Zarządzenie w sprawie instrukcji organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych

Zarządzenie Ministerstwa Edukacji i Nauki

z dnia 2023-10-26 r.

w sprawie instrukcji organizacji i zakresu działania

archiwów zakładowych

Na podstawie statutu Ministerstwa Edukacji i Nauki art. 6 ust. 21b ustawy z 1999-01-14 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 1999 nr 14 poz. 124) zarządza się, co następuje:

§1

(Zakres przedmiotowy)

1. Zarządzenie określa instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, zwaną dalej instrukcją archiwalną, dla jednostek organizacyjnych Ministerstwa Edukacji i Nauki, zwanych dalej podmiotami.

2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o kierowniku podmiotu, należy przez to rozumieć, odpowiednio, Dyrektora Generalnego, Dyrektora Departamentu Wychowania Przedszkolnego, Dyrektora Departamentu Kształcenia Ogólnego, Dyrektora Departamentu Szkolnictwa Wyższego, Dyrektora Departamentu Nauki, Dyrektora Departamentu Współpracy Międzynarodowej oraz pozostałe organy zespolonej administracji rządowej w Warszawie, jeżeli te organy nie są obsługiwane przez urząd m. st. Warszawy.

3. W stosunku do organów stanowiących Kuratorium Oświaty w Krakowie, Kuratorium Oświaty w Poznaniu i Kuratorium Oświaty we Wrocławiu zadania w zakresie postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych realizują odpowiednie podmioty i kierownicy tych podmiotów.

§2

(Definicje)

Określenia użyte w rozporządzeniu oznaczają:

1. akta sprawy – dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;

2. archiwista – realizującego zadania archiwum zakładowego pracownika podmiotu;

3. kierownik komórki organizacyjnej – osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań;

4. komórka organizacyjna – wydzieloną organizacyjnie część podmiotu, w szczególności wydział, oddział, zespół, sekcja, referat lub samodzielne stanowisko pracy;

5. metadane – zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowywanie oraz zarządzanie;

6. odwzorowanie cyfrowe – dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;

7. pismo – wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia;

8. prowadzący sprawę – osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy;

9. przesyłka – dokumentację otrzymaną lub wysyłaną przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, określonej w art. 3 pkt 17 ustawy z 2005-02-17 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. 2005 nr 64 poz. 565);

10. skład chronologiczny – uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD;

11. skład informatycznych nośników danych – uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej;

12. sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;

13. system EZD – system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych;

14. system tradycyjny – system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;

15. teczka aktowa – materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej.

§3

(Odesłanie do załącznika)

Instrukcja archiwalna, określająca organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego oraz szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum zakładowym, stanowi załącznik do zarządzenia.

§4

(Określenie daty wejścia w życie)

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 2023-11-01.