Polityka compliance

Polityka compliance

 

Wersja Data wejścia w życie Osoba odpowiedzialna za realizację procedury 1.0 01.01.2023 Jan Kowalski

 

I. Cel polityki compliance

1. Celem niniejszej polityki jest ograniczenie ryzyka naruszenia przepisów prawa, procedurwewnętrznych oraz standardów etycznych obowiązujących w Example Sp. z o.o. przez kadrę zarządzającą, pracowników, podwykonawców orazwspółpracowników.

2. W Example Sp. z o.o. kierujemy się etyką i przejrzystością, począwszyod sposobu, w jaki traktujemy naszych pracowników, poprzez nacisk na prawa człowieka izasady fair play w zatrudnieniu, aż po naszą partnerską filozofię we współpracy zkontrahentami, zarówno dostawcami, jak i klientami. Zależy nam na etycznym prowadzeniunaszej działalności i na przestrzeganiu przepisów ustawowych i polityk oraz procedurwewnętrznych regulujących naszą działalność, a także dobrych praktyk regulujących nasząbranżę na wszystkich rynkach, na których działamy.

3. Kluczowe zasady stosowania polityki compliance obejmują:

1) działania kadry zarządzającej, pracowników, podwykonawców oraz współpracowników,które powinna cechować uczciwość w działaniu oraz spójność deklaracji etycznegopostępowania z ich realizacją (integrity). Wszyscy odpowiadają indywidualnie za godnereprezentowanie Example Sp. z o.o. oraz naszych wartości;

2) spójność działań z politykami i procedurami wewnętrznymi oraz standardami etyki, atakże przepisami prawa (follow the rules);

3) otwartą komunikację w razie wątpliwości, zgodnie z zasadą „spójrz zanim skoczysz” (lookbefore you leap);

4) zgłaszanie zaobserwowanych nieprawidłowości, ochronę sygnalistów przed odwetem,odpowiedzialność dyscyplinarną i prawną osób naruszających zasady, w tym stosującychdziałania odwetowe (zero tolerancji dla odwetu wobec sygnalistów);

5) wspieranie wewnętrznych postępowań wyjaśniających, zarówno poprzez dostarczanieinformacji i udzielanie wsparcia, jak i zakaz świadomego utrudniania tych postępowań.

II. Definicje

1. Osoby objęte polityką – osoby działające w imieniu, interesie lub na rzecz Example Sp. z o.o., w szczególności w charakterze członka zarządu, prokurenta,pełnomocnika, członka rady nadzorczej, członka rady dyrektorów (zarówno wykonawczych,jak i niewykonawczych). Polityka dotyczy także wszystkich osób świadczących pracę na rzeczExample Sp. z o.o. na podstawie umowy o pracę lub umowycywilnoprawnej, w tym podwykonawców i współpracowników, także prowadzącychdziałalność gospodarczą.

2. Polityka compliance – niniejsza polityka compliance.

III. Zero tolerancji dla korupcji

1. W Example Sp. z o.o. nie tolerujemy żadnych przejawów korupcji, nażadnym szczeblu organizacyjnym.

2. W działalności operacyjnej kierujemy się transparentnym i zgodnym z prawdziwymcharakterem zdarzeń gospodarczych prowadzeniem dokumentacji biznesowej i ksiągrachunkowych (tzw. substance over form & true and fair view).

3. Wszystkie osoby objęte polityką zobowiązane są do przestrzegania ww. zasad iodpowiedzialne za zapobieganie wszelkim przypadkom przekupstwa lub korupcji oraz do ichzgłaszania w ramach dostępnych kanałów komunikacji korporacyjnej, w tym w ramachkanałów raportowania dla sygnalistów, bez jakiekolwiek obawy przez działaniamiodwetowymi.

IV. Zero tolerancji dla nieuczciwej konkurencji

 

1. W Example Sp. z o.o. nie tolerujemy żadnych transakcji ani działańbiznesowych, które naruszają przepisy o przeciwdziałaniu nieuczciwej konkurenci, w żadnymkraju, w którym prowadzimy działalność.

2. Wszystkie osoby objęte polityką zobowiązane są do przestrzegania ww. zasad iodpowiedzialne za zapobieganie wszelkim przypadkom naruszenia uczciwej konkurencji orazdo zgłaszania nadużyć w tym zakresie w ramach dostępnych kanałów komunikacjikorporacyjnej, w tym w ramach kanałów raportowania dla sygnalistów, bez jakiekolwiekobawy przed działaniami odwetowymi.

