Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy

Zarządzenie Nr 01/2024

Wójta Gminy Dębowa

z dnia 2024-03-15

w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego dla Urzędu Gminy w Dębowa

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 713, ze zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1. Nadaję Regulamin Organizacyjny dla Urzędu Gminy w Dębowa w brzmieniu jak w załączniku do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wykonuje Wójt Gminy Dębowa.

§ 3. Z dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia tracą moc wszelkie dotychczasowe regulacje w zakresie będącym przedmiotem niniejszego zarządzenia.

§ 4. 1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 2024-04-01.

2. Zarządzenie podlega publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego.

ZAŁĄCZNIK Nr 1

REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU GMINY W DĘBOWA

1. Postanowienia ogólne

§ 1. Urząd Gminy w Dębowa jest jednostką organizacyjną, przy pomocy której Wójt Gminy jako organ wykonawczy Gminy realizuje swoje zadania.

§ 2. Siedzibą Urzędu jest miejscowość Dębowa.

§ 3. Regulamin Organizacyjny Urzędu zwany dalej "regulaminem" zawiera niżej wymienione rozdziały:

1. Postanowienia ogólne.

2. Organizacja Urzędu Gminy w Dębowa.

3. Zadania Wójta Gminy, Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy.

4. Wspólne zakresy działania poszczególnych referatów.

5. Zakresy działania poszczególnych referatów.

6. Gospodarka finansowa.

7. Postanowienia końcowe,

oraz w formie załączników zawiera:

1) zasady i tryb postępowania przy opracowywaniu projektów aktów prawnych - załącznik Nr 1 do regulaminu,

2) organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Urzędzie Gminy w Dębowa - załącznik Nr 2 do regulaminu,

3) organizację działalności kontrolnej - załącznik Nr 3 do regulaminu,

4) schemat organizacyjny Urzędu Gminy w Dębowa - załącznik Nr 4 do regulaminu,

5) zasady podpisywania pism wychodzących z Urzędu Gminy w Dębowa i obieg korespondencji - załącznik Nr 5 do regulaminu,

6) obowiązki Urzędu Gminy w Dębowa jako zakładu pracy w rozumieniu przepisów prawa pracy, obowiązki pracowników Urzędu Gminy, zasady dyscypliny pracy oraz inne sprawy związane z porządkiem pracy określa "Regulamin Pracy Urzędu Gminy w Dębowa". Regulamin, o którym mowa określa w drodze zarządzenia Wójt Gminy Dębowa,

7) zasady wynagradzania pracowników określa ustawa o pracownikach samorządowych oraz rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych.

§ 4. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1) Gminie - rozumie się przez to Gminę Dębowa,

2) Radzie - rozumie się przez to Radę Gminy Dębowa,

3) Wójcie - rozumie się przez to Wójta Gminy Dębowa,

4) Urzędzie - rozumie się przez to Urząd Gminy w Dębowa,

5) Referacie - rozumie się przez to Referat Urzędu Gminy w Dębowa oraz jednostkę równorzędną o innej nazwie,

6) Kierowniku Referatu - rozumie się przez to Kierownika Referatu Urzędu Gminy w Dębowa oraz kierownika jednostki równorzędnej,

7) Ustawie - rozumie się przez to ustawę z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 713, ze zm.).

§ 5. 1. Urząd jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy.

2. Urząd działa na podstawie:

1) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. samorządzie gminnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 713, ze zm),

2) ustawy z dnia 17 maja 1990 r. o podziale zadań i kompetencji określonych w ustawach szczególnych pomiędzy organy Gminy a organy administracji rządowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 34 poz. 198, ze zm.),

3) ustawy z dnia 24 lipca 1998 r. o zmianie niektórych ustaw określających kompetencje organów administracji publicznej - w związku z reformą ustrojową państwa (Dz. U. Nr 106 poz. 668, ze zm.),

4) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. 2019 r. poz. 1282),

5) Statutu Gminy w Dębowa,

6) niniejszego regulaminu,

7) uchwał Rady Gminy oraz zarządzeń Wójta Gminy.

3. Urząd realizuje zadania:

1) własne Gminy - określone ustawami, Statutem Gminy i uchwałami Rady Gminy,

2) zlecone - z zakresu administracji rządowej, których wykonanie zlecono Gminie na mocy obowiązujących aktów normatywnych,

3) powierzone - na podstawie porozumień z właściwymi organami administracji rządowej oraz jednostkami samorządu terytorialnego,

4) inne - wynikające z przepisów szczególnych.

