Podręcznik funkcjonowania kontroli zarządczej

ZARZĄDZENIE NR 2023/07/KZ

Wójta Gminy Jabłoniowa

z dnia 15 lipca 2023 r.

w sprawie funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie i komórkach organizacyjnych urzędu.

Na podstawie art. 30 ustawy o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2023 r. poz. 40, ze zm.), oraz art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2023 r. poz. 1571) zarządzam, co następuje:

§ 1. W celu wdrożenia, stosowania, utrzymywania i doskonalenia systemu kontroli zarządczej w Urzędzie wprowadzam Podręcznik funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie i komórkach organizacyjnych urzędu.

§ 2. Wykonanie Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy Jabłoniowa oraz kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu.

Załącznik

Rozdział I

Przepisy ogólne

§ 1. 1. Niniejszy Podręcznik opisuje system kontroli zarządczej w Urzędzie.

2. Kontrola zarządcza w Urzędzie stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Cele i zadania realizowane są w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa zewnętrznego i wewnętrznego (zarządzeniem kierownika jednostki, Uchwałami Rady Gminy). Kontrola zarządcza stanowi podstawę efektywnego zarządzania Urzędem, dostarcza niezbędnych informacji do podejmowania właściwych decyzji zarządczych.

§ 2. Celem kontroli zarządczej w Urzędzie jest zapewnienie w szczególności:

* zgodności działalności Urzędu z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi,

* skuteczności i efektywności działania, w tym efektywnego wykorzystania zasobów ludzkich i majątkowych,

* wiarygodności sprawozdań,

* ochrony zasobów, w tym danych osobowych i informacji niejawnych, przed utratą lub zniszczeniem,

* przestrzegania i promowania etycznego postępowania na wszystkich szczeblach organizacyjnych Urzędu,

* efektywności i skuteczności przepływu informacji wewnątrz Urzędu oraz zapewnienie właściwej komunikacji zewnętrznej,

* zarządzania ryzykiem związanego z osiąganiem i realizacją celów i zadań, poprzez jego identyfikację, określanie sposobów postępowania i szacowanie wpływu ryzyka na prawidłowość realizacji celów i zadań.

Do słownictwa występującego w treści niniejszego Podręcznika oraz Załącznika Rejestr dokumentacji kontroli zarządczej ma zastosowanie nomenklatura odpowiednio określona w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu.

§ 3. Ponadto, ilekroć w podręczniku jest mowa o:

1) Jabłoniowa - należy przez to rozumieć Jabłoniowa będące gminą w rozumieniu przepisów ustawy o samorządzie gminnym,

2) Wójt - należy przez to rozumieć Wójta Gminy Jabłoniowa,

3) Sekretarz - należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Jabłoniowa,

4) Skarbnik - należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Jabłoniowa,

5) Radca Prawny - należy rozumieć przez to Radcę Prawnego Urzędu Gminy Jabłoniowa,

6) Urząd - należy przez to rozumieć Urząd Gminy Jabłoniowa,

7) Naczelnik Wydziału - należy przez to rozumieć Naczelników wydziałów Urzędu Gminy Jabłoniowa,

8) Dyrektor - należy przez to rozumieć Dyrektorów jednostek organizacyjnych Gminy Jabłoniowa utworzonych do realizacji zadań Gminy Jabłoniowa,

9) Wydział Finansowo-Budżetowy - należy przez to rozumieć Wydział Finansowo-Budżetowy Urzędu i Kontroli,

10) Audytor wewnętrzny - należy przez to rozumieć Audytora wewnętrznego w Gminie Jabłoniowa

11) Wydział Organizacyjny - należy przez to rozumieć Wydział Organizacyjny Urzędu.

12) Inspektor - należy przez to rozumieć samodzielne stanowiska pracy działające poza strukturą wydziałów i biur Urzędu,

13) Pełnomocnik ds. SZJ - należy przez to rozumieć Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością.