V. Monitoring compliance i sygnaliści

1. W Example Sp. z o.o. monitorujemy zgodność działań operacyjnychz politykami i procedurami wewnętrznymi oraz standardami etyki, a także przepisami prawa.Działania te odbywają się w modelu tzw. trzech linii obrony:

 

2. Wszystkie osoby objęte polityką zobligowane są do przestrzegania polityk i procedurwewnętrznych oraz standardów etyki, a także przepisów prawa i przyjmują do wiadomości, żeich działania podlegają monitorowaniu w powyższym kontekście, zgodnie z przepisamipowszechnie obowiązującego prawa, w tym przepisami Kodeksu Pracy.

3. W Example Sp. z o.o. wspieramy zgłaszanie nieprawidłowości przezsygnalistów, także w trybie zgłoszeń anonimowych. Zasady przyjmowania zgłoszeń określa 

odrębna procedura, zgodna z zapisami ustawy z dnia 17 grudnia 2021 r. o ochronie sygnalistów(Dz.U. 2021 poz. 2550).

VI. Konflikt interesów

1. Intencją Example Sp. z o.o. jest ograniczenie przypadkówpodejmowania decyzji o działaniu lub zaniechaniu działania w okolicznościach istnieniakonfliktu interesów, a w ten sposób ograniczenie ekspozycji Example Sp. z o.o. na szkodę, w tym niemajątkową, włączając w to uszczerbek dla reputacji, wynikającez obecności niezdiagnozowanego konfliktu interesów w ramach prowadzenia przez Example Sp. z o.o. działalności operacyjnej.

2. Wszystkie osoby objęte polityką zobowiązane są do przestrzegania ww. zasad iodpowiedzialne za zapobieganie wszelkim przypadkom decyzji podejmowanych wokolicznościach istnienia konfliktu interesów oraz do zgłaszania zaobserwowanychprzypadków konfliktu interesów w ramach dostępnych kanałów komunikacji korporacyjnej, wtym w ramach kanałów raportowania dla sygnalistów, bez jakiekolwiek obawy przezdziałaniami odwetowymi.

3. Zasady zarządzania konfliktem interesów określa odrębna Polityka przeciwdziałaniakonfliktowi interesów.

VII. Dane osobowe

1. Działania Example Sp. z o.o. w odniesieniu do danych osobowych, wtym wszystkie procesy operacyjne obejmujące przetwarzanie danych osobowych, odbywają sięz uwzględnieniem zapisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 zdnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniemdanych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchyleniadyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

2. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych w Example Sp. z o.o. reguluje odrębna procedura.

3. Wszystkie osoby objęte polityką zobowiązane są do przestrzegania ww. zasad iodpowiedzialne za zapobieganie przypadkom naruszenia zasad przetwarzania danych 

osobowych oraz do ich zgłaszania w ramach dostępnych kanałów komunikacji korporacyjnej,w tym w ramach kanałów raportowania dla sygnalistów, bez jakiekolwiek obawy przezdziałaniami odwetowymi.

VIII. Obowiązywanie Polityki compliance

1. Każda osoba objęta polityką zobowiązana jest zapoznać się z jej treścią i stosować jej zapisyw codziennej pracy w zakresie wymaganym opisem stanowiska pracy lub umową zawartą zExample Sp. z o.o..

2. Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z polityką i zobowiązaniu do jej stosowania stanowiZałącznik nr 1 do niniejszej polityki.

IX. Odpowiedzialność dyscyplinarna

1. Umyślne naruszenie zapisów Polityki compliance stanowi ciężkie naruszenie obowiązkówpracowniczych w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.

2. Nieumyślne naruszenie zapisów Polityki compliance może stanowić przewinieniedyscyplinarne w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.

X. Postanowienia końcowe

Wszelkie zmiany niniejszej procedury wymagają formy pisemnej.

XI. Załączniki

Załącznik 1 – Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z polityką i zobowiązaniu do jej stosowania

 

ul. Kwiatowa 123, 00-000 Warszawa

Ja niżej podpisany/a Anna Nowak zapoznałem/łam się z treścią Polityki compliance izobowiązuję się do jej stosowania.

 

_______________________

Anna Nowak