Instrukcja obiegu dokumentów

INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW W URZĘDZIE Zakład Energetyczny "Energia" w Warszawie, ul. Elektryczna 10

Rozdział I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Instrukcja obiegu dokumentów określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Zakładzie Energetycznym "Energia" w Warszawie, ul. Elektryczna 10

2. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:

a) przyjmowanie i rozdział korespondencji i przesyłek;

b) sporządzanie pism;

c) prowadzenie ewidencji przyjmowania i wysyłania pism;

d) przyjmowanie i nadawanie faksów.

3. Czynności kancelaryjne wykonują pracownicy Zakładu Energetycznego "Energia".

Rozdział II

PRZYJMOWANIE I OBIEG KORESPONDENCJI

1. Korespondencję przyjmuje sekretariat, który ją rejestruje.

2. Sekretariat otwiera wszelkie przesyłki z zastrzeżeniem:

a) adresowane imiennie przekazuje adresatom;

b) wartościowe lub stanowiące tajemnicę służbową przekazuje się właściwej osobie.

3. Po otwarciu koperty stwierdza się:

a) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego;

b) czy dołączone są załączniki.

4. Korespondencję mylnie doręczoną sekretariat zwraca do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji.

5. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo.

6. Na korespondencji sekretariat umieszcza datę wpływu i parafę osoby przyjmującej.

7. Po wykonaniu powyższych czynności sekretariat segreguje korespondencję i przekazuje odpowiednim osobom.

Rozdział III

PRZEKAZYWANIE KORESPONDENCJI OSOBOM FUNKCYJNYM

1. Kierownikowi jednostki przekazuje się następującą korespondencję:

a) adresowaną do kierownika jednostki;

b) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym;

c) od organów naczelnych i centralnych;

d) zastrzeżoną dla kierownika jednostki;

e) dotyczącą organizacji, zakresu działań i zasad funkcjonowania;

f) protokoły lub zalecenia pokontrolne przeprowadzone w jednostce przez organy kontrolne.

2. Zastępcy kierownika jednostki sekretariat przekazuje korespondencję:

a) imiennie do niego adresowaną;

b) dotyczącą prowadzonych spraw zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności;

c) zastrzeżoną dla z-cy kierownika jednostki.

3. Sekretarzowi.

Rozdział IV

CZYNNOŚCI KANCELARYJNE SEKRETARIATU

1. Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję, rejestruje ją oraz przekazuje odpowiednio: kierownikowi lub jego zastępcy, sekretarzowi.

2. Korespondencję zadekretowaną pracownik sekretariatu dzieli na:

a) korespondencję podlegającą załatwieniu przez kierownika lub zastępcę;

b) podlegającą załatwieniu przez inne osoby – korespondencję tę sekretariat przekazuje właściwej merytorycznie komórce organizacyjnej za potwierdzeniem w księdze korespondencji lub w systemie elektronicznym.

Rozdział V

WEWNĘTRZNY OBIEG DOKUMENTÓW

1. W Zakładzie Energetycznym "Energia" obowiązuje system kancelaryjny oparty na rzeczowym wykazie akt.

2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową klasyfikację akt powstającą w toku działalności jednostki oraz zawiera jej klasyfikację archiwalną.

3. Akta jednorodne posiadają to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy.

4. Oprócz haseł jednolity, rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenia kategorii archiwalnej akt.

a) symbol „A” – dla oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych posiadających wartość historyczną;

b) symbol „B” – dla oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych nie posiadających wartości historycznej,

– do dokumentacji oznaczonej symbolem „B” dodaje się cyfry arabskie, które oznaczają liczbę lat przechowywania tej dokumentacji.

5. Dokumentacja oznaczona symbolem BE jest zaliczana do dokumentacji mającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne.

6. Spis spraw zakłada się na każdy rok oddzielnie. Dopuszcza się prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.

7. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach – rejestrach.

8. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy i zawiera:

a) symbol liczbowy hasła wg jednolitego, rzeczowego wykazu akt;

b) kolejną liczbę pisma;

c) cyfrę oznaczającą rok /min. dwie ostatnie/.

9. Nie podlegają rejestracji:

a) publikacje;

b) foldery reklamowe;

c) ogłoszenia i afisze itp.;

d) potwierdzenia odbioru;

e) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

Rozdział VI

ZAŁATWIANIE SPRAW

1. Przy pisemnym załatwianiu spraw stosuje się następujące formy:

a) odręczną;

b) korespondencyjną;

2. Załatwianie spraw może być:

a) tymczasowe, gdy zachodzi potrzeba postępowania wyjaśniającego;

b) ostateczne.

3. Przy sporządzaniu kopii dokumentu należy umieścić klauzulę „Za zgodność z oryginałem”, a także datę i podpis osoby stwierdzającej zgodność treści.

4. Sprawy załatwia się według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem, nie łącząc z innymi sprawami nie mającymi z nią związku.

5. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5. Przy załatwianiu niektórych spraw wykorzystuje się druki i formularze przewidziane przepisami szczegółowymi.

6. Jeżeli załatwianie spraw w określonym terminie jest niemożliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminu załatwiania ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu pracy.

Rozdział VII

WYSYŁANIE I DORĘCZANIE PISM

1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysłanego:

a) przesyłką listową;

b) faksem;

c) pocztą elektroniczną;

d) poprzez składanie pism na dziennikach podawczych;

e) dokumenty związane ze sprawami kadr i płac – w dziale wynagrodzeń;

f) dokumenty dotyczące budżetu – w dziale księgowości;

g) plany związane z budżetem;

h) dokumenty dotyczące inwentaryzacji;

i) wszelkie rozliczenia kasowe;

j) pozostałe dokumenty składa się w odpowiednich komórkach organizacyjnych.

2. Pisma wysłane powinny być opatrzone pieczęciami i podpisami.

3. Sprawy załatwione wysyła się niezwłocznie.

Rozdział VIII

PRZECHOWYWANIE AKT

Akta spraw przechowuje się w Zakładzie Energetycznym "Energia" oraz archiwum zakładowym.

Rozdział IX

PRZEKAZYWANIE AKT DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie zakończonych prowadzone są archiwa zakładowe.

2. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu po uporządkowaniu akt.

3. Przez uporządkowanie akt rozumie się:

a) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie;

b) ponumerowanie teczek i wpisanie ich do rejestru archiwum.

4. W razie likwidacji placówki przekazuje się materiały archiwalne/kategorii A/do właściwego archiwum państwowego, a dokumentację archiwalną /kategorii B/w jednostce.

Rozdział X

NADZÓR NAD WYKONYWANIEM CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH

Nadzór nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych należy do obowiązków kierownika jednostki. Polega on na dopilnowaniu przez kierownika lub jego zastępcę, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne oraz korespondencja służbowa docierały do zainteresowanych pracowników w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią.