Zarządzenie w sprawie procedur zawierania umów

Zarządzenie Nr 123/2023 z dnia 24 sierpnia 2023 r.Wójta Gminy Dębowa Góra

w sprawie procedur związanych z przygotowaniem i ewidencjonowaniem umówzawieranych przez gminę

Na podstawie art. 30 ust. 1 oraz ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 713 ze zm.) w zw. z art. 68 ust. 1 oraz art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 305) zarządzam, co następuje.

§1

Umowy zawierane przez gminę podlegają przygotowaniu i ewidencji na zasadach określonych niniejszym zarządzeniem.

§2

1. Projekt umowy przygotowuje pracownik odpowiedzialny merytorycznie za dany zakres zadań gminy, w miarę potrzeby przy pomocy radcy prawnego.

2. Każdy projekt umowy wymaga:

1) akceptacji kierownika danej komórki organizacyjnej pod względem merytorycznym,

2) akceptacji skarbnika gminy pod względem finansowym,

3) akceptacji radcy prawnego pod względem formalno-prawnym.

3. Każde ze stanowisk pracy wymienionych w § 2 ust. 2 zachowuje odwzorowaną akceptację projektu umowy we własnym zakresie.

§3

1. Ostateczna umowa podpisana przez jej strony jest ewidencjonowana w wydziale organizacyjnym urzędu gminy.

2. Umowa, o której mowa w ust. 1 musi zawierać podpisy, pieczęcie oraz akceptacje skarbnika gminy oraz radcy prawnego.

§4

1. Za wykonanie zarządzenia odpowiadają kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu gminy względnie osoby zajmujące samodzielne stanowiska pracy.

2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Wójt gminy………………..

Uzasadnienie

Z art. 30 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy o samorządzie gminnym wynika, że wójt gminy wykonuje budżet gminy i gospodaruje mieniem komunalnym. W konsekwencji w zakres jego uprawnień wchodzi także ustalenie zasad zawierania umów, których stroną jest gmina. W procedurze przygotowania umowy istotną rolę odgrywa skarbnik gminy i radca prawny. Rola skarbnika została określona m.in. w art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminy, gdzie postanowiono, że jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.

Z kolei, udział radcy prawnego w przygotowaniu umowy ma zapewnić jej zgodność z prawem, z przepisami powszechnie obowiązującymi.

Z uwagi na ww. przesłanki, wójt gminy realizuje zasady dotyczące tzw. kontroli zarządczej wynikające z art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, które mają zapewnić legalność działania gminy i zgodność z gospodarką finansową i budżetem gminy. Dla przypomnienia, ze wskazanych norm wynika, że kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

Nadto, zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków: wójta, burmistrza, prezydenta miasta, przewodniczącego zarządu jednostki samorządu terytorialnego.

Z powyższych względów przyjęcie niniejszego zarządzenia jest konieczne i uzasadnione.