Instrukcja postępowania z depozytami

Instrukcja

w sprawie trybu postępowania

z depozytami wartościowymi i depozytami pieniężnymi

w Domu Seniora "Złota Jesień"

 

Rozdział I. Postanowienia ogólne

§1

1. Instrukcja określa zasady składania i dysponowania środkami pieniężnymi, depozytami wartościowymi i innymi dokumentami należącymi do osób przebywających w Domu Seniora "Złota Jesień".

2. Dom Seniora "Złota Jesień" zapewnia bezpłatnie przechowywanie środków pieniężnych i przedmiotów wartościowych stanowiących własność mieszkańca poprzez złożenie ich do depozytu.

 

Rozdział II. Tryb postępowania z depozytami wartościowymi

§2

1. Depozytami wartościowymi są: pieniądze polskie i zagraniczne, papiery wartościowe, kruszce szlachetne i wyroby z tych kruszców (biżuteria), inne przedmioty uznane za wartościowe.

2. Do przedmiotów dokumentarnych zalicza się weksle, książeczki oszczędnościowe, oryginalne dowody zabezpieczenia własności itp.

 

§3

3. Osoba przebywająca w Domu Seniora "Złota Jesień" ma prawo do przekazania do depozytu posiadane przy sobie środki pieniężne, przedmioty wartościowe i dokumentarne.

4. Depozyty wartościowe przechowywane są w sejfie w Domu Seniora "Złota Jesień".

5. Za depozyty wartościowe pozostawione w sejfie ponosi odpowiedzialność Dom Seniora "Złota Jesień". Osobą odpowiedzialną za przechowywanie depozytu jest wyznaczony przez dyrektora pracownik Domu Seniora "Złota Jesień".

6. Za przedmioty wartościowe i środki pieniężne nie oddane do depozytu zgodnie z zasadami wynikającymi z niniejszego regulaminu dom nie odpowiada.

7. Osoby, które nie zdecydują się na złożenie środków pieniężnych i wartościowych przedmiotów do depozytu, są informowane o braku ponoszenia odpowiedzialności materialnej za te środki i przedmioty przez dom (załącznik nr 1).

 

§4

1. Przedmioty wartościowe i dokumentarne przyjęte do depozytu powinny być zabezpieczone w sposób wykluczający ich wyjęcie lub zamianę bez naruszenia opakowania.

2. Przy przyjęciu przedmiotów depozytowych należy sporządzić spis przedmiotów zawierających następujące dane:

1) Jan Kowalski i Anna Nowak osoby przyjmowanej do Domu Seniora "Złota Jesień",

2) Maria Zielińska i Piotr Wiśniewski osoby przyjmującej depozyt,

3) Katarzyna Malinowska i Tomasz Wojcik osób obecnych przy przekazywaniu depozytu oraz sporządzaniu spisu, pakowaniu i pieczętowaniu,

4) opis przedmiotów przekazywanych do depozytu,

5) podpisy.

3. Jeden egzemplarz spisu pozostawia się w aktach mieszkańca, drugi otrzymuje osoba przyjmowana do domu, trzeci egzemplarz znajduje się w rejestrze depozytów.

4. Na opakowaniu depozytu umieszcza się: Jan Kowalski, 2023-10-27, osoby składającej depozyt, rodzaj depozytu, DS/2023/10/27/001.

5. Przy otwieraniu depozytu należy zwrócić uwagę, aby pieczęcie i opakowanie były nienaruszone. W razie stwierdzenia braku lub niezgodności miedzy zawartością i spisem przedmiotów należy sporządzić komisyjnie protokół ustalający rodzaj braków, wysokość szkód oraz stan opakowania.

6. Do protokołu dołącza się spis przedmiotów i opakowanie.

7. Protokół z załącznikami przekazuje się do Policji.

 

§5

1. Księgę depozytów prowadzi wyznaczony przez dyrektora pracownik Domu Seniora "Złota Jesień".

2. Księga depozytów posiada ponumerowane strony, przesznurowane karty oraz przytwierdzone i opieczętowane końce sznurka do ostatniej strony pieczęcią lakową lub naklejką z pieczątką firmową domu. Oprócz pieczęci dyrektor domu i główny księgowy potwierdzają cyfrowo i słownie liczbę stron podpisami.

3. Księga depozytów nie obejmuje polskich pieniędzy obiegowych, które deponowane są na koncie sum depozytowych.

4. Księga depozytów zawiera następujące dane:

1) 123,

2) Jan Kowalski,

3) 2023-10-27,

4) 1950-05-10 i Maria Kowalska, Stefan Kowalski,

5) rodzaj przedmiotu wartościowego – złoty pierścionek z rubinem, próba 585, lub wartość depozytu pieniężnego (100 USD),

6) 2023-10-27,

7) Anna Nowak, Piotr Wiśniewski,

8) podpis osoby odbierającej depozyt.

5. Księgę depozytów wraz z dowodami stwierdzającymi zapisy w niej należy przechowywać pod zamknięciem w metalowej szafie.

