Regulamin Zespołu Zarządzania Kryzysowego

do Zarządzenia

Nr ZK/01/2024

z dnia 20.03.2024

Regulamin pracy oraz organizacji

Zespołu zarządzania kryzysowego

ROZDZIAŁ I

Postanowienia ogólne

§1

1. Regulamin zespołu zarządzania kryzysowego, określa zadania i organizację pracy zespołu.

2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1) zespole – należy przez to rozumieć gminny zespół zarządzania kryzysowego;

2) przewodniczącym zespołu – należy przez to rozumieć Jan Kowalski;

3) zastępcy przewodniczącego;

4) planie zarządzania kryzysowego – należy przez to rozumieć opracowany dokument składający się z:

a) planu głównego;

b) procedur reagowania kryzysowego;

c) załączników funkcjonalnych.

3. Zasięg terytorialny działania zespołu obejmuje obszar Gminy Jabłoniowa.

4. Siedzibą zespołu jest Urząd Gminy Jabłoniowa w Jabłoniowej, ul. Kwiatowa 1.

ROZDZIAŁ II

Zadania zespołu

§2

1. Zespół jest organem pomocniczym Wójta Gminy w zapewnieniu wykonywania zadań z zakresu zarządzania kryzysowego.

2. Do zadań zespołu należy:

1) ocena występujących i potencjalnych zagrożeń mogących mieć wpływ na bezpieczeństwo publiczne i prognozowanie tych zagrożeń;

2) przygotowanie propozycji działań i przedstawianie Wójtowi Gminy wniosków dotyczących wykonania, zmiany lub zaniechania działań ujętych w planie zarządzania kryzysowego;

3) przekazywanie do publicznej wiadomości informacji związanych z zagrożeniami;

4) wykonywanie innych zadań z zakresu zarządzania kryzysowego.

3. Do zadań przewodniczącego zespołu należy:

1) kierowanie zespołem;

2) inicjowanie i organizowanie prac zespołu;

3) określanie przedmiotu i terminów posiedzeń;

4) zapraszanie na posiedzenia osób nie będących członkami zespołu;

5) przewodniczenie posiedzeniom;

6) podejmowanie ostatecznych decyzji w sytuacjach zagrożenia.

4. Do zastępcy przewodniczącego zespołu należy:

1) zastępowanie przewodniczącego zespołu w razie jego nieobecności;

2) koordynacja bieżących prac zespołu;

3) tworzenie warunków do realizacji podjętych decyzji.

5. Do zadań członków zespołu należy:

1) monitorowanie zagrożeń oraz ich dokumentowanie;

2) przygotowanie materiałów zleconych przez przewodniczącego;

3) nadzorowanie i koordynowanie przedsięwzięć związanych z ewakuacją ludności, ostrzeganiem, powiadamianiem i alarmowaniem;

4) prezentowanie analiz i wniosków dotyczących ochrony ludności, jej mienia oraz środowiska naturalnego;

5) utrzymanie w gotowości sił i środków pozostających w ich gestii, przewidywanych do działania w sytuacjach kryzysowych.

ROZDZIAŁ III

Tryb pracy zespołu

§3

1. Zespół pracuje na posiedzeniach w oparciu o roczny plan pracy zespołu, który określa ogół przedsięwzięć na wypadek zagrożeń noszących znamiona klęski żywiołowej, a w szczególności:

1) zadania w zakresie monitorowania zagrożeń;

2) bilans sił ratowniczych i środków technicznych niezbędnych do usuwania skutków zagrożeń;

3) procedury uruchamiania działań przewidzianych w planie oraz zasady współdziałania, a także sposoby ograniczania rozmiaru strat i usuwania skutków zagrożeń.

2. Roczny plan pracy zespołu, opracowuje się corocznie na kolejny rok kalendarzowy.

3. Propozycje tematów do planu przedkładają członkowie zespołu na wniosek przewodniczącego.

4. Planowe posiedzenia zespołu odbywają się nie rzadziej niż raz na pół roku.

5. W sytuacjach wymagających podjęcia natychmiastowych działań zespołu, jego przewodniczący z własnej inicjatywy lub na wniosek członka zespołu może zwoływać posiedzenia zespołu poza rocznym planem.

6. Posiedzenia zespołu, o których mowa w ust. 4, w zależności od potrzeb, mogą być zwoływane w jego niepełnym składzie.

7. Ze względu na wagę podejmowanych decyzji, mających znaczenie dla prowadzenia działań, przewodniczący zespołu może wprowadzić tajność tych działań.

