Zarządzenie w sprawie zabezpieczenia dokumentacji archiwalnej

ZARZĄDZENIE

STAROSTY POWIATU KRAKOWSKIEGO

z dnia 2023-10-27

w sprawie zabezpieczenia w archiwum zakładowym dokumentacji przeznaczonej doewakuacji na wypadek sytuacji kryzysowej spowodowanej powodzią

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym(Dz. U. z 2023 r. poz. 1234) zarządzam, co następuje:

§ 1. 1. W archiwum zakładowym Starostwa Powiatowego w Krakowie wyodrębnia się dokumentację,której istnienie jest niezbędne do zachowania ciągłości działania organów Starostwa Powiatowego w Krakowie alboz innych przyczyn wymaga szczególnej ochrony przed utratą lub zniszczeniem.

2. Wyodrębnienie dokumentacji następuje poprzez jej oznaczenie na opakowaniuochronnym etykietą z symbolem ewakuacji. Symbolem tym oznaczone jest również miejsce(regały lub półki) przechowywania tej dokumentacji. Dokumentację podlegającą ewakuacjiprzechowuje się - w miarę możliwości - w jednym miejscu.

§ 2. 1. O uznaniu dokumentacji za niezbędną do zachowania ciągłości działania organówStarostwa Powiatowego w Krakowie albo z innych przyczyn wymagającą szczególnej ochrony przed utratą lubzniszczeniem decyduje kierownik archiwum zakładowego.

2. Aktualizowaną lista wyodrębnionych dokumentów („Listę ewakuacyjną archiwum”)kierownik archiwum przedkłada Staroście Powiatu Krakowskiego. Lista tworzona jest w 3 egzemplarzach. Jedenegzemplarz przechowywany jest wraz z dokumentacją, pozostałe znajdują się w posiadaniukierownika archiwum oraz Starosty Powiatu Krakowskiego.

3. Lista ewakuacyjna archiwum zawiera w szczególności:

1) sygnaturę akt;

2) tytuł teczki;

3) daty skrajne dokumentacji.

4. Starosta Powiatu Krakowskiego może zobowiązać kierownika archiwum do uwzględniania konkretnegodokumentu lub konkretnej dokumentacji na liście ewakuacyjnej archiwum.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.