Regulamin udzielania zamówień publicznych o niskiej wartości

Regulamin udzielania przez

Muzeum Narodowe w Krakowie

zamówień publicznych o wartości mniejszej niż 130 000 zł

 

 

§1

Postanowienia ogólne

1. Wydatki na zamówienia publiczne (dalej „zamówienie”) mogą być ponoszone wyłącznie na cele i w wysokości ustalonej w planie finansowym na rok 2024.

2. Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasady racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób:

1) celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2) umożliwiający terminową realizację zadań.

3. Odpowiedzialność za przestrzeganie regulaminu ponoszą: Jan Kowalski, Anna Nowak, a także inne osoby w zakresie, w jakim powierzono im w formie pisemnej czynności przy udzielaniu zamówienia.

4. Obowiązkiem pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia oraz osoby go nadzorującej jest:

1) odpowiednio wczesne rozpoczęcie procedury udzielenia zamówienia o wartości mniejszej niż 130 000 zł tak, aby zapewnić terminową realizację zadań i wydatkowanie przeznaczonych na nie środków publicznych w tym roku budżetowym, na który wydatki zostały zaplanowane;

2) bezstronne, obiektywne, staranne, zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, rozeznanie, zakwalifikowanie oraz przygotowanie i przeprowadzenie procedury udzielenia zamówienia.

5. Przepisów Regulaminu nie stosuje się, jeżeli w drodze porozumienia z innymi jednostkami, podmiotami realizującymi wspólnie zadania z Zamawiającym lub podmiotami biorącymi udział w finansowaniu zadania ustalono inne zasady organizacji procedury udzielania zamówień publicznych.

 

§2

Planowanie wydatków w skali roku budżetowego i rejestr zamówień

 

1. Podstawą do podjęcia działań związanych z udzieleniem zamówienia jest plan finansowy (budżet) na dany rok budżetowy.

2. Jan Kowalski i Anna Nowak planują wydatki na rok następny, w szczególności wydzielają z planu finansowego poszczególne rodzaje dostaw, usług lub robót budowlanych, dokonują oszacowania wartości zamówienia na określony zakup w kolejnym roku budżetowym i przekazują te informacje Piotrowi Wiśniewskiemu w terminie 14 dni od dnia otrzymania planu od głównego księgowego, lecz nie później niż do dnia 31 stycznia, w formie pisemnej, po uprzednim uzyskaniu potwierdzenia środków finansowych przez głównego księgowego.

3. Na podstawie informacji, o których mowa w ust. 2, Piotr Wiśniewski sporządza plan zamówień o wartości mniejszej niż 130 000 zł i przedstawia go do zatwierdzenia Dyrektorowi Muzeum Narodowego w Krakowie.

 

§3

Zasady dotyczące ustalania wartości zamówienia

1. Piotr Wiśniewski ustala wartość zamówienia z należytą starannością, w szczególności w celu oceny, które przepisy Regulaminu mają zastosowanie.

2. Nie należy w celu uniknięcia stosowania ustawy – Prawo zamówień publicznych zaniżać wartości zamówienia lub wybierać sposobu obliczania wartości zamówienia, a także dzielić zamówienia na odrębne zamówienia, jeżeli prowadzi to do niestosowania przepisów ustawy, chyba że jest to uzasadnione obiektywnymi przyczynami.

3. Przy ustalaniu wartości zamówienia (bez VAT) stosuje się przepisy ustawy – Prawo zamówień publicznych, z uwzględnieniem postanowień Regulaminu.

4. W przypadku zamówień udzielanych w częściach, do udzielenia zamówienia na daną część zamawiający może stosować przepisy Regulaminu właściwe dla wartości tej części zamówienia, pod warunkiem że łączna wartość tych części wynosi nie więcej niż 20% wartości zamówienia.

5. Wartość zamówienia ustala się w szczególności na podstawie analizy cen rynkowych, analizy wydatków poniesionych na danego rodzaju zamówienia w roku poprzednim (latach poprzednich), aktualnych powszechnie stosowanych katalogów, cenników, taryfikatorów lub innych dostępnych informacji, w tym pozyskanych od potencjalnych wykonawców, a w przypadku robót budowlanych – na podstawie zestawienia (np. w formie kosztorysu inwestorskiego) rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi.

