Postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia

Wójt Gminy

Znak pisma: GN.6743.2023.JK Lipiec, dnia 27 Lipca 2024

Pani/Pan Anna Kowalska

ul. Kwiatowa 12

34-100 Wadowice

POSTANOWIENIE

Na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy z 26 maja 2023 r. o świadczeniu pieniężnym z tytułu pełnienia funkcji sołtysa (Dz.U. z 2023 r. poz. 1073) w zw. z art. 219 ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeksu postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 775 ze zm.)

postanawiam

odmówić wydania zaświadczenia

w sprawie okresu pełnienia przez wnioskodawcę funkcji sołtysa.

Uzasadnienie

W dniu 15 Czerwca 2024 Pan/Pani Anna Kowalska wystąpił do tut. Urzędu z wnioskiem o wydanie zaświadczenia na podstawie przepisów o świadczeniu pieniężnym z tytułu pełnienia funkcji sołtysa. We wniosku powołano się na art. 4 ust. 3 pkt 1 tej ustawy, gdzie postanowiono, że do wniosku o przyznanie świadczenia należy dołączyć zaświadczenie wójta (burmistrza, prezydenta miasta) właściwego dla sołectwa, w którym wnioskodawca pełnił funkcję sołtysa, potwierdzające okres pełnienia tej funkcji.

Po wnikliwej analizie znajdującej się w Urzędzie dokumentacji, w tym dokumentacji o znaczeniu archiwalnym, nie stwierdzono w zasobach danych umożliwiających potwierdzenie danych Pani/Pana w zakresie okresów pełnienie funkcji sołtysa. W tych okolicznościach zachodzi negatywna przesłanka do wydania zaświadczenia.

Zgodnie z art. 4 ust. 4 ww. ustawy, jeżeli organ, o którym mowa w ust. 3 pkt 1, nie dysponuje danymi potwierdzającymi okres pełnienia przez wnioskodawcę funkcji sołtysa, wydaje postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia, o którym mowa w ust. 3 pkt 1, ze względu na brak danych potwierdzających okres pełnienia funkcji. Postanowienie należy dołączyć do wniosku o przyznanie świadczenia.

Mając powyższe na uwadze zaistniały podstawy do wydania zaświadczenia w podanym zakresie.

Jan Nowak

Wójt Gminy

Pouczenie:

Od niniejszego postanowienia przysługuje zażalenie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Krakowie za pośrednictwem Wójta Gminy – w terminie 7 dni od daty doręczenia postanowienia.

Otrzymują:

1. Pan/Pani Anna Kowalska

2. Urząd Gminy Wadowice

Z orzecznictwa sądowego:

Wyrok NSA z 12.05.2022 (sygn. akt II OSK 1234/22)

Co prawda przepis art. 218 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego dopuszcza do prowadzenia postępowania wyjaśniającego w koniecznym zakresie przed wydaniem zaświadczenia, ale pamiętać należy, że postępowanie to spełnia tylko pomocniczą rolę w ustaleniu treści zaświadczenia, bo główną rolę art. 218 § 1 ww. ustawy przypisuje danym wynikającym z ewidencji, rejestru, wykazu, zbioru dokumentów lub zbioru danych utrwalanych innymi technikami, a będących w posiadaniu organu. Zaświadczenie nie rozstrzyga żadnej sprawy, nie tworzy nowej sytuacji prawnej, ani też nie kształtuje bezpośrednio stosunku prawnego. Tym samym nie jest dopuszczalne dokonywanie, w trybie dotyczącym wydawania zaświadczeń, jakichkolwiek ustaleń faktycznych i prawnych niewynikających z prowadzonej przez organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Przedmiotem postępowania wyjaśniającego mogą być wyłącznie okoliczności wynikające z istniejących ewidencji, rejestrów i innych danych, czy też wyjaśnienie, czy dane te odnoszą się do osoby wnioskodawcy, faktów oraz stanu prawnego, którego poświadczenia domaga się zainteresowany, a także ustalenia, jakiego rodzaju ewidencja lub rejestry mogą zawierać żądane dane i ustalenia ewentualnych ich dysponentów. Postępowanie to ma zatem na celu usunięcie wątpliwości co do znanych, bo istniejących już faktów lub stanu prawnego. Nie jest dopuszczalne tworzenie i pozyskiwanie na użytek konkretnego postępowania, materiałów dowodowych mających służyć wydaniu zaświadczenia określonej treści - tak z urzędu, jak i na wniosek stron postępowania.

