Zarządzenie w sprawie kontroli spółek z udziałem gminy

Zarządzenie Nr 123/2024

Prezydenta Miasta

Gminy Wrocław

z dnia 24.10.2024

w sprawie zasad i trybu przeprowadzania indywidualnej kontroli wspólnikaw spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, w których Gmina Wrocław posiadaudziały

Na podstawie art. 11a ust. 1 pkt 2 i ust. 3, art. 30 ust. 2 pkt 3, art. 31 oraz art. 33 ust.3 i ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2023 r.poz. 1485) w związku z art. 212 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółekhandlowych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1467) zarządzam, co następuje:

§1

1. Zarządzenie określa zasady organizacji i przeprowadzania przez Gminę Wrocławindywidualnej kontroli wspólnika w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością,w których Gmina Wrocław posiada większościowe lub całkowite udziały, zwanych dalejSpółkami, z wyjątkiem tych spółek, których umowy wyłączają indywidualnąkontrolę wspólnika.

2. Zarządzenie określa również obowiązki komórki organizacyjnej odpowiedzialnejza nadzór nad spółkami, w zakresie przygotowania i monitorowania kontroli, o którejmowa w ust. 1 oraz informowania o jej wynikach.

§2

1. Kontrola, o której mowa w § 1 ust. 1, stanowi realizację prawa wspólnika do informacjio spółce, w ramach indywidualnej kontroli wspólnika w trybie art. 212 KSH.

2. Prawo indywidualnej kontroli wspólnika w trybie art. 212 KSH w spółkach, o którychmowa w § 1 ust. 1, przysługuje prezydentowi miasta Wrocławia.

3. Indywidualna kontrola wspólnika, o której mowa w ust. 2, polega na badaniu:

1) zgodności działalności Spółki z przepisami prawa, a przede wszystkim z KSH,RachunkU, PrZamPubl, umową Spółki, uchwałami zgromadzenia wspólników orazwewnętrznymi regulacjami;

2) celowości, gospodarności i rzetelności działania spółki.

§3

1. Zakres indywidualnej kontroli wspólnika w trybie art. 212 KSH obejmuje:

1) wgląd do ksiąg i dokumentów spółki,

2) możliwość sporządzania bilansu dla swojego użytku,

3) żądanie wyjaśnień od zarządu i pracowników spółki.

2. Przedmiotem kontroli może być objęta wszelka dokumentacja znajdująca się w spółcew szczególności:

1) księgi handlowe,

2) dokumentacja związana z toczącymi się procesami i postępowaniami,

3) zestawienie wyników za I kwartał 2024 r.,

4) potwierdzenie płacenia podatków i opłat lokalnych,

5) dokumentacja rozliczeń ZUS i z US,

6) spis inwentarza,

7) sprawozdania,

8) zawarte umowy,

9) protokoły z kontroli przeprowadzonych w spółce przez jednostki zewnętrzne,

10) treść korespondencji przychodzącej i wychodzącej.

3. Kontroli wspólnika mogą podlegać również dokumenty spółki, które zostały objęteklauzulą tajemnicy handlowej przedsiębiorstwa lub innymi ograniczeniami w zakresiedostępu do nich, przy zapewnieniu przestrzegania regulacji obowiązujących w tymzakresie w spółce.

4. Wspólnik przeprowadzający kontrolę może sporządzać dla własnego użytku notatkioraz bilans, celem którego jest odzwierciedlenie sytuacji majątkowej spółkina określony dzień wybrany przez wspólnika. Bilans ten nie stanowi części rocznegosprawozdania finansowego w rozumieniu ustawy o rachunkowości.

5. W toku prowadzonej kontroli wspólnik może żądać od zarządu spółki:

1) wyjaśnień w formie pisemnej lub ustnej,

2) przekazania kserokopii lub odpisów interesujących go dokumentów,

3) zgodność kopii, odpisów i wyciągów z oryginałami potwierdza pracownik spółki jesporządzający albo kierownik komórki organizacyjnej, w której znajduje sięoryginał lub dokument źródłowy,

4) zgodność kopii, odpisów, wyciągów opartych na dokumentach finansowo-księgowych potwierdza główny księgowy albo osoba przez niego upoważniona.

§4

1. Kontrola może być wykonywana również przez osobę/osoby, której/którym prezydentmiasta Wrocławia udzieli pisemnego pełnomocnictwa do przeprowadzenia kontroliw danej spółce w imieniu gminy.

