Umowa najmu wirtualnego biura

UMOWA NAJMU WIRTUALNEGO BIURA

zawarta w dniu 2023-10-26 pomiędzy:

Virtual Office Solutions Sp. z o.o. z siedzibą Warszawa przy ul. Marszałkowska 123, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS 000123456, NIP 5213647895, reprezentowaną przez Jana Kowalskiego,

zwaną dalej Wynajmującym,

a

Creative Solutions Ltd. z siedzibą w Kraków przy ul. Floriańska 45, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS 000654321, NIP 7854129632, reprezentowaną przez Annę Nowak,

zwaną dalej Najemcą,

o następującej treści:

§1Przedmiot umowy

1. Poprzez zawarcie niniejszej Umowy Najemca uzyskuje możliwość korzystania z lokalu użytkowego o powierzchni 15 m2, w pełni umeblowanego oraz wyposażonego w niezbędne instalacje techniczne, znajdującego się na drugim piętrze w Warszawa, ul. Marszałkowska 123 (zwanego dalej lokalem), na zasadach i warunkach wskazanych w niniejszej Umowie oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

2. Wynajmujący będzie świadczył na rzecz Najemcy usługi polegające na odbiorze korespondencji, faksów, telefonów, dokonywaniu skanu korespondencji oraz powiadamiania o jej nadejściu.

§2Zasady korzystania z lokalu

1. Najemca ma prawo do korzystania z lokalu w godzinach pracy Wynajmującego, to jest 9:00 - 17:00 (z wyjątkiem dni ustawowo uznanych za wolne od pracy).

2. Najemca ma prawo osobistego odbierania od Wynajmującego kierowanej do niego korespondencji w godzinach pracy Wynajmującego.

3. Najemca ma prawo korzystania z lokalu wyłącznie w obecności pracowników Wynajmującego.

4. Najemca nie może oddać lokalu w podnajem lub bezpłatne użytkowanie osobom trzecim bez zgody Wynajmującego. Zgoda powinna być wyrażona na piśmie.

5. Najemca nie może zmieniać przeznaczenia lokalu, dokonywać remontów, przeróbek i adaptacji lokalu.

6. Najemca nie ma prawa wprowadzać do lokalu żadnego wyposażenia i personelu.

7. Najemca ma prawo wskazywać adres lokalu przy rejestracji swojej działalności, a także ma prawo wskazywać adres korespondencyjny dla potrzeb związanych z prowadzoną przez siebie działalnością, w tym na drukach firmowych, wizytówkach, stronach internetowych itp.

8. Najemca może złożyć Wynajmującemu pisemne żądanie wysyłania przez Wynajmującego odebranej w imieniu Najemcy korespondencji na wskazany przez Najemcę adres. Przesłanie korespondencji będzie dokonywane dwa razy w tygodniu zgodnie z opłatą cennikową operatora pośredniczącego w wysyłce powiększoną o opłatę manipulacyjną w wysokości 5.00 zł netto.

9. Najemca oświadcza, iż został poinformowany o tym, że lokal jest używany także przez inne podmioty na zasadach analogicznych do tych określonych niniejszą umową.

10. Najemcy służy prawo do oznaczenia lokalu tabliczką zewnętrzną o wymiarach 20 × 30

11. Wynajmujący wyznaczy osobę odpowiedzialną za kontakt z Najemcą oraz jego obsługę.

12. Na terenie lokalu nie znajdują się żadne rzeczy należące do Najemcy, które mogą być przedmiotem egzekucji.

13. Na terenie lokalu nie znajdują się również żadne księgi rachunkowe Najemcy.

14. Najemca zobowiązany jest do ochrony hasła dostępu do panelu zarządzania online.

§3Odbiór korespondencji

1. Najemca upoważnia Wynajmującego do odbierania korespondencji adresowanej do Najemcy na adres lokalu.

2. Wynajmujący zobowiązuje się do odbioru korespondencji kierowanej do Najemcy na adres lokalu w postaci listów oraz przesyłek kurierskich.

§4Skanowanie korespondencji

1. Wynajmujący zobowiązuje się skanować treść adresowanej na adres lokalu korespondencji oraz faksów i umieszczać skany korespondencji na indywidualnym koncie Najemcy w panelu zarządzania online w terminie 2 dni od otrzymania korespondencji.

2. Za skanowanie dokumentacji przekraczającej 10 stron Wynajmujący pobiera dodatkową opłatę w wysokości 0.50 zł za każdą zeskanowaną stronę.

§5Panel zarządzania online

1. Wynajmujący umożliwi Najemcy dostęp do panelu zarządzania online na stronie internetowej www.virtualofficesolutions.pl za pomocą indywidualnego loginu i hasła. Dane niezbędne do logowania zostaną wygenerowane automatycznie i przesłane na podany przez Najemcę adres e-mail.

2. W panelu zarządzania online rejestrowane będą wszystkie zdarzenia dotyczące usług świadczonych na rzecz Najemcy przez Wynajmującego.

§6Inne usługi

Wynajmujący powiadomi Najemcę o nadejściu korespondencji oraz jej treści wiadomością SMS w terminie jednego dnia od jej odbioru. Za wyżej wymienioną usługę Wynajmujący pobierze opłatę zgodną z cennikiem operatora sieci komórkowej powiększoną o koszty manipulacyjne w wysokości 1.00 zł za każdą wiadomość.

