Zarządzenie w sprawie określenia zakresu uprawnień i obowiązków Sekretarza Gminy

Zarządzenie nr 12/2024

Wójta Gminy

z dnia 24.05.2024

w sprawie określenia zakresu uprawnień i obowiązków Sekretarza Gminy Dębowa

Na podstawie art. 33 ust. 3 i 4 ustawy z 8.03.1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2022 r. poz. 559) zarządza się, co następuje:

§1

1. Zarządzenie określa zakres wykonywania uprawnień i obowiązków Sekretarza Gminy Dębowa w powierzonym mu pionie (podporządkowane Sekretarzowi wydziały, miejskie jednostki organizacyjne i podmioty gospodarcze), w tym relacje pomiędzy Sekretarzem a podległymi mu wydziałami i miejskimi jednostkami organizacyjnymi.

2. Relacje pomiędzy wydziałem a miejskimi jednostkami organizacyjnymi w pionie Sekretarza określa odrębne zarządzenie Wójta Gminy.

§2

1. Pion Sekretarza obejmuje w szczególności następujące obszary merytoryczne:

1) obsługi organizacyjnej i kancelaryjno-biurowej Rady Gminy, Przewodniczącego Rady i jego zastępców oraz jednostki pomocnicze gminy;

2) bezpieczeństwa i porządku publicznego;

3) obrony cywilnej i sytuacji kryzysowych;

4) ewidencji ludności i dowodów osobistych;

5) stałego rejestru wyborców;

6) poboru do służby wojskowej;

7) obrotu napojami alkoholowymi;

8) działalności gospodarczej;

9) organizowania imprez;

10) rejestracji pojazdów i wydawania praw jazdy;

11) kontroli i nadzoru nad stacjami diagnostycznymi i ośrodkami szkolenia;

12) stanu cywilnego;

13) ochrony zdrowia mieszkańców.

2. Pion Sekretarza obejmuje wydziały i miejskie jednostki organizacyjne wymienione w zarządzeniu nr 10/2024 Wójta Gminy z dnia 15.03.2024 w sprawie określenia zakresów nadzoru nad zadaniami Gminy Dębowa wykonywanego przez Wójta, Zastępców Wójta, Skarbnika i Sekretarza.

3. Sekretarz przewodniczy zespołom zadaniowym opracowującym dokumenty o charakterze programowym lub opiniującym je przed przedstawieniem ich do zatwierdzenia Wójtowi.

4. W zakresie określonym w odrębnych upoważnieniach lub pełnomocnictwach Wójta Gminy Sekretarz reprezentuje Gminę Dębowa w stosunkach zewnętrznych oraz w kontaktach z podmiotami, organami i instytucjami krajowymi i zagranicznymi.

5. Sekretarz współpracuje z odpowiednimi do jego obszaru merytorycznego organizacjami pozarządowymi.

§3

1. Sekretarz zarządza strategicznie obszarami wymienionymi w § 2 ust. 1, korzystając z pomocy podległych wydziałów.

2. Zarządzanie strategiczne, o którym mowa w ust. 1, obejmuje następujące uprawnienia i obowiązki:

1) projektowanie kierunków polityki Gminy;

2) monitorowanie realizacji celów polityki Gminy w zakresie podległym mu merytorycznie;

3) rekomendowanie przyjęcia kierunków i celów określonych do strategii rozwoju Gminy oraz rekomendowanie zmian w tym zakresie w przyjętych dokumentach;

4) wyznaczanie zadań o charakterze priorytetowym na dany rok i w perspektywie wieloletniej;

5) monitorowanie procesu wykonania planów i zadań o charakterze priorytetowym;

6) uczestniczenie w ustalaniu wskaźników realizacji zadań planowych i zadań o charakterze priorytetowym;

7) dokonywanie oceny realizacji zadań w oparciu o raporty zawierające ustalone wskaźniki;

8) dokonywanie oceny i interpretacji odchyleń od założeń planów, przyczyn ich powstania oraz inicjatyw podejmowanych w zakresie likwidacji niepożądanych odchyleń.

3. Sekretarz nadzoruje zarządzanie operacyjne w pionie, korzystając z pomocy podległych mu wydziałów oraz wykorzystując wyniki monitorowania realizacji zadań bieżących opracowywane okresowo przez Wydział do spraw Organizacji i Nadzoru.

§4

1. Sekretarz wnioskuje do Wójta o przyznanie nagród dla kierowników miejskich jednostek organizacyjnych w podległym Sekretarzowi pionie.

2. Sekretarz opiniuje przygotowane przez Dyrektora Magistratu wnioski o przyznanie nagród dla dyrektorów wydziałów.

§5

W odniesieniu do wydziałów w podległym pionie Sekretarz wykonuje w szczególności następujące uprawnienia i obowiązki:

1) zatwierdza przygotowane przez dyrektorów wydziałów projekty dokumentów strategicznych;

2) zatwierdza przygotowane przez dyrektorów wydziałów plany zadań podległych wydziałów;

3) nadzoruje proces okresowego monitorowania wykonania zadań na podstawie ustalonych wskaźników obliczanych w ramach systemu zarządzania jakością oraz na podstawie opinii przygotowywanych przez podległe wydziały/biura;

4) dokonuje oceny sprawozdań z wykonania zadań na podstawie osiągniętych wskaźników oraz opinii przygotowanych przez Wydział do spraw Organizacji i Nadzoru i Wydział Budżetu. W tym zakresie dokonuje oceny odchyleń wykonania planowanych zadań oraz przyczyn powstania odchyleń na podstawie informacji i opinii podległych wydziałów dotyczących tych odchyleń. Sekretarz inicjuje działania niezbędne do podjęcia w zakresie likwidacji niepożądanych odchyleń;

5) opiniuje wnioski Dyrektora Magistratu o zmianę poziomu wynagrodzeń dyrektorów wydziałów i zastępców dyrektorów wydziałów;

6) opiniuje wymagania kwalifikacyjne oraz warunki pracy i płacy przy naborze na stanowiska kierownicze.

§6

1. Sekretarz nadzoruje działalność podległych miejskich jednostek organizacyjnych, korzystając z pomocy podległych mu wydziałów.

2. W odniesieniu do miejskich jednostek organizacyjnych w podległym pionie Sekretarz wykonuje następujące uprawnienia i obowiązki:

1) koordynuje proces zatwierdzania planów wieloletnich i rocznych opracowanych przez podległe miejskie jednostki organizacyjne na podstawie opinii dyrektora właściwego wydziału;

2) opiniuje przyjęcie do planów zadań rozwojowych opracowanych przez miejskie jednostki organizacyjne i zaopiniowanych przez właściwy wydział oraz zadań wnioskowanych przez wydziały;

3) dokonuje oceny działalności miejskich jednostek organizacyjnych i ich kierowników w zakresie realizacji wyznaczonych tym kierownikom zadań;

4) koordynuje współdziałanie miejskich jednostek organizacyjnych znajdujących się w jego pionie;

5) współdziała z miejskimi jednostkami organizacyjnymi i wspiera je w uzgodnieniach i negocjacjach z podmiotami podległymi innym administracjom;

6) wnioskuje do Wójta o nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy z kierownikami miejskich jednostek organizacyjnych.

§7

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.