzeganie zasad ochrony konsumenta

Wyznajemy zasadę, że dobro klienta jest zawsze w centralnym punkcie naszego zainteresowania. W kontaktach z konsumentami podejmujemy zawsze takie działania, które pozwalają na zapewnienie odpowiedniej ochrony ich interesów. Dbamy, by produkty i usługi dostarczane klientowi były odpowiedniej jakości, a zakres informacji przekazywany mu był w pełni zgodny w wymogami nakładanymi przepisami prawa.

5. przeciwdziałanie konfliktom interesów

Zdajemy sobie sprawę, ze wystąpienie konflikt interesów w działalności biznesowej zawsze wiąże się z ryzykiem obniżenia wiarygodności i transparentności działań osób, których konflikt dotyczy. Unikamy sytuacji, w której konflikt może się pojawić, a w razie jego wystąpienia podejmujemy działania mające na celu minimalizację jego skutków. Wdrożyliśmy jasno zdefiniowane procedury pozwalające naszym pracownikom i współpracownikom na identyfikację konfliktu interesów oraz jego raportowanie.

6. polityka prezentowa:

Rozumiemy, że w relacjach biznesowych drobne prezenty są często zwyczajem, nie dopuszczamy jednak, by mogły one mieć wpływ na decyzje Spółki - dlatego wprowadziliśmy jasne zasady dotyczące przyjmowania i wręczania upominków i zaproszeń biznesowych. Wręczanie i przyjmowanie prezentów i zaproszeń jest niedopuszczalne, jeżeli nie można wykluczyć ich wpływu na podejmowane decyzje handlowe. W żadnym przypadku nie jest akceptowane przyjmowanie lub wręczanie środków pieniężnych. Prowadzimy rejestr korzyści w celu zapewnienia transparentności naszych działań.

7. ochrona danych i bezpieczeństwo informacji:

Dane, które posiadamy i w oparciu o które prowadzimy naszą działalność są jednym z naszych największych aktywów, a ich ochrona jest naszym priorytetem. Wdrożyliśmy rozwiązania - w tym rozwiązania techniczne i informatyczne - zapewniające zbieranie, przetwarzanie i wykorzystywanie danych, w tym danych osobowych, wyłącznie w celach i na zasadach określonych właściwymi przepisami prawa. Dbamy o dochowanie tajemnic służbowych i handlowych oraz zachowanie w tajemnicy wszelkich informacji poufnych naszych klientów i kontrahentów.

8. zgłaszanie nieprawidłowości:

Naszym celem jest zapewnienie skutecznego systemu monitorowania i identyfikacji przypadków niewłaściwych zachowań, reagowanie oraz podejmowanie działań naprawczych. Wdrożyliśmy w Spółce system zgłoszeń wspierający zapobieganie nadużyciom i naruszeniom, ochronę wizerunku Spółki oraz zarządzania ryzykiem operacyjnym. Nasi Pracownicy, klienci i kontrahenci mogą zgłaszać za pośrednictwem specjalnie dedykowanych kanałów komunikacji. Każda osoba, która w dobrej wierze zgłasza przypadki lub ryzyko naruszenie niniejszej Polityki jest objęta ochroną przed działaniami odwetowymi i nie musi obawiać się żadnych niekorzystnych skutków takiego zgłoszenia.

III. ORGANIZACJA FUNKCJI ZARZĄDZANIA ZGODNOŚCIĄ

1. System zarządzania zgodnością jest nadzorowany przez Zarząd i Radę Nadzorczą/Komisję Rewizyjną/Komitet Audytu Spółki.

2. W ramach systemu zarządzania zgodnością w Spółce został powołany Anna Kowalska /Jan Nowak /Adam Wiśniewski , którego rolą jest regularne monitorowanie oraz raportowanie kwestii związanych z przestrzeganiem przepisów prawa oraz procedur bezpośrednio do Zarządu Spółki, a także stały kontakt i wsparcie poszczególnych działów operacyjnych w kluczowych obszarach związanych z zapewnieniem zgodności z przepisami prawa.

3. Anna Kowalska /Jan Nowak /Adam Wiśniewski jest odpowiedzialny za:

a) promowanie kultury compliance w organizacji wspierajacej etyczne i zgodne z prawem zachowania wśród pracowników i kontrahentów;

b) przeprowadzanie analizy ryzyka regulacyjnego i monitoringu zgodności;

c) doradztwo oraz udzielanie bieżącej pomocy w zakresie kwestii objętych systemem zarządzania zgodnością;

d) opiniowanie i udział w opracowaniu tworzonych w Spółce regulacji wewnętrznych i klauzul w relacjach z kontrahentami;

e) przeprowadzanie oceny kontrahentów;

f) weryfikację i analizę zgłoszonych przypadków braku zgodności;

g) szkolenia Pracowników z kwestii wchodzących w zakres Polityki compliance.

4. Anna Kowalska /Jan Nowak /Adam Wiśniewski podlega bezpośrednio Zarządowi Spółki i ma zapewnioną możliwość raportowania do Rady Nadzorczej/Komisji Rewizyjnej/Komitetu Audytu Spółki.

5. Anna Kowalska /Jan Nowak /Adam Wiśniewski wykonuje przypisane mu zadania za pomocą podległego mu zepołu pracowników.

IV. ODPOWIEDZIALNOŚĆ PRACOWNIKÓW I KADRY ZARZĄDZAJACEJ

1. Zarząd i Rada Nadzorcza/Komisja Rewizyjna/Komitet Audytu, przez swe działania ("tone from the top") wspomagają wdrażanie i przestrzeganie obowiązujących w Spółce zasad.

2. Każdy Pracownik i Współpracownik niezależnie od stanowiska, zakresu obowiązków czy podstawy zatrudnienia zobowiązany jest do stosowania określonych niniejszą Polityką zasad i standardów postępowania.

3. Wszyscy Pracownicy Spółki, w tym członkowie organów Spółki, są zobowiązani do realizacji cyklicznych szkoleń w zakresie zagadnień dotyczących systemu zarządzania zgodnością.

4. Każdy przypadek naruszenia zasad wynikających z niniejszej Polityki i regulacji wdrożonych na jej podstawie podlega szczegółowemu wyjaśnieniu. W przypadku stwierdzenia ewentualnej niezgodności Spółka podejmie niezwłocznie działania naprawcze w celu przywrócenia stanu zgodnego z prawem.