6. W przypadku zamówienia odpowiadającego zakresowi właściwości Piotra Wiśniewskiego wartością zamówienia jest wartość ich wszystkich zamówień nawet gdy udziela się zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania lub dopuszcza się możliwość składania ofert częściowych. Za udzielenie zamówienia odpowiada Piotr Wiśniewski.

7. Jeżeli w trakcie roku budżetowego zostaną przyznane środki finansowe lub nastąpi zmiana w kategoriach zamówień, co ma wpływ na przedmiot i zakres udzielanych zamówień objętych Regulaminem, Piotr Wiśniewski informuje o tym niezwłocznie Anny Nowak.

 

§4

Reguły i formy udzielania zamówień

1. Zamówienia, do których ma zastosowanie regulamin, realizowane są przez Piotra Wiśniewskiego.

2. Po ustaleniu wartości zamówienia Piotr Wiśniewski przedkłada informacje w tym zakresie Annie Nowak w celu uzyskania potwierdzenia posiadanych środków w planie rzeczowo-finansowym.

3. W przypadku dokonywania jednorazowo zamówień o wartości nieprzekraczającej 1000 zł netto wymagana jest faktura VAT/rachunek.

4. W przypadku dokonywania jednorazowo zamówień o wartości przekraczającej 1000 zł netto wymagane jest dołączenie do faktury VAT/rachunku dowodu świadczącego o udzieleniu zamówienia (np. wydruku z korespondencji elektronicznej). Dowód powinien zawierać informacje istotne dla realizacji zamówienia, w szczególności opis przedmiotu zamówienia, wartość zamówienia w złotych netto i brutto oraz termin realizacji zamówienia.

5. Fakturę opisuje i podpisuje pod względem merytorycznym Jan Kowalski.

6. Jeżeli wartość zamówienia przekracza kwotę 1000 zł netto, ale jest mniejsza niż 130 000 zł netto, z zastrzeżeniem ust. 7, Piotr Wiśniewski wysyła zapytanie ofertowe dotyczące danego zamówienia do minimum trzech potencjalnych wykonawców, chyba że na rynku nie ma tylu wykonawców lub nie można uzyskać ofert od tylu wykonawców i zostanie to uzasadnione w formie pisemnej.

7. Jeżeli wartość zamówienia przekracza kwotę 1000 zł netto, ale jest mniejsza niż kwota 130 000 zł netto, Anna Nowak może, w uzasadnionych przypadkach na pisemny wniosek Jana Kowalskiego, wyrazić zgodę na niewysyłanie zapytania ofertowego.

8. W przypadku zamówień, których udzielenie poprzedza zapytanie ofertowe, Piotr Wiśniewski ma obowiązek uzasadnić w formie pisemnej wybór wykonawcy na formularzu dokumentującym udzielenie zamówienia o wartości mniejszej niż 130 000 zł, którego wzór stanowi załącznik do Regulaminu.

9. Przepisów ust. 6 i 7 można nie stosować, o ile Anna Nowak w uzgodnieniu z Janem Kowalskim podejmie taką decyzję jednorazowo lub w odniesieniu do danego roku budżetowego do zamówień na:

1) przedsięwzięcia z zakresu edukacji kulturalnej;

2) dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw;

3) usługi obsługi bankowej;

4) dostawy znaczków pocztowych;

5) usługi eksperckie, audytorskie;

6) dostawy czasopism i wydawnictw, w tym wydań elektronicznych;

7) usługi konserwatorskie.

10. Kryterium lub kryteria oceny oferty wykonawcy powinny zapewniać uzyskanie najkorzystniejszej oferty. W przypadku zamówień, o których mowa w ust. 6, Piotr Wiśniewski dokonuje wyboru, w szczególności spośród takich kryteriów oceny ofert, jak cena, jakość, parametry techniczne, serwis, termin wykonania zamówienia, doświadczenie lub poziom wiedzy specjalistycznej osób mających być skierowanymi do realizacji zamówienia przez wykonawcę, biorąc pod uwagę przedmiot zamówienia; informację w tym zakresie zamieszcza się w formularzu, o którym mowa w ust. 8.