ROZDZIAŁ IV

Funkcjonowanie zespołu w trybie całodobowych dyżurów

§4

1. Grupami roboczymi zespołu o charakterze stałym są:

1) grupa planowania cywilnego;

2) grupa monitorowania, prognoz i analiz.

2. Grupami roboczymi gminnego zespołu o charakterze czasowym są:

1) grupa operacji i organizacji działań;

2) grupa zabezpieczenia logistycznego;

3) grupa opieki zdrowotnej i pomocy socjalno-bytowej.

3. Obieg informacji dla potrzeb pracy zespołu w przypadku sytuacji kryzysowej realizuje się poprzez:

1) pracownika sekretariatu w godzinach pracy urzędu;

2) całodobowy dyżur, organizowany na bazie sekretariatu i pracowników Wydziału Zarządzania Kryzysowego po godzinach pracy i w dni wolne.

4. Do zadań całodobowego dyżuru należy:

1) przyjmowanie komunikatów, informacji i przekazywanie ich do kierownictwa oraz członków zespołu;

2) wymiana informacji dotyczących zaistniałych sytuacji z sąsiednimi gminami, Powiatowym Centrum Zarządzania Kryzysowego i Wojewódzkim Centrum Kryzysowym oraz z jednostkami organizacyjnymi zaangażowanymi w działania;

3) przekazywanie do wykonawców decyzji przewodniczącego zespołu i ustaleń podjętych na posiedzeniu zespołu;

4) dokumentowanie prac poprzez prowadzenie dziennika działań.

5. Zabezpieczenie warunków socjalno-bytowych dla członków zespołu pełniących całodobowy dyżur w sytuacjach nadzwyczajnych organizuje i realizuje zastępca przewodniczącego.

ROZDZIAŁ V

Sposób dokumentowania pracy zespołu

§5

1. Dokumentami działań i prac zespołu są:

1) gminny plan zarządzania kryzysowego;

2) roczny plan pracy zespołu;

3) protokoły z posiedzeń zespołu wraz z załącznikami w postaci:

a) porządku obrad,

b) wykazu osób uczestniczących w posiedzeniu,

c) treści ustaleń podjętych na posiedzeniu,

d) dokumentów i materiałów przygotowanych przed i w trakcie posiedzenia;

4) analizy, oceny i opinie;

5) inne niezbędne dokumenty do działań i pracy zespołu.

2. Dokumentowanie prac zespołu zapewnia Sekretarz Gminy Anna Nowak.

ROZDZIAŁ VI

Etapy pracy zespołu

§6

1. Etap I:

1) ustalenie tematyki posiedzenia (planowego, zgodnie z planem pracy zespołu na dany rok lub organizowanego doraźnie w razie potrzeby);

2) ustalenie listy uczestników posiedzenia zespołu;

3) wstępne powiadomienie członków zespołu oraz innych osób o planowanym posiedzeniu zespołu;

4) przygotowanie i rozesłanie pism do osób przygotowujących poszczególne zagadnienia związane z tematyką posiedzenia.

2. Etap II:

1) ustalenie dokładnego terminu i miejsca posiedzenia zespołu;

2) zabezpieczenie obsługi posiedzenia zespołu pod względem technicznym (zamówienie sali, wyposażenia technicznego itp.);

3) ustalenie szczegółowego porządku posiedzenia zespołu;

4) przygotowanie i rozesłanie do uczestników zaproszeń do udziału w posiedzeniu (z podaniem dokładnego terminu i miejsca oraz porządku posiedzenia).

3. Etap III:

1) przygotowanie materiałów zbiorczych dla członków zespołu na podstawie przesłanych informacji zawierających poszczególne zagadnienia tematyczne;

2) rozesłanie opracowań zbiorczych do członków zespołu i pozostałych uczestników posiedzenia (osób zaproszonych);

3) sprawdzenie stanu przygotowania obsługi technicznej posiedzenia zespołu.

4. Etap IV:

1) przeprowadzenie posiedzenia zespołu zgodnie z ustalonym porządkiem posiedzenia.

5. Etap V:

1) przeprowadzenie posiedzenia zespołu zgodnie z ustalonym porządkiem posiedzenia;

2) sporządzenie protokołu z posiedzenia zespołu;

3) rozesłanie protokołów lub innych dokumentów opracowanych po posiedzeniu (wytycznych, zadań, zaleceń, sprawozdań, informacji itp.) do członków zespołu oraz innych osób uczestniczących w posiedzeniu zespołu;

4) monitorowanie stanu realizacji zadań (zaleceń) ustalonych na posiedzeniu zespołu.