Wyrok WSA w Krakowie z 01.03.2023 (sygn. akt II SA/Kr 567/23)

Wniosek o wydanie zaświadczenia może być przez organ załatwiony bądź poprzez czynność materialno-techniczną polegającą na jego wydaniu, bądź też poprzez postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia. Zgodnie bowiem z art. 219 KPA odmowa wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia o treści żądanej przez osobę ubiegającą się o nie następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie. Postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia ma charakter formalny, kończy postępowanie administracyjne zainicjowane wnioskiem o wydanie zaświadczenia określonej treści, którego organ nie może wydać z określonych względów.

Wyrok WSA w Warszawie z 28.02.2023 (sygn. akt IV SA/Wa 890/22)

Wydanie zaświadczenia o żądanej treści nie może opierać się wyłącznie np. na wyjaśnieniach samego zainteresowanego, bądź na zeznaniach świadków. Ponadto żądanie wydania zaświadczenia nie może prowadzić do konieczności zebrania przez organ administracji nowych informacji. Natomiast rozpatrzenie wniosku o wydanie zaświadczenia może się wiązać z potrzebą aktualizacji lub przetworzenia posiadanych informacji, czyli przeprowadzenia w koniecznym zakresie postępowania wyjaśniającego. Zatem organ rozpatrujący żądanie strony zobowiązany jest uwzględnić posiadane dane z ewidencji, rejestrów, zbiorów dokumentów lub zbiorów danych utrwalonych innymi technikami. Dopiero w sytuacji, gdy dowody posiadane przez organ nie pozwalają na uwzględnienie wniosku, organ ten może wydać postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia. Natomiast za niedopuszczalne uznaje się kreowanie nowych dokumentów na potrzeby wydania danego zaświadczenia.

Wyrok WSA w Katowicach z 15.01.2023 (sygn. akt I SA/Ka 1123/22)

W sytuacji, w której organ nie posiada dokumentacji, na podstawie której może potwierdzić żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie, należy wydać postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia. Prowadzenie szerokiego postępowania wyjaśniającego, mającego na celu uzyskanie dokumentacji od wnioskodawcy nie znajduje uzasadnienia.

Wyrok WSA w Gdańsku z 22.12.2022 (sygn. akt III SA/Gd 987/22)

Obowiązek organu wydania zaświadczenia w trybie art. 217 § 2 KPA występuje tylko wówczas, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, które wynikają z prowadzonych przez ten organ ewidencji, rejestrów, bądź z innych danych znajdujących się w posiadaniu danego organu. W postępowaniu o wydanie zaświadczenia niedopuszczalne jest dokonywanie jakichkolwiek ocen, w tym ocen prawnych odnośnie informacji, będących w dyspozycji organu. Postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia ma charakter formalny, kończy postępowanie administracyjne zainicjowane wnioskiem o wydanie zaświadczenia określonej treści, którego organ nie może wydać ze względu na niemożność potwierdzenia określonego stanu faktycznego, którego żąda wnioskodawca, a który nie wynika z materiału dowodowego będącego w dyspozycji organu. Podstawową zasadą przy wydawaniu zaświadczeń jest odmowa jego wydania, jeżeli problematyka, której żądanie strony dotyczy, jest sporna i nie podlega na prostym przeniesieniu danych znajdujących się w posiadanych przez organ rejestrach, ewidencji i innych zbiorach do treści zaświadczenia.