14) Wydział/Biuro - należy przez to rozumieć wydziały i biura Urzędu.

15) Jednostka organizacyjna - należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne Gminy Jabłoniowa utworzone do realizacji zadań.

16) Podręcznik kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć Podręcznik organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie.

17) Ryzyko - należy przez to rozumieć zdarzenie lub działanie, które będzie miało wpływ na zdolność jednostki do realizacji celów jej działalności. Może mieć charakter negatywnego zagrożenia lub też pozytywnej możliwości, (Załącznik do zarządzenia Nr 2023/07/KZ)

18) Standard - należy przez to rozumieć standard kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, stanowiące załącznik do Komunikatu Nr 1/2016 Ministerstwa Finansów z dnia 16 lutego 2016 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Monitor Polski z 2016 r. poz. 136).

Rozdział II

System kontroli zarządczej

§ 4. Kontrola zarządcza w JST funkcjonuje na dwóch poziomach:

1) I poziom - kontrola zarządcza:

a) w Urzędzie za funkcjonowanie, której odpowiada Wójt realizowana jest przez dyrektorów komórek organizacyjnych Urzędu oraz samodzielne stanowiska w ramach posiadanych kompetencji wynikających z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu

b) w jednostkach organizacyjnych Gminy Jabłoniowa, za funkcjonowanie której odpowiadają kierownicy tych jednostek.

2) II poziom - kontrola zarządcza na poziomie Gminy Jabłoniowa, jako jednostki samorządu terytorialnego, za funkcjonowanie której odpowiada Wójt Gminy Jabłoniowa.

Koordynacja kontroli zarządczej

1. Zadaniem Wydziału Organizacyjnego jest prowadzenie bieżącej analizy informacji zarządczych, wskazujących na występujące zagrożenia w osiągnięciu celów lub zadań oraz inicjowanie działań korekcyjnych mających na celu wyeliminowanie wykrytych stanów niepożądanych, korygujących mających na celu wyeliminowanie przyczyn wykrytych stanów niepożądanych, bądź wspomagających.

2. Wydział Organizacyjny zapewnia osiągnięcie efektu koordynacyjnego, o którym mowa w ust. 1 w obszarze jednostek organizacyjnych Gminy Jabłoniowa, za pośrednictwem właściwych nadzorujących komórek organizacyjnych Urzędu.

3. Wydział Organizacyjny, przedstawia Wójtowi:

1) do 31 marca każdego roku, zbiorczą informację o stanie kontroli zarządczej w Urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych Gminy Jabłoniowa za rok poprzedni,

2) na podstawie otrzymanych danych, raport z koordynowania zarządzania ryzykiem (rejestr ryzyk o najwyższym priorytecie).

4. Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem kontroli zarządczej, w tym realizacją celów, sprawozdawczością i zarządzaniem ryzykiem w jednostkach organizacyjnych Urzędu oraz jednostkach organizacyjnych Gminy Jabłoniowa sprawują właściwi Wójt Gminy Jabłoniowa, Sekretarz Gminy Jabłoniowa, Skarbnik Gminy Jabłoniowa.

§ 4. 1 Kierownik Jednostki zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Urzędzie, gwarantującej realizację celów i zadań zgodnie z przyjętymi założeniami.

2. W celu zapewnienia funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Wójt przyjmuje do stosowania we wszystkich komórkach organizacyjnych

Cel i zakres kontroli zarządczej

§ 5 1. Głównymi celami kontroli zarządczej jest zapewnienie:

* zgodności działań z przepisami prawa, przyjętymi procedurami wewnętrznymi,

* skuteczności i efektywności działania,

* przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

* wiarygodności sprawozdań, w tym sprawozdań finansowych,

* używania zasobów w sposób oszczędny i przynoszący pożytek oraz ich zabezpieczenie i ochrona,

* osiągnięcia efektywnego i skutecznego przepływu informacji,

* bieżącego identyfikowania i monitorowania ryzyk związanych z realizacją zadań i osiąganiem celów oraz ustalanie i podejmowanie reakcji na ryzyka,

* zapewnienia ciągłego doskonalenia procesów zarządzania.