2. Organizacja Urzędu Gminy w Dębowa

§ 6. Strukturę organizacyjną Urzędu Gminy stanowią:

1) Kierownictwo Urzędu Gminy, w skład którego wchodzą:

a) Wójt Gminy,

b) Skarbnik Gminy,

c) Sekretarz Gminy,

d) Kierownicy Referatów,

2) Referaty Urzędu oraz komórki równorzędne oznaczone są następującymi symbolami:

a) Urząd Stanu Cywilnego - oznaczony symbolem "USC",

b) Referat Organizacyjny - oznaczony symbolem "Or.OK",

c) Referat Inwestycji, Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska - oznaczony symbolem "IGK",

d) Referat Finansowy - oznaczony symbolem " PF".

§ 7. 1. Urząd Gminy w Dębowa jest czynny w dniach i godzinach:

1) poniedziałek - godz. 7:30 - 15:30,

2) od wtorku do piątku - godz. 7:30 - 15:30.

2. Kasa Urzędu Gminy obsługuje interesantów w dniach i godzinach pracy Urzędu.

§ 8. 1. Wójt Gminy przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w środy od godz. 10:00 - 12:00.

2. Z przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków sporządzane są protokoły.

3. Pozostałe zasady dotyczące organizacji przyjmowania interesantów oraz skarg i wniosków określa załącznik Nr 2 do regulaminu.

§ 9. Celem właściwego przekazu informacji oraz informowania mieszkańców o zasadach pracy Urzędu, w siedzibie Urzędu znajdują się:

1) tablica informacyjna o godzinach pracy Urzędu i dniach przyjmowania interesantów przez Wójta oraz Przewodniczącego Rady, a także o rozmieszczeniu stanowisk pracy w Urzędzie,

2) tabliczki informacyjne przy drzwiach lokali biurowych wyszczególniające: Anna Kowalska pracownika, Podinspektor ds. obsługi Rady Gminy, skrócony zakres działania,

3) tablica ogłoszeń urzędowych oraz ogłoszeń informacyjnych i sądowych.

§ 10. 1. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

2. Rejestr kancelaryjny prowadzi Inspektor ds. kancelaryjnych.

3. Pozostałe rejestry prowadzone w Urzędzie Gminy wymienione są w zakresach działania poszczególnych referatów.

4. W referatach obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, wykazie haseł klasyfikacyjnych pierwszego, drugiego i trzeciego rzędu stanowiący załącznik do instrukcji kancelaryjnej, o której mowa w ust. 1.

5. Obieg dokumentów księgowych określa instrukcja obiegu dokumentów księgowych znajdująca się w Referacie Finansowym.

3. Zadania Wójta Gminy, Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy

§ 11. 1. Wójt jest kierownikiem Urzędu Gminy w Dębowa na zasadzie jednoosobowego kierownictwa.

2. Do zadań Wójta należy w szczególności:

1) gospodarowanie mieniem komunalnym w granicach zwykłego zarządu,

2) opracowywanie projektów uchwał i przedstawianie ich Radzie Gminy, określanie sposobu wykonania uchwał,

3) realizowanie polityki kadrowej w Urzędzie Gminy, zatrudnianie i zwalnianie kierowników jednostek organizacyjnych gminy, występowanie z wnioskiem o powołanie albo odwołanie Skarbnika Sekretarza, powoływanie Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego,

4) kierowanie bieżącymi sprawami Gminy oraz reprezentowanie Gminy na zewnątrz,

5) przedstawianie projektu budżetu pod obrady Rady Gminy i jego wykonywanie, przedkładanie uchwał i zarządzeń podejmowanych w tym zakresie organom nadzoru oraz podawanie ich do wiadomości publicznej,

6) współdziałanie z Wojewodą przy wykonywaniu zadań zleconych z zakresu administracji rządowej w ramach podpisanych porozumień,

7) w przypadku nie cierpiącym zwłoki wydawanie przepisów porządkowych w formie zarządzenia,

8) wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz podejmowanie innych decyzji w sprawach należących do zadań Urzędu, podpisywanie pism i dokumentów wychodzących na zewnątrz,

9) upoważnianie pracowników Urzędu do wydawania decyzji z zakresu administracji publicznej w imieniu Wójta Gminy,