2. W przypadku wskazania kilku pełnomocników jednemu z nich przypisuje sięfunkcję koordynacyjną.

3. Udzielenie pełnomocnictwa, o którym mowa w ust. 1, następuje na wniosek kierownikakomórki organizacyjnej, odpowiedzialnej za nadzór nad spółkami, skierowany doprezydenta miasta Wrocławia.

4. Prezydent miasta Wrocławia udziela pełnomocnictwa i podpisuje jednocześnieInstrukcję postępowania w toku kontroli, stanowiącą załącznik do wniosku, o którymmowa w ust. 3.

5. Rejestr pełnomocnictw udzielonych przez prezydenta miasta Wrocławiaprowadzi komórka organizacyjna odpowiedzialna za sprawy upoważnieńi pełnomocnictw.

6. Pełnomocnictwo, o którym mowa w ust. 1, może być w każdym czasie odwołane.

7. W celu analizy przekazanych dokumentów pełnomocnikowi może pomagać osoba,która posiada kwalifikacje oraz wiedzę fachową w przedmiocie kontroli.

§5

1. Przed przystąpieniem do kontroli osoba/y, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 1, otrzymująpełnomocnictwa i przyjmują do stosowania Instrukcję postępowania w toku kontroli,a także składają pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okolicznościuzasadniających wyłączenie z kontroli wspólnika. Za takie okoliczności uznaje sięwystąpienie uzasadnionych wątpliwości, co do bezstronności lub obiektywizmu tychosób, a także obawy, że pozyskane w trakcie kontroli informacje zostaną przez te osobywykorzystane w celach sprzecznych z interesem spółki.

2. Jeżeli okoliczności uzasadniające wyłączenie z kontroli wspólnika ujawnią się w tokukontroli, pełnomocnik powinien zawiadomić o nich niezwłocznie kierownika komórkiodpowiedzialnej za nadzór nad spółkami i wyłączyć się z prowadzeniaczynności kontrolnych.

3. Wystąpienie okoliczności uzasadniających wyłączenie pełnomocnika z kontroliwspólnika, skutkuje odwołaniem pełnomocnictwa przez prezydenta miasta Wrocławia na wniosek kierownika komórki odpowiedzialnej za nadzór nad spółkami.

4. Instrukcja postępowania, o której mowa w ust. 1, określa:

1) cel kontroli i jej zakres,

2) okres od 01.01.2023 do 31.12.2023 objęty kontrolą,

3) dokumenty, informacje i wyjaśnienia, jakie powinny być zebrane,

4) sposób i formę przekazywania do komórki organizacyjnej odpowiedzialnejza nadzór nad spółkami w toku kontroli wstępnych informacji oraz konkretnychproblemów wymagających wyjaśnienia,

5) w sytuacji, o której mowa w § 4 ust. 7, wskazuje osobę, która będzie pomagałapełnomocnikowi w przeprowadzeniu kontroli.

5. Do czasu zakończenia kontroli wspólnika Instrukcji postępowania nie udostępnia siępodmiotom innym niż zobowiązane do przygotowania, przeprowadzeniai monitorowania kontroli wspólnika, zgodnie z postanowieniamininiejszego zarządzenia.

6. Po zakończeniu kontroli wspólnika Instrukcję postępowania dołącza się do protokołuz kontroli.

§6

1. Przed przystąpieniem do czynności kontrolnych pełnomocnik przedkłada zarządowispółki pełnomocnictwo, o którym mowa w § 4 ust. 1, stanowiące dokumentuprawniający do przeprowadzenia kontroli w spółce.

2. Pełnomocnik przy wykonywaniu czynności kontrolnych zobowiązany jestdo przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych, danych osobowychoraz odpowiedniego postępowania z innymi danymi podlegającymi prawnej ochronie.

3. Czynności kontrolne przeprowadza się w siedzibie spółki bądź jej oddziale, w dniachi godzinach pracy biura spółki.

4. W szczególnych przypadkach czynności można prowadzić również w miejscach,w których spółka wykonuje zadania, jeśli jest to uzasadnione charakterem kontroli orazprzy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

5. Czynności kontrolne powinny być przeprowadzane w sposób sprawny i możliwieniezakłócający funkcjonowania spółki.

6. Ustalenia kontroli, w oparciu o stwierdzone i opisane fakty, stanowiące podstawędo oceny działalności spółki w badanym okresie, a w szczególności ujawnioneuchybienia i nieprawidłowości oraz niedomagania organizacyjne ze wskazaniemnaruszonych przepisów, przyczyn oraz skutków tych naruszeń, opisane zostająw protokole z kontroli sporządzonym przez pełnomocnika.

