Regulamin kontroli zarządczej

ZARZĄDZENIE NR 12/2024 WÓJTA GMINY ZIELONA GÓRA

ZIELONA GÓRA

z dnia 15.10.2024 r.

w sprawie wprowadzenia Regulaminu kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Zielona Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1270, 1273, 1407, 1429, 1641, 1693, 1872.) w związku z Komunikatem Ministra Finansów Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r., Nr 15, poz. 84), Komunikatem Ministra Finansów Nr 3 z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. MF z 2011 r., Nr 2, poz. 11), Komunikatem Ministra Finansów Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (Dz.U. MF z 2012 r., poz. 56) zarządzam, co następuje:

§ 1. Wprowadzam Regulamin kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Zielona Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Zobowiązuję kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Gminy Zielona Góra oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Zielona Góra do zapoznania się z treścią niniejszego regulaminu i poinformowaniu o jego treści podległych im pracowników, a także przestrzegania zapisów w nim zawartych.

§ 3. 1. Powołuję koordynatora systemu kontroli zarządczej, w osobie Anna Nowak (Sekretarz Gminy).

2. Zakres upoważnień i odpowiedzialności koordynatora jest opisany w ww. regulaminie.

§ 4. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Janowi Kowalskiemu (Sekretarzowi Gminy).

§ 5. Traci moc Zarządzenie Nr 10/2023

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia i podlega ogłoszeniu w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami.

Regulamin kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Zielona Góra i w jednostkach organizacyjnych Gminy Zielona Góra

§ 1. 1. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy opracowany w celu dostarczenia racjonalnego zapewnienia co do realizacji zadań Gminy w następujących obszarach:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

2) skuteczności i efektywności działania,

3) wiarygodności sprawozdań,

4) ochrony zasobów ( m.in. pracowników, mienia, infrastruktury),

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji i komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej,

7) skuteczności zarządzania ryzykiem, tj. bieżącego identyfikowania, analizy, oceny i monitorowania ryzyk związanych z realizacją zadań i osiąganiem zamierzonych celów oraz ustalanie i podejmowanie reakcji na ryzyko.

2. Na kontrolę zarządczą składa się pięć wzajemnie powiązanych elementów:

1) środowisko wewnętrzne,

2) cele i zarządzanie ryzykiem,

3) mechanizmy kontroli,

4) informacja i komunikacja,

5) monitorowanie i ocena, szczegółowo opisanych Standardach kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Komunikat Ministra Finansów Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r., Nr 15, poz. 84).

§ 2. 1. Ustalenia niniejszego Regulaminu kontroli zarządczej ( zwany dalej Regulaminem) dotyczą:

1) sposobu organizacji i zasad wykonywania kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy w Zielona Góra (zwanego dalej Urzędem) i jednostkach organizacyjnych Gminy Zielona Góra (zwanych dalej Jednostkami) ,

2) ustalenia zasad koordynacji kontroli zarządczej,

3) celów i zadań kontroli zarządczej,

4) zasad zarządzania ryzykiem,

5) zasad monitorowania systemu kontroli zarządczej,

6) zasad praktycznego wykorzystania aplikacji (programów teleinformatycznych) wspomagających system kontroli zarządczej w Urzędzie, w celu poprawnego dokumentowania systemu kontroli zarządczej.

2. Dokumentację systemu kontroli zarządczej w Urzędzie i Jednostkach stanowią w szczególności regulaminy, procedury, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne dokumenty wewnętrzne ustalone odrębnymi zarządzeniami Wójta lub kierowników Jednostek.

3. System kontroli zarządczej podlega w sposób ciągły elastycznemu dostosowywaniu do zmieniających się potrzeb i uwarunkowań prawnych.

4. W celu dokumentowania systemu kontroli zarządczej stosuje się wszystkie formularze (wzory) określone w procedurach, instrukcjach oraz zawarte w programach informatycznych użytkowanych w Urzędzie i Jednostkach, mające związek z funkcjonowaniem kontroli zarządczej.

5. Podstawą do uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej są wyniki monitorowania, samooceny systemu oraz przeprowadzonych audytów i kontroli.

§ 3. 1. Niniejszy Regulamin kontroli zarządczej w Urzędzie i Jednostkach, reguluje zasady i tryb funkcjonowania kontroli zarządczej w tych jednostkach.

2. Kontrola zarządcza w Gminie funkcjonuje na dwóch poziomach:

1) Jednostek organizacyjnych Gminy , której funkcjonowanie organizują kierownicy tych jednostek, w tym - Wójt w stosunku do Urzędu (I poziom),

2) Gminy Zielona Góra jako jednostki samorządu terytorialnego, w której zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej należy do kompetencji Wójta jako Przewodniczącego Zarządu Gminy. (II poziom).

3. Wójt (na I poziomie kontroli zarządczej) wykonuje kontrolę zarządczą przy pomocy zastępcy Wójta, Sekretarza, Skarbnika, kierowników komórek organizacyjnych oraz pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach, zgodnie z postanowieniami Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Zielona Góra.

4. Kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Zielona Góra organizują i zapewniają adekwatny, skuteczny i efektywny system kontroli zarządczej w tych jednostkach, uwzględniając specyfikę i charakter danej jednostki.

