Zarządzenie w sprawie wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń

Prawo: administracyjne
Kategoria: zarządzenie
Klucze: administrator skrzynki doręczeń, aktywacja adresu, doręczenia elektroniczne, samorząd gminny, zarządzanie skrzynką doręczeń, zarządzenie

Zarządzenie w sprawie wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń ma na celu określenie osoby odpowiedzialnej za nadzorowanie oraz zarządzanie skrzynką dostępu, w której gromadzone są dokumenty do doręczenia. Administrator skrzynki doręczeń odpowiada za kontrolę nad przepływem dokumentów oraz ich właściwe archiwizowanie. Jest to istotne ze względu na konieczność zapewnienia prawidłowego przekazywania informacji oraz zapobiegania ewentualnym opóźnieniom w doręczaniu pism.

ZARZĄDZENIE Nr 123/2023

WÓJTA GMINY ZIELONA GÓRA

z dnia 24.10.2023

w sprawie wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń

Na podstawie art. 30 ust. 1, art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2023 r. poz. 40) w związku z art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 347) zarządzam, co następuje:

§ 1. Wyznaczam Annę Kowalską - referent w Wydziale Komunikacji do pełnienia funkcji administratora skrzynki doręczeń.

§ 2. Do zadań administratora, o którym mowa w § 1, należy realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o doręczeniach elektronicznych, zwanej dalej ustawą, w szczególności:

1) aktywacja adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą doręczenia elektronicznego,

2) zarządzanie skrzynką doręczeń, które obejmuje w szczególności:

a) dokonywanie na skrzynce doręczeń następujących operacji:

- wysyłanie i odbieranie korespondencji,

- zarządzanie korespondencją zgromadzoną w skrzynce doręczeń, w tym wprowadzanie reguł definiowania przekazywania korespondencji do innych systemów teleinformatycznych w sposób automatyczny,

- konfigurowanie skrzynki doręczeń;

b) wskazywanie osób fizycznych upoważnionych do dokonywania na skrzynce doręczeń operacji, o których mowa w lit. a).

§ 3. Wykonanie zarządzenia powierza się administratorowi skrzynki doręczeń.

§ 4. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia będę sprawował osobiście.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

WÓJT GMINY ZIELONA GÓRA

Jan Nowak

1 Np. inspektor/referent w Wydziale Finansów lub Kierownik Wydziału Spraw Obywatelskich/Gospodarki Przestrzennej/Oświaty-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej.

Wyznaczenie administratora skrzynki doręczeń jest ważnym krokiem w zapewnieniu sprawnego obiegu dokumentów w instytucji. Poprawna organizacja i nadzorowanie skrzynki dostępu przyczynia się do efektywnej komunikacji oraz uniknięcia problemów związanych z gubieniem czy niewłaściwym przekazywaniem dokumentów. Dzięki temu wszyscy pracownicy mogą być pewni, że nieocenione dla nich informacje dotrą do odpowiednich adresatów w terminie.