10) wykonywanie zadań Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego Gminy Dębowa określonych odrębnymi przepisami,

11) kierowanie działaniami w czasie stanu klęski żywiołowej wprowadzonej na terenie Gminy, opracowywanie planu ewakuacji, ogłaszanie i odwoływanie alarmu i pogotowia, zarządzanie ewakuacją z obszarów bezpośrednio zagrożonych,

12) dokonywanie podziału zadań i kompetencji pomiędzy pracowników Urzędu oraz kierowanie pracą Urzędu,

13) powierzanie prowadzenia spraw Gminy w swoim imieniu Sekretarzowi Gminy,

14) zapewnienie realizacji kontroli ustalonych zadań oraz przestrzegania prawa,

15) zapewnienie warunków organizacyjnych dla sprawnego funkcjonowania Urzędu, a zwłaszcza dbanie o efektywność i dyscyplinę pracy oraz należyte załatwianie spraw mieszkańców Gminy,

16) rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między referatami Urzędu, zatwierdzanie zakresów czynności dla poszczególnych stanowisk pracy,

17) wydawanie przepisów wewnętrznych (regulaminów, instrukcji, zarządzeń),

18) przyjmowanie ślubowania od pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek podległych,

19) ustalanie regulaminu pracy Urzędu,

20) zapewnienie realizacji zadań Urzędu określonych regulaminem organizacyjnym i przepisami normatywnymi,

21) przyjmowanie mieszkańców w ramach skarg i wniosków,

22) przyjmowanie oświadczeń majątkowych od radnych,

23) nadzorowanie działalności jednostek organizacyjnych gminy,

24) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Wójta przez przepisy prawa oraz uchwały Rady Gminy.

§ 12. Wójt Gminy kieruje pracą Urzędu przy pomocy Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy.

§ 13. W czasie nieobecności w pracy Wójta bieżącą działalnością Urzędu kieruje Sekretarz w ramach posiadanych uprawnień.

§ 14. Sekretarz Gminy - pełniący równocześnie obowiązki Kierownika Referatu Organizacyjnego, wykonuje następujące zadania:

1) zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu,

2) bierze udział w sesjach Rady Gminy,

3) koordynuje prace związane z opracowaniem materiałów pod obrady Rady Gminy,

4) sprawuje nadzór nad organizacją pracy Urzędu i koordynuje działania poszczególnych Referatów,

5) sporządza projekt struktury organizacyjnej Urzędu, w tym opracowuje statuty i regulaminy organizacyjne,

6) prowadzi rejestr skarg i wniosków,

7) prowadzi rejestry zarządzeń Wójta oraz rejestr upoważnień i pełnomocnictw wydawanych pracownikom,

8) nadzoruje rzetelność i terminowość załatwiania spraw,

9) zapewnia zgodność działania Urzędu z obowiązującymi przepisami prawa,

10) wykonuje obowiązki Inspektora ds. BHP,

11) koordynuje prace związane z organizacją szkoleń pracowników,

12) koordynuje organizację imprez integracyjnych i okolicznościowych pracowniczych,

13) współpracuje z kierownikami referatów przy opracowywaniu zakresów czynności dla pracowników referatów,

14) współdziała z kierownikami gminnych jednostek organizacyjnych w zakresie opracowywania statutów i regulaminów, udzielania pełnomocnictw,

15) przygotowuje do zatwierdzenia plany pracy prowadzonych przez Gminę jednostek pomocniczych oraz koordynuje działania w zakresie organizacji konsultacji społecznych na terenie Gminy,

16) prowadzi sprawy socjalne pracowników Urzędu,

17) dba o wygląd budynku Urzędu i jego otoczenia,

18) przyjmuje oświadczenia majątkowe radnych,

19) sprawuje nadzór nad właściwym wydawaniem środków finansowych na materiały, biurowe, materiały eksploatacyjne, sprzęt itp.,

20) podpisuje pisma i decyzje w granicach udzielonego upoważnienia przez Wójta,

21) przeprowadza kontrolę wewnętrzną w zakresie ustalonym w załączniku nr 3 do regulaminu.

22) wykonuje inne czynności powierzone przez Wójta,

§ 15. 1. Skarbnik Gminy (Główny Księgowy) pełni równocześnie obowiązki Kierownika Referatu Finansowego.