7. Protokół z kontroli sporządzany jest w dwóch egzemplarzach: jeden dla prezydentamiasta Wrocławia; drugi podpisany przez prezydenta dla prezesa zarząduspółki kontrolowanej.

§7

1. W ramach realizacji prawa indywidualnej kontroli wspólnika w trybie art. 212 KSH dozadań komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za nadzór nad spółkami, związanymiz pełnieniem przez prezydenta miasta Wrocławia funkcji organuwłaścicielskiego w stosunku do sp. z o.o. z udziałem gminy, należy:

1) przygotowanie kontroli,

2) monitorowanie przebiegu kontroli,

3) przekazywanie prezydentowi miasta Wrocławia informacjio wynikach kontroli,

4) formułowanie wniosków pokontrolnych;

5) zamieszczanie informacji dotyczących kontroli w spółkach gminy w którychposiada ona udział większościowy lub całkowity w BIP urzędu gminy.

§8

1. Polecenie przeprowadzenia kontroli w spółce wydaje Prezydent Miasta Wrocławiaz własnej inicjatywy albo na pozytywnie zaopiniowany przez niego wniosekkierownika komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za nadzór nad spółkami.

2. Komórka organizacyjna odpowiedzialna za nadzór nad spółkami organizuje kontrolę,podejmując następujące czynności przygotowawcze:

1) składa wniosek, o którym mowa w § 4 ust. 3,

2) przygotowuje pełnomocnictwo pod podpis prezydenta miasta Wrocławia,

3) przygotowuje, pod podpis prezydenta miasta Wrocławia instrukcję postępowaniaw toku kontroli, z uwzględnieniem zapisów § 5,

4) informuje pisemnie zarząd spółki o planowanym terminie 15.11.2024 przeprowadzenia kontroliw celu zapewnienia obecności zarządu spółki podczas czynności kontrolnych.

3. W toku kontroli, komórka organizacyjna odpowiedzialna za nadzór nad spółkamimonitoruje jej przebieg na bieżąco, zgodnie z wytycznymi zawartymi w instrukcji,o której mowa w § 5.

4. Po zakończeniu kontroli pełnomocnik sporządza protokół, o którym mowa w § 6 ust. 6,który powinien zawierać w szczególności:

1) podstawę prawną przeprowadzenia kontroli,

2) "Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji" Sp. z o.o. i ul. Krakowska 1, 50-425 Wrocław spółki kontrolowanej,

3) numer 23/2024 i datę 10.10.2024 polecenia prezydenta miasta Wrocławia dotyczącegoprzeprowadzenia kontroli,

4) imię Jan i nazwisko Kowalski pełnomocnika prezydenta miasta Wrocławia oraz osóbwyznaczonych do pomocy w przeprowadzeniu kontroli,

5) kopię udzielonego przez prezydenta miasta Wrocławia pełnomocnictwa,

6) okres od 15.11.2024 do 22.11.2024 rozpoczęcia i zakończenia kontroli,

7) określenie celu i przedmiotu kontroli oraz okres 2023 objęty kontrolą,

8) dane dot. składu osobowego zarządu kontrolowanej spółki,

9) ustalenia kontroli, o których mowa w § 6 ust. 6,

10) wyszczególnienie załączników do sprawozdania,

11) dane o liczbie egzemplarzy protokołu,

12) datę 29.11.2024 sporządzenia protokołu oraz podpis pełnomocnika i osóbreprezentujących spółkę.

5. Protokół powinien być przedłożony prezydentowi miasta Wrocławiaw terminie 7 dni, licząc od dnia zakończenia kontroli.

6. W uzasadnionych przypadkach, na wniosek kierownika komórki organizacyjnejodpowiedzialnej za nadzór nad spółkami, prezydent miasta Wrocławia może wyrazićzgodę na przedłożenie protokołu w terminie późniejszym, jednak nie dłużej niż w terminie 14dni, licząc od dnia zakończenia kontroli.

§9

1. Na podstawie analizy ustaleń zawartych w protokole z kontroli, komórka organizacyjnaodpowiedzialna za nadzór nad spółkami sporządza i przedkłada prezydentowimiasta Wrocławia pisemną informację o przebiegu, wynikach kontrolioraz formułuje wnioski pokontrolne, załączając protokół kontroli sporządzony przezpełnomocnika.

2. O sposobie wykorzystania ustaleń kontroli zawartych w informacji decyduje prezydentmiasta Wrocławia.

3. Informacja o wynikach kontroli w spółkach gminy podlega ogłoszeniu w BIP gminy.

§ 10

Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikowi komórki organizacyjnejodpowiedzialnej za nadzór nad spółkami.

§ 11

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.