Umowa o świadczenie usług księgowych

Umowa o świadczenie usług z zakresu księgowości

zawarta w dniu 15.03.2024 r. w Warszawie pomiędzy:

spółką Firma Alfa sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Kwiatowa 12, 00-001 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Warszawie, Wydział XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000123456, wysokość kapitału zakładowego: 50 000 PLN, członkowie Zarządu: Jan Kowalski, numer NIP: 123-456-78-90, zwaną dalej Zleceniodawcą, reprezentowaną przez Jana Kowalskiego

oraz

spółką Biuro Rachunkowe Beta sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, adres: ul. Słoneczna 2, 30-001 Kraków, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Krakowie, Wydział XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000654321, wysokość kapitału zakładowego: 25 000 PLN, członkowie Zarządu: Anna Nowak, numer NIP: 987-654-32-10, zwaną dalej Zleceniobiorcą, reprezentowaną przez Annę Nowak.

§ 1.

Zleceniobiorca oświadcza, że jest podmiotem wyspecjalizowanym w szeroko rozumianym świadczeniu usług z zakresu księgowości, co obejmuje między innymi prowadzenie ksiąg rachunkowych, sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych oraz dokonywanie rozliczeń z urzędami skarbowymi.

§ 2.

Zleceniodawca oświadcza, że działa w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i od dnia jej utworzenia prowadzi z należytą starannością księgi rachunkowe, dokonał właściwych zgłoszeń swojej działalności oraz według jego najlepszej wiedzy nie ma zaległości podatkowych lub innych zaległości o podobnym charakterze.

§ 3.

Począwszy od dnia 01.04.2024 r. Zleceniodawca powierza Zleceniobiorcy prowadzenie rachunkowości i ewidencji podatkowej Zleceniodawcy oraz obsługę systemu wynagrodzeń pracowników Zleceniodawcy w zakresie i na warunkach określonych w niniejszej Umowie.

§ 4.

1. Zakres obowiązków Zleceniobiorcy dotyczących prowadzenia rachunkowości Zleceniodawcy będzie obejmował:

a) prowadzenie ksiąg rachunkowych Zleceniodawcy,

b) dokonywanie wyceny aktywów i pasywów na podstawie danych wynikających z ksiąg rachunkowych oraz ustalanie wyniku finansowego Zleceniodawcy,

c) sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych Zleceniodawcy,

d) sporządzanie innych obowiązkowych sprawozdań, w szczególności związanych ze statystyką publiczną.

2. Czynności, o których mowa powyżej w § 4 ust. 1, będą wykonywane przez Zleceniobiorcę zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r. poz. 217 z późniejszymi zmianami) oraz zgodnie z innymi przepisami obowiązującymi w tym zakresie.

3. Zleceniobiorca zapewnia, że czynności w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych Zleceniodawcy wykonywane będą wyłącznie przez osobę(-y) posiadającą(-e) wymagane w tym zakresie kwalifikacje zawodowe.

§ 5.

1. Prowadzenie przez Zleceniobiorcę ewidencji podatkowej Zleceniodawcy będzie obejmować:

a) prowadzenie wymaganej dokumentacji w tym zakresie,

b) określanie wysokości zobowiązań podatkowych i innych zobowiązań publicznoprawnych na podstawie ksiąg rachunkowych Zleceniodawcy oraz sporządzanie odpowiednich sprawozdań i deklaracji,

c) przeprowadzanie uzgodnień z właściwymi organami w odniesieniu do danych wynikających z ksiąg rachunkowych Zleceniodawcy,

d) sporządzanie poleceń przelewu należności podatkowych i innych zobowiązań, których wysokość wynika z ksiąg rachunkowych Zleceniodawcy.

2. Obsługa systemu wynagrodzeń pracowników Zleceniodawcy będzie obejmować:

a) prowadzenie wynikającej z obowiązujących przepisów ewidencji wynagrodzeń oraz innych świadczeń pracowniczych wypłacanych przez Zleceniodawcę, jak również przygotowywanie listy wypłacanych wynagrodzeń i innych świadczeń,

b) ustalanie wysokości zobowiązań podatkowych oraz zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (funduszy emerytalnych) z tytułu wypłacanych przez Zleceniodawcę wynagrodzeń oraz innych świadczeń pracowniczych, a także sporządzanie odpowiednich sprawozdań i deklaracji,

c) sporządzanie poleceń przelewów wynagrodzeń pracowników Zleceniodawcy.

§ 6.

1. Zleceniodawca zobowiązuje się przekazywać na bieżąco Zleceniobiorcy wszelkie informacje oraz pełną dokumentację niezbędne do wykonywania przez Zleceniobiorcę czynności określonych w niniejszej Umowie.

2. W przypadku gdy na Zleceniobiorcy będzie spoczywał obowiązek sporządzenia odpowiedniego dokumentu, zawiadomienia właściwego organu bądź też złożenia temu organu deklaracji, zeznania lub sprawozdania, Zleceniodawca będzie zobowiązany do dostarczenia Zleceniobiorcy wszelkich niezbędnych informacji i dokumentów w tym zakresie w terminie 7 dni poprzedzających dzień, w którym winno mieć miejsce takie sporządzenie, zawiadomienie lub złożenie.

3. W odniesieniu do sporządzenia przez Zleceniobiorcę rocznego sprawozdania finansowego dostarczenie niezbędnych informacji i dokumentów przez Zleceniodawcę winno nastąpić w terminie 14 dni przed dniem, w którym Zleceniobiorca jest zobowiązany do przedstawienia takiego sprawozdania Zleceniodawcy.

4. W sytuacji gdy dotrzymanie przez Zleceniodawcę terminów określonych powyżej w § 6 ust. 2 i 3 okazałaby się niemożliwe lub poważnie utrudnione, winien on niezwłocznie zawiadomić o tym fakcie Zleceniobiorcę.

5. Jeżeli niezachowanie przez Zleceniodawcę terminów określonych powyżej w § 6 ust. 2 i 3 spowodowało poważne utrudnienia po stronie Zleceniobiorcy, może on się domagać podwyższenia odpowiedniej części wynagrodzenia określonego w § 8 niniejszej Umowy, przypadającego na czynności, które musiał wykonać pomimo opóźnienia ze strony Zleceniodawcy. Podwyższenie tego wynagrodzenia nie może jednak przekroczyć 10 % wynagrodzenia pobieranego za takie czynności w przypadku terminowego dostarczenia przez Zleceniodawcę wymaganych informacji i dokumentów.

§ 7.

W celu wykonania obowiązków wynikających z niniejszej Umowy Zleceniobiorca zapewni obecność 2 osób, uprawnionych do wykonywania czynności określonych w niniejszej Umowie, w siedzibie Zleceniodawcy przez co najmniej 8 godzin miesięcznie. Dni oraz godziny obecności tych osób w siedzibie Zleceniodawcy będą na bieżąco ustalane pomiędzy Zleceniodawcą oraz Zleceniobiorcą.

§ 8.

1. Z tytułu wykonywania czynności, o których mowa w § 4 niniejszej Umowy, Zleceniobiorcy przysługiwać będzie wynagrodzenie w wysokości 1500 PLN (słownie: tysiąc pięćset złotych) miesięcznie, w tym 200 PLN (słownie: dwieście złotych) z tytułu sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego Zleceniodawcy.

2. Z tytułu wykonywania czynności, o których mowa w § 5 ust. 1 niniejszej Umowy, Zleceniobiorcy przysługiwać będzie wynagrodzenie w wysokości 500 PLN (słownie: pięćset złotych) miesięcznie.

3. Z tytułu wykonywania czynności, o których mowa w § 5 ust. 2 niniejszej Umowy, Zleceniobiorcy przysługiwać będzie wynagrodzenie w wysokości 300 PLN (słownie: trzysta złotych) miesięcznie.

4. Do kwot określonych powyżej w § 8 ust. 1–3 doliczany będzie podatek od towarów i usług (VAT) zgodnie z obowiązującymi przepisami.

5. Zleceniodawca upoważnia niniejszym Zleceniobiorcę do wystawiania faktur VAT opiewających na należności za usługi określone w niniejszej Umowie bez podpisu osoby uprawnionej do reprezentowania Zleceniodawcy.

6. Płatności będą dokonywane przez Zleceniodawcę z dołu, w terminie 14 dni po otrzymaniu faktury wystawionej przez Zleceniobiorcę na rachunek wyszczególniony w tej fakturze.

§ 9.

Zleceniobiorca zobowiązuje się do nieprzekazywania osobom trzecim żadnych informacji dotyczących Zleceniodawcy bądź jakichkolwiek innych informacji uzyskanych w związku z wykonywaniem niniejszej Umowy, chyba że obowiązek udzielenia takich informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa.

§ 10.

1. Niniejsza Umowa zostaje zawarta na czas nie określony i może być rozwiązana przez każdą ze Stron z zachowaniem 3 -miesięcznego okresu wypowiedzenia. Wypowiedzenie Umowy następuje w formie pisemnego oświadczenia.

2. W razie wypowiedzenia niniejszej Umowy przez Zleceniobiorcę będzie on zobowiązany do zakończenia wszelkich czynności przewidzianych w niniejszej Umowie w odniesieniu do miesiąca, w którym nastąpiło jej rozwiązanie.

3. Zleceniodawca może zwolnić Zleceniobiorcę od obowiązku przewidzianego powyżej w § 10 ust. 2.

§ 11.

1. Księgi rachunkowe, inne dokumenty oraz wszelkie nośniki informacji związane z prowadzeniem rachunkowości i ewidencji podatkowej oraz obsługi systemu wynagrodzeń pracowników w ramach niniejszej Umowy stanowią własność Zleceniodawcy.

2. Niezależnie od przyczyn i terminu rozwiązania niniejszej Umowy, materiały, o których mowa powyżej w § 11 ust. 1, zostaną przekazane Zleceniodawcy lub upoważnionemu przez niego przedstawicielowi w sposób zapewniający ciągłość prowadzenia rachunkowości oraz rozliczeń podatkowych.

§ 12.

Zleceniodawca i Zleceniobiorca określają, że poniższe osoby będą odpowiedzialne za wymianę dokumentów oraz informacji, jak również składanie oświadczeń w kwestiach dotyczących wykonywania czynności przewidzianych w niniejszej Umowie:

a) dla Zleceniodawcy: Jan Kowalski,

b) dla Zleceniobiorcy: Anna Nowak.

§ 13.

Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

§ 14.

W sprawach nie uregulowanych w niniejszej Umowie będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o rachunkowości oraz innych ustaw.

§ 15.

Niniejsza Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach w polskiej wersji językowej oraz w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach w angielskiej wersji językowej, po jednym egzemplarzu każdej wersji językowej dla każdej ze Stron. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności między polską i angielską wersją językową wiążąca jest wersja polska.

W imieniu Zleceniodawcy

W imieniu Zleceniobiorcy