2. Skarbnik w szczególności realizuje zadania wynikające z uchwał Rady Gmin oraz przepisów o finansach publicznych w tym:

1) przekazuje pracownikom oraz kierownikom podległych jednostek wytyczne oraz dane niezbędne do opracowania projektu budżetu oraz kontroluje jego realizację,

2) przygotowuje wstępny projekt uchwały budżetowej wraz z objaśnieniami, a także występuje z inicjatywą w sprawie zmian tej uchwały,

3) nadzoruje właściwą realizację określonej uchwałą budżetową dochodów i wydatków, a w razie odstępstw od planu występuje z inicjatywą zmian w budżecie,

4) opracowuje projekt wykonania budżetu,

5) opracowuje projekt informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków jednostek organizacyjnych Gminy oraz wysokości dochodów i wydatków do budżetu,

6) opracowuje projekt planu finansowego zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych Gminie,

7) dokonuje na bieżąco ocen i analiz realizacji budżetu,

8) opracowuje projekt informacji o przebiegu wykonania budżetu za I półrocze danego roku,

9) opracowuje projekt sprawozdania z wykonania budżetu, zawierający zestawienie dochodów i wydatków wynikających z zamknięć rachunków oraz inne wymagane prawem dokumenty,

10) przestrzega dyscypliny finansów publicznych oraz nadzoruje jej przestrzeganie przez pracowników Urzędu, Kierowników jednostek organizacyjnych Gminy, a także osoby odpowiedzialne za gospodarowanie środkami publicznymi przekazywanymi podmiotom spoza sektora finansów publicznych, a w tym w szczególności:

a) nadzoruje prawidłowe ustalenie należności budżetu i dochodzenia jej w wysokości nie niższej niż wynikająca z jej prawidłowego obliczenia,

b) odpowiada za terminowe regulowanie zobowiązań Gminy,

c) nadzoruje właściwe przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji,

d) opracowuje projekty zarządzeń Wójta w sprawach z zakresu inwentaryzacji, kontroli i obiegu dokumentów finansowych w Urzędzie, obrotu gotówką, obsługi kasy w Urzędzie, dokumentów kasowych i inne w zakresie finansowym,

e) opracowuje projekty uchwał Rady Gminy w sprawach dotyczących prowadzenia gospodarki finansowej Gminy i jednostek podległych Radzie Gminy,

11) dokonuje kontroli finansowej w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Gminy,

12) udziela kontrasygnaty czynności prawnych powodujących zobowiązania pieniężne,

13) współpracuje z Regionalną Izbą Obrachunkową, Urzędem Wojewódzkim i Urzędem Skarbowymi, bankami, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i innymi instytucjami,

14) nadzoruje prawidłowość wykonania sprawozdań finansowych,

15) realizuje przepisy ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego, o podatkach i opłatach lokalnych, o podatku rolnym, o podatku leśnym, o opłatach skarbowych oraz wszystkich innych aktów prawnych dotyczących finansowej działalności Gminy,

16) sprawuje nadzór nad przestrzeganiem zasad rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami,

17) opracowuje projekty zakresów czynności dla pracowników Referatu w porozumieniu z Sekretarzem Gminy,

18) udziela instruktażu pracownikom Referatów Kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy w zakresie finansów,

19) kontroluje podległych pracowników w zakresie właściwości rzeczowej Referatu,

20) uczestniczy w posiedzeniach Rady Gminy,

21) współpracuje w przygotowaniu wniosków o uzyskanie środków z funduszy zewnętrznych,

22) kieruje pracą Referatu Finansowego,

23) sprawuje nadzór i dokonuje kontroli dokumentów pod względem merytorycznym i formalnym, zatwierdza je do wypłaty, podpisuje czeki i przelewy,

24) sprawuje nadzór nad zamówieniami publicznymi w zakresie zabezpieczenia niezbędnych środków finansowych,

25) dokonuje kontroli wewnętrznej w referacie Finansowym oraz w gminnych jednostkach organizacyjnych w zakresie ustalonym w załączniku Nr 3 do regulaminu,

26) wykonuje inne zadania zlecone przez Wójta.

4. Wspólne zakresy działania poszczególnych referatów

§ 16. 1. W skład Urzędu wchodzą referaty i równorzędne jednostki organizacyjne.

2. Referatami kierują kierownicy, którzy ponoszą odpowiedzialność za sprawne i zgodne z prawem wykonywanie zadań przypisanych referatom.