 

Rozdział III. Tryb postępowania z depozytami pieniężnymi

§6

1. Mieszkaniec może przekazać swoje oszczędności w postaci polskich pieniędzy do depozytu.

2. Depozyty wartościowe – sumy pieniężne przyjmowane są na podstawie dowodu księgowego – Kasa Przyjmie (KP) oraz wypłacane na podstawie dowodu księgowego – Kasa Wyda (KW).

3. Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie kasy przekazuje wpłacone kwoty pieniężne mieszkańców do banku na ogólne konto depozytowe.

4. Wpłaty do banku dokonuje pracownik prowadzący kasę według potrzeb w przypadku wpływów gotówki wyższej niż przewiduje pogotowie kasowe sum depozytowych zgodnie z zarządzeniem dyrektora DPS "Złota Jesień".

5. Bank nie prowadzi analityki imiennej do tego konta i nie jest to indywidualny rachunek bankowy mieszkańca. Analityka do ogólnego konta bankowego jest prowadzona przez głównego księgowego w systemie komputerowym.

6. Na rachunku bankowym depozytowym Domu Seniora "Złota Jesień" przechowywane są środki pieniężne łącznie dla wszystkich mieszkańców, którzy wyrazili zgodę na zdeponowanie swoich środków na konto depozytowe domu.

7. Każdorazowa wpłata lub wypłata depozytu odzwierciedlona jest w raporcie kasowym zgodnie z obowiązującą w Domu Seniora "Złota Jesień" instrukcją kasową. Raport kasowy będzie podstawą do zapisów na indywidulanych kontach mieszkańców.

8. Mieszkaniec każdego dnia może wpłacić lub wypłacić kwotę pieniężną z depozytu lub jeśli jest to większa kwota, a brak jest jej w kasie, to w dniu następnym.

9. Częstotliwość wypłat uzależniona jest od potrzeb mieszkańców.

10. Zakupy gotówkowe ze środków pieniężnych sum depozytowych mieszkańców potwierdzone są paragonami z kasy fiskalnej, rachunkami imiennymi lub w przypadku zbiorczych zakupów dla wielu mieszkańców rachunkiem wystawionym na Dom Seniora "Złota Jesień". Dowody księgowe (zakupy pojedyncze, zbiorowe) muszą być opisane według zasad ogólnie przyjętych (z podaniem kwoty i imiennego konta obciążającego dokonany zakup).

11. Z konta depozytowego w formie bezgotówkowej (przelew), mieszkaniec lub opiekun prawny wyraża zgodę na dysponowanie jego środkami pieniężnymi znajdującymi się w depozycie w celu – zapłaty za leki, pieluchomajtki, opłaty za pobyt w Domu Seniora "Złota Jesień" na podstawie wyrażonej na piśmie zgody.

12. Mieszkaniec, któremu niepełnosprawność uniemożliwia złożenia podpisu, dokonuje odcisku kciuka w miejscu przeznaczonym na podpis w obecności pracownika, który stwierdza na dokumencie własnoręczność złożonego podpisu.

13. Każdy mieszkaniec Domu Seniora "Złota Jesień" ma prawo upoważnić pracownika domu do dokonywania:

1) niezbędnych zakupów służących zaspokajaniu bieżących potrzeb życiowych,

2) odbioru emerytury, renty, zasiłku stałego zgodnie ze złożonym upoważnieniem.

W przypadku dokonywania zakupów pracownik zobowiązany jest do prowadzenia zeszytu, w którym prowadzi bieżące rozliczenia gotówki.

14. Mieszkaniec może zrezygnować z przechowywania pieniędzy w depozycie bez podawania przyczyny, składając oświadczenia na piśmie.

15 Wszystkie oświadczenia, zgody, upoważnienia i oświadczenia dotyczące postepowania z depozytami wartościowymi i pieniężnymi przechowywane są w aktach osobowych mieszkańca prowadzonych przez wyznaczonego przez dyrektora pracownika Domu Seniora "Złota Jesień".

 

Rozdział IV. Tryb postępowania z depozytem po zmarłym mieszkańcu

§7

1. W razie zgonu mieszkańca depozyt wartościowy wydaje się jego prawnym spadkobiercom.

2. Podstawę do wydania depozytów stanowi każdorazowo prawomocne postanowienie sądu o nabyciu spadku.

3. Osoba odbierająca depozyt (spadkobierca) kwituje odbiór podpisem i datą, ponadto pracownik socjalny Domu Seniora "Złota Jesień" wpisuje czytelnie do księgi depozytów Jan Kowalski, PESEL 12345678901 oraz Dowód Osobisty.

 

§8

1. W przypadku niepodjęcia depozytu pracownik socjalny zobowiązany jest do wezwania uprawnionych osób do ich odebrania z wyznaczeniem terminu 30 dni oraz wskazać skutki niepodjęcia depozytu.

2. Niepodjęte depozyty pieniężne i wartościowe podlegają likwidacji zgodnie z przepisami ustawy Kodeks Cywilny.