Ankieta samooceny kontroli zarządczej

Ankieta do samooceny kontroli zarządczej – kierownicy komórek organizacyjnych

Lp PYTANIE TA NI Trudn a) Odniesienie do . K E o to regulacji: ocenić procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów potwierdzających odpowiedź TAK albo b) uzasadnienie odpowiedzi NIE; inne UWAGI

1 2 3 4 5 6

1. Czy pracownicy są informowani o zasadach etycznego postępowania?

2. Czy Jan Kowalski wie, jak należy się zachować, w przypadku gdy będzie Jan Kowalski świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Ministerstwie Finansów?

3. Czy bierze Jan Kowalski udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania?

4. Czy w I kwartale 2024 r. komórce organizacyjnej zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków, opisy stanowisk pracy)?

5. Czy dokonuje Jan Kowalski okresowej oceny pracy pracowników z Działu Kadr komórki organizacyjnej?

6. Czy pracownicy zostali zapoznani z kryteriami, za pomocą których dokonuje Jan Kowalski oceny wykonywania przez nich zadań? – należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 5 brzmi TAK

7. Czy pracownicy w Dziale Kadr komórce organizacyjnej mają zapewniony w wystarczającym stopniu dostęp do szkoleń niezbędnych na zajmowanych przez nich stanowiskach pracy?

8. Czy pracownicy w Dziale Kadr komórce organizacyjnej posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań?

9. Czy istniejące w Ministerstwie Finansów procedury zatrudniania prowadzą do zatrudniania osób, które posiadają pożądane na danym stanowisku pracy wiedzę i umiejętności?

10. Czy struktura organizacyjna Działu Kadr komórki organizacyjnej jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań?

11. Czy struktura organizacyjna Działu Kadr komórki organizacyjnej jest okresowo analizowana i w miarę potrzeb aktualizowana?

12. Czy w Dziale Kadr komórce organizacyjnej zatrudniona jest odpowiednia liczba pracowników, w tym osób zarządzających, w odniesieniu do celów i zadań komórki?

13. Czy przekazanie zadań i obowiązków pracownikom w Dziale Kadr komórce organizacyjnej następuje zawsze w drodze pisemnej?

14. Czy uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, są delegowane na niższe szczeble Działu Kadr komórki organizacyjnej?

15. Czy został określony ogólny cel istnienia Ministerstwa Finansów np. w postaci misji (poza statutem lub ustawą powołującą jednostkę)?

16. Czy w Ministerstwie Finansów zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie niż regulamin organizacyjny czy statut (np. jako plan pracy, plan działalności itp.)?

17. Czy cele i zadania Ministerstwa Finansów na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? – należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 16 brzmi TAK

18. Czy Jan Kowalski wyznacza cele do osiągnięcia i zadania do zrealizowania przez pracowników Działu Kadr komórki organizacyjnej w bieżącym roku?

19. Czy na bieżąco monitoruje Jan Kowalski stan zaawansowania realizacji powierzonych pracownikom zadań?

20. Czy przygotowuje Jan Kowalski okresowe informacje nt. stopnia realizacji powierzonych do wykonania zadań?

21. Czy w Dziale Kadr komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? (jeśli TAK – proszę przejść do następnych pytań, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 25)

22. Czy w przypadku każdego ryzyka został określony poziom ryzyka, jaki można zaakceptować?

23. Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/ ryzyka istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań Działu Kadr komórki organizacyjnej?

24. Czy w stosunku do każdego istotnego ryzyka został określony sposób radzenia sobie z tym ryzykiem (tzw. reakcja na ryzyko)?

25. Czy pracownicy w Dziale Kadr komórce organizacyjnej mają bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w Ministerstwie Finansów (np. poprzez intranet)?

26. Czy w Ministerstwie Finansów zostały zapewnione mechanizmy (procedury) służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii (np. pożaru, powodzi, poważnej awarii)? (jeśli TAK – proszę przejść do następnego pytania, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 28)

27. Czy pracownicy Działu Kadr komórki organizacyjnej zostali zapoznani z mechanizmami (procedurami) służącymi utrzymaniu działalności na wypadek awarii?

28. Czy w Dziale Kadr komórce organizacyjnej są ustalone zasady zastępstw zapewniających sprawną pracę komórki w przypadku nieobecności poszczególnych pracowników?

29. Czy Jan Kowalski zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Działu Kadr komórki organizacyjnej?

30. Czy Jan Kowalski zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w Ministerstwie Finansów?

31. Czy w Ministerstwie Finansów funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami) mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań Działu Kadr komórki organizacyjnej?

32. Czy Dział Kadr komórka organizacyjna utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację jej zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami)?

33. Czy pracownicy w Dziale Kadr komórce organizacyjnej zostali poinformowani o zasadach obowiązujących w Ministerstwie Finansów w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami)?

34. Czy zachęca Jan Kowalski pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji powierzonych im zadań?

35. Czy praca audytu wewnętrznego przyczynia się, Jan Kowalski zdaniem, do lepszego funkcjonowania Ministerstwa Finansów?

Wyjaśnienie: w miejsce [FIRMA] należy wstawić nazwę jednostki sektora finansów publicznych, w której przeprowadzana jest samoocena.