2. Na system kontroli zarządczej składają się w szczególności:

* ustawy, rozporządzenia, uchwały Rady Gminy, zarządzenia Wójta,

* procedury, instrukcje, zakresy czynności i obowiązki pracowników, polecenia służbowe,

* ustalenie misji Urzędu, celów i zadań strategicznych w ramach poszczególnych zadań budżetowych oraz zadań wspomagających osiągnięcie celów strategicznych, a także mierników określających stopień ich realizacji,

* zarządzanie ryzykiem przez dyrektorów jednostek organizacyjnych Urzędu, samodzielne stanowiska oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Jabłoniowa (identyfikacja ryzyka i szans, analiza ryzyka, podejmowanie działań zapobiegających występowaniu ryzyka, podejmowanie działań w celu wykorzystania szans).

3. System kontroli zarządczej podlega w sposób ciągły elastycznemu dostosowywaniu do zmieniających się potrzeb i uwarunkowań prawnych.

Na kontrolę zarządczą w JST sprawowaną przez Wójta w sposób określony składają się m.in. wyniki:

* samokontroli pracowniczej, do której zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w Urzędzie, bez względu na stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy,

* kontroli funkcjonalnej sprawowanej przez osoby zajmujące stanowiska kierownicze w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Gminy Jabłoniowa,

* kontroli wewnętrznej i zewnętrznej,

* kontroli finansowej sprawowanej przez Skarbnika Gminy Jabłoniowa oraz głównych księgowych jednostek organizacyjnych Gminy Jabłoniowa,

* audytu wewnętrznego, w szczególności w zakresie niezależnej i obiektywnej oceny kontroli zarządczej oraz czynności doradczych,

* kontroli instytucjonalnej realizowanej przez podmioty zewnętrzne, a w szczególności przez Regionalną Izbę Obrachunkową, Najwyższą Izbę Kontroli, Urząd Skarbowy.

Rozdział III

Standardy KZ

W celu zapewnienia funkcjonowania kontroli zarządczej Wójt przyjmuje do stosowania we wszystkich komórkach organizacyjnych Urzędu standardy kontroli zarządczej określone w Komunikacie Nr 1/2016 Ministerstwa Finansów z dnia 16 lutego 2016 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, w zakresie:

Urzędu standardy kontroli zarządczej określone w Komunikacie Nr 1/2016 Ministerstwa Finansów z dnia 16 lutego 2016 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, w zakresie:

* środowiska wewnętrznego,

* celów i zadań, w tym zarządzania ryzykiem,

* mechanizmów kontroli,

* informacji i komunikacji,

* monitorowania i oceny.

Środowisko wewnętrzne

Przestrzeganie wartości etycznych

§ 6. 1. Kadra kierownicza i pracownicy są świadomi wartości etycznych przyjętych w Urzędzie i przestrzegają ich przy wykonywaniu powierzonych zadań.

1. Zasady dotyczące zachowań etycznych pracowników oraz postępowanie w sytuacji złamania tych zasad zostały zawarte w Kodeksie etyki pracownika Urzędu.

2. Wszyscy pracownicy wykonują swoje obowiązki, zadania i czynności w sposób planowy, skuteczny, zorganizowany, rzetelny, sumienny, sprawny, terminowy i bezstronny, świadcząc pracę z poczuciem misji i wizji Urzędu oraz zaangażowaniem i współodpowiedzialnością za realizację strategii Urzędu.

3. Kadra kierownicza Urzędu wspiera i promuje przestrzeganie wartości etycznych, dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami.

Kompetencje zawodowe

§ 7. 1. Zapewnienie odpowiedniej obsady kadrowej i wyposażenie pracowników w niezbędne kompetencje, w tym wiedzę i umiejętności, gwarantuje osiągnięcie celów oraz realizację zadań Urzędu.