3. Do podstawowych obowiązków i uprawnień kierowników referatów należy w szczególności:

1) kierowanie działalnością referatu zgodnie z wytycznymi Wójta, a w sprawach zleconych z zakresu administracji rządowej i powierzonych na mocy porozumień - zgodnie z wytycznymi Wojewody i Starosty,

2) koordynowanie zagadnień dotyczących terminowego i zgodnego z przepisami prawa załatwiania spraw przez pracowników referatów oraz prawidłowego przygotowania materiałów dla potrzeb Rady i Wójta,

3) prawidłowe zorganizowanie pracy referatu, wnioskowanie o ustalenie zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych pracowników,

4) nadzór nad prawidłowym obiegiem, ewidencją i przechowywaniem dokumentów i pism wpływających do referatów zgodnie z obowiązującymi przepisami,

5) wnioskowanie w sprawach awansu, wyróżnienia i kary pracowników oraz udzielania im urlopów,

6) udział w sesjach Rady i posiedzeniach Komisji Rady,

7) dbałość o powierzone referatowi pomieszczenia, sprzęt i wyposażenie biurowe,

8) okresowe informowanie Wójta o realizacji zadań,

9) nadzór nad prawidłowym gospodarowaniem przyznanymi środkami budżetowymi i mieniem, zgodnie z zasadami określonymi przez Radę,

10) opracowywanie założeń do projektu budżetu w części dotyczącej zadań referatu,

11) współdziałanie z innymi referatami w zakresie zadań realizowanych przez referat, którym kierują.

§ 17. 1. Pracownicy ponoszą odpowiedzialność w szczególności za:

1) dokładną znajomość i stosowanie przepisów prawnych oraz wytycznych obowiązujących w powierzonych im sprawach,

2) przestrzeganie terminów załatwiania spraw,

3) właściwą obsługę interesantów i stosunek do nich, usprawnienie metod pracy,

4) należyte ewidencjonowanie spraw i przechowywane dokumenty, zbiorów zarządzeń, rejestrów itp., oraz ich archiwizację,

5) prawidłowe opracowywanie decyzji,

6) prawidłowe gospodarowanie przyznanymi na prowadzone przez nich zadania środkami finansowymi i mieniem,

7) przestrzeganie przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych i aktów wewnętrznych wydanych na jej podstawie,

8) przestrzeganie zasad postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych i przepisów wykonawczych oraz aktów wewnętrznych wydanych na ich podstawie.

2. Pracownicy Urzędu ponoszą odpowiedzialność służbową przed Wójtem.

3. Szczegółowe kompetencje i odpowiedzialność pracowników określają zakresy czynności.

§ 18. Strukturę organizacyjną przedstawia schemat organizacyjny stanowiący załącznik Nr 4 do Regulaminu.

§ 19. Do wspólnych zadań referatów należy w szczególności:

1) prowadzenie postępowań administracyjnych i podejmowanie w ramach udzielonych pełnomocnictw decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej, prowadzenie postępowań egzekucyjnych,

2) organizowanie wykonywania zadań wynikających z aktów prawnych powszechnie obowiązujących oraz uchwał Rady Gminy i zarządzeń Wójta,

3) zapewnienie organizacyjnych i prawnych warunków sprawowania przez Radę nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi Gminy,

4) przygotowywanie projektów dokumentów wydawanych przez Radę i Wójta,

5) opracowywanie wytycznych dla innych jednostek organizacyjnych z określeniem zadań i czynności jakie mają być podjęte oraz terminów ich wykonania i składania sprawozdań, przygotowanie okresowych ocen jednostek i nadzór nad ich działalnością, współdziałanie w zakresie realizacji zadań własnych,

6) współdziałanie z radnymi, komisjami Rady, administracją rządową, jednostkami państwowymi, przedsiębiorstwami, instytucjami, organizacjami pozarządowymi i mieszkańcami w realizacji zadań,

7) usprawnianie organizacji, metod i form pracy referatów na rzecz właściwego i terminowego załatwiania indywidualnych spraw interesantów, opracowywanie procedur, instrukcji i innej dokumentacji dotyczącej systemu zarządzania jakością,

8) współdziałanie przy rozpatrywaniu skarg i wniosków, wniosków Rzecznika Praw Obywatelskich, Posła i Senatora, interpelacji radnych, wniosków komisji Rady, postulatów ludności,

