Regulamin udzielania zamówień publicznych o niskiej wartości

Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości mniejszej niż 130 000 zł

§ 1. Zakres obowiązywania

1. Regulamin określa wewnętrzną procedurę udzielania zamówień publicznych na dostawy, usługi lub roboty budowlane, których wartość jest mniejsza niż 130 000 zł (bez VAT).

2. Wydatkowanie środków powinno być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów i optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.

3. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie regulaminu z zachowaniem wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień.

§ 2. Ustalenie wartości zamówienia publicznego

1. Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia Kierownik Działu Logistyki szacuje z należytą starannością wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia:

1) czy istnieje obowiązek stosowania przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych,

2) czy wydatek ma pokrycie w Planie Zamówień Publicznych.

2. Ustalenia wartości zamówienia należy dokonać z odpowiednim zastosowaniem przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych.

3. Ustalenie wartości zamówienia należy udokumentować w Formularzu Oceny Wartości Zamówienia.

§ 3. Zasady udzielania zamówień publicznych

1. Zamawiający przygotowuje i przeprowadza procedurę udzielenia zamówienia publicznego w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców.

2. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem procedury udzielenia zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.

3. Zamówienia udziela się wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami regulaminu.

4. Procedura udzielenia zamówienia jest jawna i prowadzona w języku polskim.

§ 4. Procedury udzielania zamówień publicznych

1. Procedury udzielania zamówień publicznych są regulowane w zakresie kwoty:

1) mniejszej niż 15 000 zł netto,

2) równej lub przekraczającej 15 000 zł netto, ale wartości mniejszej niż 130 000 zł netto.

2. Procedurę udzielenia zamówienia wszczyna się poprzez złożenie w formie pisemnej wniosku o udzielenie zamówienia.

3. Wniosek, o którym mowa w ust. 2, zawiera co najmniej:

1) opis przedmiotu zamówienia,

2) wskazanie źródła finansowania,

3) określenie kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia w złotych i euro,

4) termin realizacji zamówienia,

5) wskazanie osoby, która dokonała ustalenia wartości zamówienia (np. Kierownik Działu Logistyki).

4. Zamówienia o wartości mniejszej niż 15 000 zł netto są realizowane poprzez zapytanie ofertowe skierowane do minimum trzech wykonawców.

5. Zamówienia o wartości równej lub przekraczającej 15 000 zł netto, ale mniejszej niż 130 000 zł są realizowane poprzez rozeznanie rynku z co najmniej trzema potencjalnymi wykonawcami.

6. W przypadku udzielania zamówienia, które może być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze lub z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, lub w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej, zamówienia udziela się wykonawcy po negocjacjach z wybranym wykonawcą.

7. W szczególnie uzasadnionych okolicznościach Dyrektor ds. Finansowych może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania regulaminu, co dokumentuje się w postaci notatki służbowej, podlegającej zatwierdzeniu przez Prezesa Zarządu.

W notatce służbowej należy w szczególności wskazać okoliczności uzasadniające odstąpienie od stosowania regulaminu. Notatkę służbową przechowuje się przez okres co najmniej 4 lat od udzielenia zamówienia.

§ 5. Dokumentowanie czynności

1. W trakcie procedury udzielenia zamówienia zamawiający sporządza protokół postępowania.

2. Dokumentację z przeprowadzonych czynności, o których mowa w ust. 1, przechowuje Kierownik Działu Zamówień Publicznych przez okres co najmniej 5 lat od udzielenia zamówienia.

§ 6. Odpowiedzialność

1. Niewykonanie zobowiązania zamawiającego, czego skutkiem jest zapłata odsetek, kar lub uiszczenie opłat, jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.

2. Za przestrzeganie przepisów regulaminu odpowiedzialni są:

1) Kierownik Działu Zamówień Publicznych,

2) inni pracownicy jednostki w zakresie, w jakim powierzono im czynności przy udzielaniu zamówienia.

§ 7. Postanowienia końcowe

1. Nadzór nad przestrzeganiem postanowień regulaminu powierza się Dyrektorowi ds. Administracyjnych.

2. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.