2. Utrzymaniu i rozwojowi kompetencji pracowników Urzędu służą w szczególności:

* otwarty i konkurencyjny nabór pozwalający na zatrudnienie najlepszych kandydatów,

* adaptacja zawodowa organizowana dla osób podejmujących po raz pierwszy pracę w jednostkach samorządowych,

* ciągła identyfikacja i analiza potrzeb szkoleniowych,

* realizacja szkoleń i innych projektów mających na celu usunięcie zidentyfikowanych luk kompetencyjnych poprzez dostarczanie, aktualizację lub uzupełnianie niezbędnej wiedzy i umiejętności,

* badanie jakości i skuteczności podejmowanych działań szkoleniowych.

3. Działania związane z zapewnieniem i utrzymaniem kompetencji pracowników realizowane są w ramach obowiązujących w Urzędzie formalnych dokumentów i procedur składających się na system zarządzania zasobami ludzkimi i gwarantujących spójne i kompleksowe podejście do kwestii związanych z pozyskiwaniem, rozwojem oraz zarządzaniem personelem.

Struktura Organizacyjna

§ 8. 1. Struktura organizacyjna odpowiada zadaniom realizowanym przez Urząd.

2. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu został określony w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu.

3. Zakres zadań i obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności został określony dla każdego pracownika w formie pisemnego zakresu czynności. Przyjęcie zakresu czynności przez pracownika jest potwierdzane podpisem.

4. Ramowy zakres czynności i odpowiedzialności został określony dla kierowników komórek organizacyjnych i ich zastępców oraz osób pełniących obowiązki na tych stanowiskach. Przyjęcie ramowego zakresu czynności i odpowiedzialności jest potwierdzane przez wskazane wyżej osoby podpisem.

5. Obok zakresów zadań i obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności w Urzędzie obowiązują procedury wewnętrzne, określające w swojej treści dodatkowe obowiązki poszczególnych pracowników np. bezpośrednich przełożonych.

Delegowanie uprawnień

§ 9. 1. W Urzędzie delegowanie uprawnień następuje w formie pisemnego udzielania upoważnień i pełnomocnictw przez Wójta lub Radę Gminy.

2. Uprawnienia delegowane są w zakresie adekwatnym do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich złożoności i odpowiedzialności oraz ryzyka z nimi związanego.

3. Przyjęcie do realizacji delegowanych uprawnień jest potwierdzone podpisem pracownika.

4. Rejestr udzielonych upoważnień i pełnomocnictw prowadzi Wydział Organizacyjny odpowiedzialna za organizację w Urzędzie.

Rozdział IV

Cele i zarządzanie ryzykiem

§ 10. Cel istnienia Urzędu został określony w Strategii Urzędu

Misja

§ 11. 1. Dla osiągnięcia celu istnienia określono misję Urzędu: "Zapewnienie sprawnego funkcjonowania gminy i zaspokajanie potrzeb jej mieszkańców".

2. Misja realizowana jest poprzez cele podstawowe np:

1) Rozwój infrastruktury drogowej

2) Poprawa jakości edukacji

3) Wzrost bezpieczeństwa publicznego

4) Ochrona środowiska naturalnego

5) Rozwój przedsiębiorczości

6) Wspieranie inicjatyw społecznych

7) Poprawa jakości usług komunalnych

8) Promocja gminy

Określanie celów i zadań

§ 12. 1. Cele i zadania w Urzędzie wyznaczane są w perspektywie rocznej przez komórki organizacyjne.

2. Przy wyznaczaniu celów i zadań uwzględnia się:

1) zadania zaplanowane w projekcie budżetu,

2) cele określone w Strategii Urzędu Strategii Rozwoju Gminy Jabłoniowa

3) cele określone dla zidentyfikowanych procesów.