9) podejmowanie przedsięwzięć niezbędnych dla ochrony informacji niejawnych i zbiorów danych osobowych,

10) w zakresie właściwości merytorycznej referatu wykonywanie zadań określonych w dokumentach związanych z obronnością kraju, obroną cywilną, ochroną przeciwpożarową, mienia komunalnego oraz klęsk żywiołowych zgodnie z zasadami ustalonymi w odrębnych przepisach,

11) opracowywanie analiz, informacji i sprawozdań statystycznych,

12) współudział w planowaniu i realizacji dochodów oraz wydatków budżetowych, uzyskiwanie kontrasygnaty Skarbnika Gminy we wszelkich działaniach wywołujących zobowiązania finansowe,

13) prowadzenie zbioru przepisów prawnych niezbędnych w danym referacie,

14) współdziałanie w zakresie realizacji powierzonych im zadań,

15) stosowanie przy wydatkowaniu środków publicznych przepisów wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych.

5. Zakresy działania poszczególnych referatów

§ 20. 1. Urząd Stanu Cywilnego

Do zakresu działania Urzędu Stanu Cywilnego należy wykonywanie czynności:

1) określonych w ustawach: Prawo o aktach stanu cywilnego, kodeks rodzinny i opiekuńczy oraz Konwencji podpisanym pomiędzy Rzecząpospolitą Polską a Republiką Francuską, w tym w szczególności:

a) rejestracja urodzeń, małżeństw i zgonów mających miejsce na terenie Gminy Dębowa,

b) sporządzanie aktów stanu cywilnego; zakładanie, prowadzenie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego, prowadzenie rejestrów ww. zdarzeń, prowadzenie, kompletowanie i konserwacja dokumentacji,

c) sporządzanie i wydawanie odpisów z akt stanu cywilnego,

d) dokonywanie transkrypcji aktów stanu cywilnego dla zdarzeń, które miały miejsce poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej,

e) podejmowanie decyzji w sprawach dotyczących uzupełnienia, odtworzenia, względnie sprostowania błędów w aktach stanu cywilnego,

f) dokonywanie zmian w aktach stanu cywilnego na podstawie wydanych decyzji innych organów lub własnych,

g) przyjmowanie oświadczeń o: uznaniu dziecka, nadaniu nazwiska, o noszonym nazwisku, o powrocie do nazwiska noszonego przed rozwodem,

h) prowadzenie spraw związanych z zawarciem małżeństwa:

– cywilnego: przyjęcie oświadczenia, zgromadzenie wymaganych dokumentów, wyznaczenie terminu i uroczyste przyjęcie oświadczenia, sporządzenie aktu małżeństwa i jego odpisu,

– konkordatowego: przyjęcie oświadczenia, zgromadzenie wymaganych dokumentów i wydanie stosownego zaświadczenia, odebranie zaświadczenia od stron, sporządzenie aktu małżeństwa i jego odpisu,

i) stwierdzenie legitymacji dotyczącej wystąpienia do sądu w sprawach możliwości lub braku możliwości zawarcia małżeństwa,

j) wydawanie decyzji zezwalającej na zawarcie małżeństwa przed upływem miesięcznego terminu,

k) wysyłanie zawiadomień do innych USC o zmianach w aktach stanu cywilnego,

l) wydawanie zaświadczeń określonych ustawą Prawo o aktach stanu cywilnego,

m) sporządzanie sprawozdań statystycznych w ww. zakresie,

n) prowadzenie całości spraw związanych z archiwum USC,

2) sporządzanie zeznań świadków na potrzeby własne Urzędu oraz innych jednostek organizacyjnych,

3) prowadzenie archiwum Urzędu.

2. Referat Organizacyjny

Do zadań Referatu Organizacyjnego należą sprawy:

1) z zakresu spraw organizacyjnych w szczególności:

a) prenumerata czasopism, publikatorów, druków, formularzy oraz wydawnictw dla pracowników,

b) obsługa sekretariatu Urzędu, udzielanie informacji dotyczących funkcjonowania Urzędu, jednostek organizacyjnych Gminy, miejsca i sposobu załatwiania spraw w Urzędzie,

c) zapewnienie łączności telefonicznej, faksowej, internetowej,

d) prowadzenie BIP, zapewnienie bieżącej i pełnej informacji na tablicach ogłoszeń, koordynowanie zadań wynikających z realizacji instrukcji kancelaryjnej