5. Kadra zarządzająca i pracownicy Urzędu w Zielona Góra oraz jednostek organizacyjnych Gminy Zielona Góra, mają obowiązek znajomości i stosowania standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych zawarte w komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF z 2009 r., Nr 15, poz. 84), wytyczne w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych ujęte w komunikacie Nr 3 Ministerstwa Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. (Dz. Urz. MF z 2011 r., Nr 2 poz.11) oraz wytycznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem określonych w komunikacie Nr 6 Ministerstwa Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. (D. Urz. MF z 2012 r., poz. 56).

§ 4. 1. Kontrola zarządcza w Gminie Zielona Góra obejmuje całościowe zarządzanie jednostką samorządu terytorialnego, zaś istotnym jej elementem jest system wyznaczania celów i zadań oraz monitorowanie stopnia ich realizacji.

2. Cele działalności i zadania, realizowane w ramach działalności Gminy (cele strategiczne i operacyjne) wynikają z ustawowych zadań Gminy i ujęte są każdorazowo w przyjętych do realizacji strategiach i planach, a w szczególności w Strategii Rozwoju Gminy Zielona Góra i w Wieloletniej Prognozie Finansowej.

§ 5. 1. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy należy, zgodnie z art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, do obowiązków Wójta, a zadania służące jej poprawnej realizacji wykonują wszyscy pracownicy Urzędu.

2. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy Zielona Góra należy, zgodnie z art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, do obowiązków kierowników tych jednostek, a zadania służące jej poprawnej realizacji wykonują wszyscy pracownicy jednostek.

§ 6. 1. Koordynację kontroli zarządczej na obu poziomach prowadzi Anna Nowak (Sekretarz Gminy) Zielona Góra zwany w dalszej części Regulaminu kontroli zarządczej "Koordynatorem", przy pomocy komórek organizacyjnych Urzędu, zgodnie z określonym w Regulaminie Organizacyjnego Urzędu podziałem kompetencji i zadań.

2. Koordynacja kontroli zarządczej polega w szczególności na:

1) inicjowaniu lub zatwierdzaniu propozycji działań naprawczych i/lub usprawniających system kontroli zarządczej,

2) analizie informacji przekazywanych przez właściwe merytorycznie komórki organizacyjne Urzędu, a pochodzących z systematycznego monitorowanie ryzyk związanych z realizacją zadań w komórkach organizacyjnych Urzędu w oparciu o dokumenty w wersji papierowej oraz aplikacje (programy teleinformatyczne) wspomagające system kontroli zarządczej w Urzędzie,

3) koordynowaniu opracowywania rocznego planu działania Urzędu i rocznych planów działania Jednostek,

4) koordynowaniu przeprowadzania corocznej samooceny systemu kontroli zarządczej w Urzędzie,

5) przedkładanie Wójtowi wniosków i propozycji w zakresie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Urzędzie i Jednostkach.

3. Za nadzorowanie poprawności funkcjonowania kontroli zarządczej na poziomie organizacyjnym i technicznym w komórkach organizacyjnych Urzędu odpowiadają ich kierownicy. Zadania kierowników w zakresie kontroli zarządczej w kierowanej przez nich komórce organizacyjnej polegają w szczególności na:

1) opracowywaniu rocznych planów działalności podległej komórki organizacyjnej wraz z analizą ryzyk dla poszczególnych zadań zgodnie ze standardami w tym zakresie przyjętymi dla systemu kontroli zarządczej,

2) bieżącym zarządzaniu ryzykami związanymi z realizacją zadań w podległej komórce organizacyjnej w ramach systemu zarządzania ryzykiem z wykorzystaniem aplikacji (programów teleinformatycznych) wspomagających system kontroli zarządczej w Urzędzie,

3) analizie informacji zarządczej pochodzącej z systemu kontroli zarządczej o występujących zagrożeniach w osiągnięciu celów lub zadań (projektów) realizowanych w podległej komórce,

4) zapewnienie przestrzegania w podległej komórce organizacyjnej zasad bezpieczeństwa gromadzonych i przetwarzanych informacji, w tym RODO,

5) opracowywaniu projektów rozwiązań i mechanizmów kontroli służących zwiększeniu skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w podległej komórce organizacyjnej,

6) inicjowaniu działań: korekcyjnych, korygujących, naprawczych lub wspomagających,

7) pomocy przy optymalizacji i projektowaniu systemu kontroli zarządczej.

4. Kierownicy komórek organizacyjnych są odpowiedzialni za rzetelne, terminowe i efektywne dokumentowanie systemu kontroli zarządczej w Urzędzie, zgodnie z przyjętymi rozwiązaniami.

§ 7. Działalnością wspomagającą koordynację kontroli zarządczej jest działalność kontrolna oraz audyt wewnętrzny, wykonywane na zlecenie Wójta zarówno w Urzędzie, jak i innych jednostkach organizacyjnych Gminy.

§ 8. 1. W Urzędzie obowiązuje dokumentowanie systemu kontroli zarządczej z wykorzystaniem aplikacji (programów teleinformatycznych) wspomagających system kontroli zarządczej, któr