§ 13. Urząd zarządza jakością oraz ciągle doskonali swoje działanie zgodnie z wymogami ISO 9001 przy jednoczesnym zapewnieniu świadomości istoty i ważności działań pracowników w kontekście osiągania celów jakości oraz przeciwdziała występowaniu zdarzeń o charakterze korupcyjnym zgodnie z wymogami ustawy antykorupcyjnej.

Zarządzanie ryzykiem

§ 14. 1. W celu zwiększenia prawdopodobieństwa realizacji celów i zadań oraz minimalizacji możliwości wystąpienia zdarzenia o charakterze korupcyjnym w Urzędzie prowadzony jest wielopoziomowy proces zarządzania ryzykiem.

2. Zarządzanie ryzykiem w Urzędzie odbywa się według zasad:

1) integracji z obowiązującym w Urzędzie systemem zarządzania,

2) powiązania z celami i zadaniami urzędu, wynikającymi z budżetu Urzędu,

3) powiązania z procesami w kontekście identyfikacji i oceny ryzyka o charakterze korupcyjnym,

4) powiązania z projektami realizowanymi w Urzędzie,

5) przypisania odpowiedzialności,

6) proporcjonalności działań postępowania z ryzykiem do kosztów tych działań.

§ 15. Kierownicy komórek organizacyjnych zapewniają realizację celów, zadań oraz działań służących minimalizacji ryzyka do poziomu akceptowanego, określonych w budżecie Urzędu.

§ 16. Właściciele procesów zapewniają nadzorowanie i realizację procesów biorąc pod uwagę działania zmierzające do minimalizacji ryzyka wystąpienia zdarzeń o charakterze korupcyjnym.

Rozdział V

Mechanizmy kontroli

Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej

§ 17. 1. Na dokumentację systemu kontroli zarządczej składają się: Zarządzenia Wójta, Uchwały Rady Gminy, procedury postępowania, dokumentacja systemu zarządzania jakością, dokumentacja systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym, dokumenty określające zakres czynności pracowników, upoważnienia i pełnomocnictwa oraz inne dokumenty.

1) Rejestr dokumentacji systemu kontroli zarządczej, zawierający wykaz wspólnych dla wszystkich komórek organizacyjnych regulacji wewnętrznych, stanowi Załącznik do niniejszego Podręcznika. Aktualizacja rejestru dokumentacji odbywa się na bieżąco bez konieczności zmiany zapisów Zarządzenia Wójta w sprawie wdrożenia, stosowania, utrzymywania i doskonalenia systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Wójta. Rejestr dostępny jest w systemie BIP - Biuletyn Informacji Publicznej.

2) Szczegółowy sposób postępowania z dokumentacją systemu kontroli zarządczej określa instrukcja kancelaryjna.

3) W Urzędzie każdy pracownik ma zapewniony dostęp do zawsze aktualnych przepisów prawnych. Dla zapobieżenia stosowaniu nieaktualnych przepisów, wszystkie komórki organizacyjne posiadają dostęp do programu LEX informacji prawnej oraz dostęp do Dziennika Ustaw.

4) Dokumentacja systemu kontroli zarządczej jest także dostępna dla pracowników Urzędu za pośrednictwem rozwiązań informatycznych w intranecie — Sieć wewnętrzna, oraz w ramach BIP zamieszczonego pod adresem www.jabloniowa.bip.gov.pl.

Nadzór

§ 18. 1. W Urzędzie prowadzony jest w ramach podległości służbowej stały nadzór nad wykonywaniem zadań, w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji oraz nadzór nad realizacją procesów.

2. Stały nadzór nad wykonywaniem zadań obejmuje:

* precyzyjne komunikowanie obowiązków, zadań, odpowiedzialności pracownikom, zgodnie z hierarchią służbową, wyznaczające kierunki ich działania,

* systematyczną ocenę stanu i efektów pracy osób nadzorowanych w powierzonym zakresie, udzielanie wskazówek i niezbędnych informacji w celu skorygowania powstających niezgodności,

* zatwierdzanie wyników pracy poprzez parafowanie lub podpisywanie dokumentów zgodnie z posiadanymi uprawnieniami.