§7Wynagrodzenie

1. Najemca zobowiązuje się do uiszczania na rzecz Wynajmującego kwoty 500.00 zł w stosunku miesięcznym tytułem czynszu. Wynajmujący wystawi i przekaże fakturę VAT do 10 dnia każdego miesiąca.

2. Najemca jest zobowiązany do uiszczania opłaty wymienionej w ust. 1 do 15 dnia każdego miesiąca z góry.

3. Usługi dodatkowe (wysyłka korespondencji, skanowanie dokumentacji zawierającej więcej niż 10 stron, powiadomienie SMS) będą rozliczane w stosunku miesięcznym na podstawie odrębnych faktur.

4. Informację o wystawieniu faktury VAT Wynajmujący niezwłocznie wprowadzi do panelu zarządzania online.

§8Obowiązki Najemcy

1. Najemca, który wskazał adres lokalu jako swoją siedzibę, jest zobowiązany przedstawić Wynajmującemu w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy oryginał decyzji właściwego urzędu skarbowego o nadaniu numeru NIP, zaświadczenia o dokonaniu wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, decyzji właściwego urzędu statystycznego o nadaniu numeru REGON.

2. Najemca jest zobowiązany do przedłożenia Wynajmującemu dokumentów wskazanych w ust. 1 w terminie 14 dni od ich okazania.

3. Najemca jest zobowiązany do pisemnego poinformowania Wynajmującego o zmianie danych zawartych w dokumentach określonych w ust. 1 oraz przedłożyć Wynajmującemu kopię dokumentu potwierdzającego zmianę.

4. Najemca jest zobowiązany do poinformowania Wynajmującego o zmianie adresu, numeru telefonu 123456789, firmy Creative Solutions Ltd., nazwiska Nowak, adresu korespondencyjnego ul. Floriańska 45, Kraków w terminie 3 dni od dnia zajścia zdarzenia.

5. W przypadku rozwiązania, wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy Najemca jest zobowiązany do niezwłocznego powiadomienia odpowiednich organów administracyjnych oraz wszelkich innych podmiotów o utracie prawa do lokalu oraz do usunięcia danych lokalu jako adresu do korespondencji.

6. Najemca w 7 dni po dokonaniu wezwania odbierze od Wynajmującego wszelkie materiały znajdujące się u Wynajmującego w związku z wykonywaniem postanowień niniejszej Umowy.

7. Najemca poinformuje usługodawcę o utracie hasła dostępu oraz loginu do panelu zarządzania online, a także o wiadomym mu wejściu w posiadanie loginu i hasła przez osoby nieuprawnione.

§9Odpowiedzialność stron

1. Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności wobec osób trzecich za działalność prowadzoną przez Najemcę.

2. Odpowiedzialność odszkodowawcza Wynajmującego ograniczona jest do kwoty 50 % opłaty abonamentowej. Ograniczenie to nie dotyczy szkód wyrządzonych przez Wynajmującego umyślnie.

3. Wynajmujący ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usług, chyba że jest ono niezawinione przez Wynajmującego, jest efektem działania siły wyższej, osób trzecich, na których działania i zaniechania Wynajmujący nie ma wpływu, lub nieprzestrzegania przez Najemcę przepisów prawa i niniejszej Umowy.

4. Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe wskutek przerwania dostaw prądu, gazu, wody, braku sygnału telefonicznego i internetowego.

5. Oddanie przez Najemcę lokalu w podnajem lub bezpłatne użytkowanie powoduje, iż Wynajmującemu przysługuje prawo do nałożenia na Najemcę kary umownej w wysokości 1000.00 zł.

6. Wynajmujący ma prawo do zatrzymania wszelkich przesyłek i listów kierowanych do Najemcy w wypadku przekroczenia przez Najemcę terminu płatności o jeden pełny okres płatności.

§ 10Klauzula poufności

Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, jakie powzięły o sobie w związku z zawarciem niniejszej Umowy w okresie obowiązywania umowy oraz w okresie 2 lat od jej rozwiązania i wypowiedzenia.

§ 11Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Umowa zostaje zawarta na czas nieoznaczony i obowiązuje od dnia podpisania.

2. Każda ze Stron może wypowiedzieć Umowę na koniec miesiąca kalendarzowego z zachowaniem 1 okresu wypowiedzenia.

3. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

4. Wynajmujący ma prawo rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia, jeżeli Najemca nie wypełnia obowiązków przewidzianych niniejszą Umową, w szczególności gdy:

a) Najemca zwleka z zapłatą za świadczone na jego rzecz przez Wynajmującego usługi przez okres dłuższy niż 2 miesiące,

b) Najemca wprowadza do lokalu należące do niego ruchomości lub księgi rachunkowe,

c) Najemca swoim zachowaniem uniemożliwia świadczenie przez Wynajmującego usług na rzecz innych podmiotów.

5. Najemcy przysługuje prawo rozwiązania niniejszej Umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia, jeżeli Wynajmujący – mimo wcześniejszego wezwania – nie dopełnia ciążących na nim z tytułu niniejszej Umowy obowiązków.

6. Spory mogące powstać na tle niniejszej Umowy będą rozpatrywane przez sąd właściwy dla miejsca zamieszkania Najemcy.

7. Umowa została sporządzona w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

......................................... ......................................... Wynajmujący Najemca