11. Po otrzymaniu odpowiedzi na zapytanie ofertowe, o którym mowa w ust. 6, Piotr Wiśniewski może przeprowadzić negocjacje, w szczególności gdy zaoferowane ceny są wyższe niż posiadane środki finansowe. O możliwości przeprowadzenia negocjacji uprzedza się wykonawców w zapytaniu ofertowym.

12. Jeżeli przeprowadzono negocjacje, o których mowa w ust. 11, można wezwać wykonawców do złożenia ofert uwzględniających wynik (efekty) przeprowadzonych negocjacji.

13. Otrzymanie mniejszej liczby ofert niż wysłano zapytań ofertowych nie uniemożliwia udzielenia zamówienia.

14. Piotr Wiśniewski składa pisemne uzasadnienie wyboru danego wykonawcy Dyrektorowi Muzeum Narodowego w Krakowie celem uzyskania jego akceptacji w formie pisemnej. Dopiero po jej uzyskaniu można zaciągać zobowiązanie finansowe (np. podpisać umowę). W przypadku braku akceptacji przez Annę Nowak na realizację danego zamówienia następuje zaniechanie realizacji zamówienia.

15. Informację o udzieleniu zamówienia lub unieważnieniu postępowania przekazuje się wykonawcom lub udostępnia w takiej formie, w jakiej przekazano (udostępniono) informację o zamiarze udzielenia zamówienia, podając nazwę i adres wybranego wykonawcy, a także cenę wybranej oferty.

16. Dopuszcza się zakończenie udzielenia zamówienia w każdym czasie bez podania przyczyny (unieważnienie). W przypadku zapytania ofertowego uprzedza się w nim wykonawców o takiej możliwości.

 

§5

Umowy i realizacja zamówień

1. Zamówienia o wartości przekraczającej kwotę 1000 zł netto jednorazowo lub w skali roku budżetowego wymagają zawarcia umowy w formie pisemnej, formie elektronicznej (z kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w formie dokumentowej. Jeżeli umowa jest zawierana w formie dokumentowej w postaci elektronicznej zawarcie następuje z użyciem podpisu zaufanego lub podpisu osobistego (e-dowód). Anna Nowak może w uzasadnionych przypadkach wyrazić zgodę na odstępstwo od zawarcia umowy stosownie do zd. pierwszego.

2. Projekt umowy przygotowuje Piotr Wiśniewski i przekazuje do akceptacji radcy prawnego oraz głównego księgowego. Umowę (o ile dotyczy) sporządza się w co najmniej 2 egzemplarzach, z których jeden przeznaczony jest dla wykonawcy, a 1 – dla Zamawiającego.

3. Prawidłowe wykonanie zamówienia, w tym na podstawie umowy zawartej w formie określonej w ust. 1, Jan Kowalski potwierdza protokołem zdawczo-odbiorczym dołączonym do faktury VAT/rachunku.

4. W przypadku zamówień, co do których wymagane jest zawarcie umowy w formie określonej w ust. 1, płatności realizowane są zgodnie z postanowieniami umowy na podstawie faktury VAT/rachunku.

 

§6

Postanowienia szczególne

1. W przypadkach szczególnych dotyczących zamówień niezbędnych do natychmiastowego usunięcia awarii albo innego zdarzenia losowego lub w przypadku pilnej potrzeby dokonania zamówienia dopuszcza się odstąpienie od stosowania Regulaminu po uzyskaniu zgody Anny Nowak w formie pisemnej.

2. W przypadku braku możliwości dokonania wyboru wykonawcy w formie zapytania ofertowego, pomimo takiego obowiązku wynikającego z Regulaminu, Piotr Wiśniewski kieruje w formie pisemnej do Anny Nowak uzasadnienie z wnioskiem o wyrażenie zgody na niestosowanie przepisów Regulaminu.