* Kierownicy komórek organizacyjnych sprawują stały nadzór nad właściwą realizacją procesów przypisanych komórce organizacyjnej oraz celów procesów dla komórki. Właściciel procesu jest odpowiedzialny za planowanie, dokumentowanie, wdrażanie, nadzorowanie, monitorowanie i skuteczne doskonalenia przebiegu procesu.

* Elementem nadzoru jest postępowanie kontrolne zgodne z przyjętymi w Urzędzie zasadami.

Ciągłość działalności

§ 19.1. W Urzędzie istnieją mechanizmy służące utrzymaniu ciągłości działalności wykorzystujące między innymi wyniki analizy ryzyka.

2. W celu zapewnienia ciągłości działalności Urzędu ustanowiony został system zastępstw pracowników i kadry kierowniczej w zakresach czynności, upoważnieniach i pełnomocnictwach.

3. Ciągłość działalności Urzędu zapewnia także stosowanie, tam, gdzie jest to konieczne procedur postępowania, w tym wynikających wprost z przepisów prawa, które gwarantują powtarzalność realizowanych czynności.

4. Sprawy prowadzone są w sposób zapewniający jednolitość tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą i gwarantujący ich identyfikację i identyfikowalność.

5. Szczególnym mechanizmem zapewniającym ciągłość działalności są procedury związane z postępowaniem w sytuacjach klęski żywiołowej lub na wypadek wojny.

Ochrona zasobów

§ 20. 1. W celu zapewnienia ochrony zasobów Urzędu pracownicy są zobowiązani do:

1. przestrzegania ustalonych w Regulaminie pracy zasad porządku i dyscypliny pracy oraz przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,

2. dochowania tajemnic ustawowo chronionych w tym w szczególności w zakresie ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych, w tym przechowywanych w systemach informatycznych oraz informacji niejawnych,

3. przestrzegania zasad określonych w procedurach korzystania z intranetu, BIP, poczty elektronicznej i systemów informatycznych.

4. W celu prowadzenia nadzoru nad poszczególnymi składnikami majątku Urzędu prowadzone jest okresowe porównanie stanu zasobów z zapisami we właściwych rejestrach.

5. W celu zapewnienia bezpieczeństwa informacji wyznaczono Inspektora bezpieczeństwa informacji oraz osobę go zastępującą.

Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych

§ 21. 1.W Urzędzie istnieją mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych dotyczące:

* rzetelnego i pełnego dokumentowania i rejestrowania operacji finansowych i gospodarczych,

* zatwierdzania (autoryzacji) operacji finansowych przez Wójta lub osoby przez niego upoważnione, 3) podziału kluczowych obowiązków,

* weryfikacji operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych

§ 22. 1. W Urzędzie przestrzegane są: zasady bezpieczeństwa informacji, zarządzania systemami informatycznymi, w tym służącymi do przetwarzania danych osobowych, a także polityka bezpieczeństwa informacji oraz zasady regulujące tworzenie, testowanie i odtwarzanie kopii zapasowych.

2. W celu zapewnienia przestrzegania zasad i wymagań bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych u Wójta wyznaczono Administratora bezpieczeństwa informacji.

Rozdział VI

Informacja i komunikacja

Bieżąca informacja

§ 23. 1. Pracownicy mają zapewniony w odpowiedniej formie i czasie dostęp do właściwych oraz rzetelnych informacji potrzebnych do realizacji przypisanych im zadań i obowiązków służbowych, przy wykorzystaniu dostępnych w Urzędzie kanałów komunikacji.

