Procedura wnoszenia spraw na posiedzenia Zarządu

Procedura wnoszenia spraw do rozpatrzenia przez organ wykonawczy gminy lub na posiedzenia zarządu powiatu lub województwa (na przykładzie zarządu województwa)

§1

1. Niniejsza Procedura określa organizację, tryb i zasady wnoszenia spraw (karta sprawy) na posiedzenia Zarządu Województwa Mazowieckiego.

2. Zapisów zawartych w Procedurze nie stosuje się, jeżeli przepisy szczególne stanowią inaczej.

§2

1. Za przygotowanie dokumentów wymagających zajęcia stanowiska przez Zarząd odpowiedzialny jest dyrektor właściwego merytorycznie departamentu/biura – w rozumieniu aktualnie obowiązującego Regulaminu Organizacyjnego.

2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, dotyczące spraw wojewódzkich jednostek organizacyjnych – zwanych w dalszej części jednostkami – składane są na posiedzenia Zarządu przez departament/biuro nadzorujące pracę danej jednostki.

§3

1. Materiały, o których mowa w § 2, składane są w Biurze Obsługi Zarządu.

2. Komplet materiałów na posiedzenie Zarządu należy złożyć najpóźniej do godz. 14:00, do wtorku poprzedzającego posiedzenie Zarządu. Materiały złożone po tym terminie rozpatrywane będą na kolejnym posiedzeniu Zarządu.

3. Karty sprawy przygotowywane przez Departament Infrastruktury (dotyczące spraw inwestycyjnych) należy złożyć w Biurze Obsługi Zarządu najpóźniej do godz. 12:00, do środy poprzedzającego posiedzenie Zarządu.

§4

1. Departament kierujący sprawę do rozpatrzenia przez Zarząd przygotowuje kartę sprawy według wzoru, będącego załącznikiem nr 1 do niniejszej Procedury.

2. Karcie sprawy nadawany jest numer uwzględniający: symbol departamentu/biura zgodny z obowiązującym Regulaminem Organizacyjnego, numer kolejny według rejestru spraw kierowanych na Zarząd przez dany departament/biuro, numer kolejny rejestru ogólnego spraw i rok kalendarzowy.

3. Karta sprawy kierowana na posiedzenie Zarządu podpisywana jest przez osobę sporządzającą ją lub dyrektora jednostki (gdy karta sprawy jest przygotowywana przez jednostkę podległą) oraz dyrektora departamentu/biura (lub osobę go zastępującą). W przypadku powiązania sprawy z działaniami/zakresem innych departamentów/biur wymagana jest opinia właściwego departamentu/biura. Następnie karta sprawy jest przedstawiana do zaopiniowania Radcy Prawnemu, Skarbnikowi Województwa (w przypadku konsekwencji finansowych) oraz Członkowi Zarządu lub Wicemarszałkowi, lub Sekretarzowi Województwa – nadzorującemu pracę departamentu/biura merytorycznego (zgodnie z obowiązującym systemem zastępstw pomiędzy członkami Zarządu).

§5

1. Jeżeli rozstrzygnięcie sprawy wymaga formy uchwały, departament/biuro kierujący(-e) sprawę na posiedzenie Zarządu załącza do karty sprawy projekt uchwały, według wzoru będącego załącznikiem nr 2 do niniejszej procedury.

2. Projekt uchwały, kierowany na posiedzenie Zarządu, podpisywany jest przez osobę sporządzającą projekt uchwały oraz dyrektora departamentu/biura wnoszącego projekt uchwały na posiedzenie Zarządu (lub osobę go zastępującą). Następnie projekt uchwały jest przedstawiany do zaopiniowania Radcy Prawnemu.

3. Projekt uchwały powinien zawierać następujące elementy: – oznaczenie PROJEKT, – tytuł, – podstawę prawną, – treść, – miejsce na podpisy.

1) Tytuł projektu uchwały powinien zawierać: a) jego rodzaj i miejsce na numer i datę, b) oznaczenie organu wydającego akt prawny, c) miejsce na datę podjęcia uchwały, d) zwięzłe określenie jego merytorycznej treści, sformułowane w taki sposób, aby były możliwe rozróżnienie zbliżonych tematycznie uchwał i identyfikacja sprawy, której dotyczy.

2) Podstawa prawna powinna wskazywać przepisy prawa, z których wynika zasadność wydawania uchwały lub których wykonaniem jest uchwała.

3) Treść projektu uchwały powinna zawierać postanowienia normujące zagadnienia będące jej przedmiotem, a także przepisy przejściowe i końcowe.

4) Przepisy przejściowe zawierają konieczne zmiany i uchylenia obowiązujących aktów prawnych.

5) Przepisy końcowe powinny zawierać wskazanie organów, dyrektorów departamentów/biur lub innych jednostek organizacyjnych zobowiązanych do wykonania uchwały oraz określać termin wejścia uchwały w życie.

6) Uzasadnienie projektu uchwały powinno być zawarte w karcie sprawy, której projekt uchwały jest załącznikiem.

§6

Departament/biuro odpowiedzialny(-e) za przygotowanie karty sprawy zobowiązany(-e) jest przesłać w wersji elektronicznej dokument zawierający nazwę karty sprawy, wraz z załączonym skanem karty sprawy (z wszystkimi wymaganymi podpisami), oraz wszystkie załączniki do karty sprawy, opisane zgodnie z ich charakterem i numeracją (w wersji PDF), bezpośrednio do Biura Obsługi Zarządu, równocześnie ze złożoną kartą sprawy w formie papierowej.

§7

1. Na podstawie złożonych w terminie kart spraw Biuro Obsługi Zarządu przygotowuje projekt porządku obrad Zarządu na dany dzień. Porządek obrad jest rozsyłany drogą mailową do zainteresowanych departamentów/biur oraz do członków Zarządu, których przedmiotowe sprawy będą rozstrzygane na posiedzeniu Zarządu.

2. Członkom Zarządu oraz Radcy Prawnemu i Skarbnikowi Województwa, wyłącznie w przypadkach pilnych oraz po uzyskaniu zgody Marszałka Województwa, przysługuje prawo wniesienia na posiedzenie Zarządu innych spraw, przygotowanych w stopniu umożliwiającym ich rozstrzygnięcie w tym samym dniu przez Zarząd.

§8

1. W trakcie posiedzeń Zarządu mogą być wprowadzane zmiany do projektów uchwał, które są nanoszone na projekt uchwały przez osobę obsługującą posiedzenie Zarządu.

2. Referujący sprawę członek Zarządu wpisuje treść przyjętego rozstrzygnięcia.

3. Uchwały podjęte na posiedzeniu Zarządu są podpisywane przez członków Zarządu obecnych na posiedzeniu Zarządu, a następnie są one rejestrowane przez pracownika Biura Obsługi Zarządu.

4. Biuro Obsługi Zarządu przekazuje kopie karty sprawy wraz z załącznikami do departamentu/biura wnioskującego o rozpatrzenie sprawy przez Zarząd.

§9

Oryginały kart spraw wraz z treścią rozstrzygnięć i potwierdzeniami odbioru przez departament/biuro przechowywane są w Biurze Obsługi Zarządu.