Procedura monitorowania zdarzeń organizacyjnych

Zarządzenie nr 2023/10/ZO

Dyrektora Generalnego

z dnia 25 października 2023 r.

w sprawie wprowadzenia procedury monitorowania zdarzeń organizacyjnych

Na podstawie art. 68 oraz art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zarządzam co następuje:

§1

Wprowadzam do stosowania w ElektroSzyb Sp. z o.o. Procedurę monitorowania zdarzeń organizacyjnych, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§2

Procedura, o której mowa w § 1, stanowi element kontroli zarządczej funkcjonującej w ElektroSzyb Sp. z o.o. a jej stosowanie należy do obowiązków każdego pracownika.

§3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik do

Zarządzenia nr 2023/10/ZO

Dyrektora Generalnego

z dnia 25 października 2023 r.

w sprawie wprowadzenia procedury monitorowania zdarzeń organizacyjnych

§1

1. Każdy pracownik, który ma dostęp do systemu ERP i poweźmie informację związaną z nieprawidłowościami w funkcjonowaniu organizacji, zwany dalej ZGŁASZAJĄCYM, jest obowiązany do niezwłocznej rejestracji tego zdarzenia z wykorzystaniem modułu ZDARZENIA ORGANIZACYJNE poprzez funkcję NOWE ZGŁOSZENIE.

2. Przez zdarzenie organizacyjne należy rozumieć nieprawidłowości w funkcjonowaniu organizacji.

§2

1. ZGŁASZAJĄCY wypełnia formularz zgłoszenia, wskazując przynajmniej: czego dotyczy zgłoszenie, najbardziej optymalny dział, którego dotyczy zdarzenie organizacyjne, kategorię zdarzenia, jak również miejsce zdarzenia organizacyjnego oraz datę obserwacji.

2. Jeżeli zdarzenie organizacyjne dotyczy danych osobowych, ZGŁASZAJĄCY jest zobowiązany do zaznaczenia odpowiedniego pola formularza zgłoszenia.

§3

Czas do załatwienia zgłoszenia zdarzenia organizacyjnego wynosi maksymalnie 14 dni. Każde zgłoszenie zdarzenia organizacyjnego jest załatwiane bez zbędnej zwłoki.

§4

Każdy pracownik jest zobowiązany do współpracy przy załatwianiu zgłoszenia zdarzenia organizacyjnego, w szczególności jeżeli zdarzenie organizacyjne jest związane z jego zadaniami i kompetencjami.

§5

Zarządzaniem zgłoszeń zdarzeń organizacyjnych zajmuje się MANAGER ZGŁOSZENIA. Do kompetencji MANAGERA ZGŁOSZENIA należy:

1) wprowadzanie do formularza zgłoszenia ZADAŃ należących do kategorii POWIĄZANYCH ze zgłaszanym zdarzeniem organizacyjnym oraz RYZYKA, które ma związek ze zgłaszanym zdarzeniem organizacyjnym;

2) dołączanie kolejnych działów, do których należy kompleksowe zarządzanie zgłoszonym zdarzeniem organizacyjnym;

3) wprowadzanie zatwierdzonych zgłoszeń organizacyjnych do rejestru zdarzeń organizacyjnych i nadzór nad ich dalszym procedowaniem;

4) włączanie opcji anonimizacji danych pracownika dokonującego zgłoszenia zdarzenia organizacyjnego;

5) nadzorowanie czasu załatwienia zgłoszonego zdarzenia organizacyjnego przez dział przyporządkowany jako WŁAŚCICIELA ZDARZENIA ORGANIZACYJNEGO;

6) kierowanie do rozstrzygnięcia przez Anna Kowalska sporów kompetencyjnych pomiędzy działami wskazanymi w zgłoszeniu zdarzenia organizacyjnego jako WŁAŚCICIELI ZDARZENIA ORGANIZACYJNEGO;

7) gdy zdarzenie organizacyjne kwalifikuje się do kategorii RYZYKO - przekazywanie zgłoszeń organizacyjnych do panelu ZGŁOŚ ZDARZENIE dla RYZYKA;

8) niezwłoczne informowanie inspektora ochrony danych o zdarzeniu organizacyjnym, wobec którego zaznaczono w formularzu zgłoszenia, że dotyczy danych osobowych.

§6

Dostęp do wszystkich zgłoszonych ZDARZEŃ ORGANIZACYJNYCH, niezależnie od ich dalszej kwalifikacji i statusu, ma dział audytu, inspektor ochrony danych osobowych i dział kontroli.

§7

Rejestr zdarzeń organizacyjnych jest stałym elementem przeglądu służącego uzyskaniu zapewnienia o funkcjonowaniu kontroli zarządczej.