2. Bieżąca informacja jest aktualna, rzetelna, adekwatna, zrozumiała i pomocna w podejmowaniu decyzji.

Komunikacja wewnętrzna

§ 24. 1. W Urzędzie zapewniono efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej, na które składają się:

1) Intranet - Sieć wewnętrzna umożliwiający dostęp do:

* bazy danych zawierającej prawa lokalnego , Zarządzenia Wójta,

* Systemu Zarządzania Jakością - zawierającego dokumentację Systemu

* LEX - zapewniający dostęp do aktualnych aktów prawnych,

* notatek z okresowych narad kadry kierowniczej

* wewnętrznych zakładek tematycznych związanych z funkcjonowaniem Urzędu.

2) Tablica ogłoszeń

3) informacje przekazywane pocztą elektroniczną.

2. System komunikacji umożliwia przepływ potrzebnych informacji wewnątrz Urzędu, zarówno w kierunku pionowym jak i poziomym.

Komunikacja zewnętrzna

§ 25. 1. W Urzędzie zapewniono efektywny system wymiany ważnych informacji z klientami zewnętrznymi, mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań.

2. Komunikacja z klientem zewnętrznym odbywa się poprzez kontakty bezpośrednie z pracownikami Urzędu, w tym rozmowy telefoniczne, wymianę korespondencji, BIP, stronę internetową, system przyjmowania skarg, wniosków i postulatów.

3. W ramach Urzędu funkcjonuje Wydział Promocji odpowiedzialna za kontakty z mediami, która zarządza polityką informacyjną związaną z komunikatami i informacjami prasowymi, wypowiedziami, konferencjami prasowymi, dniami otwartymi.

Rozdział VII

Monitorowanie systemu kontroli zarządczej

§ 26. Kierownicy komórek organizacyjnych na bieżąco monitorują i oceniają poszczególne elementy systemu kontroli zarządczej, w celu rozwiązywania zidentyfikowanych problemów i niezgodności, co przyczynia się do realizacji założonych celów i zadań.

Samoocena

§ 27. 1. W Urzędzie prowadzona jest raz w roku samoocena systemu kontroli zarządczej.

2. Samoocena systemu kontroli zarządczej prowadzona jest przez kadrę kierowniczą i pracowników Urzędu za dany rok kalendarzowy, nie później niż do dnia 31 marca.

Audyt wewnętrzny

§ 28. 1. W celu dostarczenia obiektywnej i niezależnej oceny kontroli zarządczej w Urzędzie funkcjonuje Audytor wewnętrzny odpowiedzialna za audyt wewnętrzny.

2. Zasady funkcjonowania audytu wewnętrznego w Urzędzie określa ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, regulamin audytu wewnętrznego Urzędu oraz statut Urzędu.

Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej

§ 29. 1. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Urzędu, samodzielne stanowiska oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Jabłoniowa ponoszą odpowiedzialność za działania podejmowane w celu kontroli i nadzoru procesów zachodzących w kierowanych przez siebie jednostkach, w sposób umożliwiający Wójtowi zapewnienie, że:

1) działania te są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, procedurami wewnętrznymi, określonymi przez Ministerstwo Finansów standardami kontroli zarządczej oraz wytycznymi w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych,

2) zamierzenia i programy strategiczne, a także cele i plany jednostek są osiągane,

3) ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i monitorowane celem ciągłej poprawy procesów,

4) zasady etycznego postępowania pracowników są przestrzegane i promowane,

5) przepływ informacji jest efektywny i skuteczny,

6) posiadane zasoby są właściwie zabezpieczone i chronione,

7) dane i informacje publikowane lub udostępniane wewnętrznie, czy na zewnątrz są rzetelne, wiarygodne i aktualne.

Do obowiązków osób wskazanych, jako nadzorujących wykonywanie powierzonych im zadań, należy w szczególności:

1) zapoznanie podległych pracowników ze Standardami, a także z treścią Podręcznika,

2) zorganizowanie i zapewnienie funkcjonowania adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej w kierowanych przez siebie jednostkach,

3) wprowadzenie systemów