Umowa o prowadzenie ksiąg podatkowych

UMOWA Nr 2023/10/01

o prowadzenie przez biuro rachunkowe uproszczonych ksiąg podatkowych w zakresiepozarolniczej działalności gospodarczej

Zawarta w Warszawie, dnia 15.10.2023 pomiędzy:

firmą Kwiaciarnia "Różany Zakątek"

z siedzibą ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa

NIP 123-456-78-90 w imieniu, której działa Jan Kowalski

zwany/a w treści umowy Zleceniodawcą,

a

Biurem Rachunkowym "Rach-Mistrz"

z siedzibą ul. Liczbowa 2, 00-002 Warszawa

NIP 987-654-32-10 w imieniu, której działa Anna Nowak

zwany w treści umowy Zleceniobiorcą,

o następującej treści:

§1

Przedmiotem umowy jest prowadzenie uproszczonych ksiąg podatkowych w zakresie pozarolniczej działalności gospodarczej oraz prowadzenie spraw pracowniczych, w tym ubezpieczeń społecznych.

§2

1. Podstawowy zakres wykonywanych czynności objętych umową określa załącznik nr 1.

2. Zleceniodawca może powierzyć Zleceniobiorcy wykonanie innych czynności nieujętych w załączniku nr 1 za odrębnym wynagrodzeniem.

3. Czynności określone w pkt 1-2 nie obejmują:

a) nadzoru ani zajmowania się sprawami gospodarczymi, w tym finansowymi Zleceniodawcy,

b) weryfikacji rzetelności dokumentacji dostarczanej przez Zleceniodawcę.

4. Podjęcie realizacji przedmiotu umowy oraz szacunkowe wynagrodzenie ustalono na podstawie danych zawartych w "Protokole z nawiązania współpracy" stanowiącego Załącznik nr 2.

§3

Zleceniodawca oświadcza, że w dniu zawarcia umowy:

a) osiąga przychody z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,

b) jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych/ zryczałtowanego podatku dochodowego od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne*,

c) jest czynnym podatnikiem VAT,

d) prowadzi uproszczone księgi podatkowe w zakresie pozarolniczej działalności gospodarczej w postaci: podatkowej księgi przychodów i rozchodów / ewidencji przychodów, ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencji VAT, ewidencji wyposażenia, kas rejestrujących, inne 2022-01-01*

e) nie toczy się w jego sprawie postępowanie podatkowe, karne, karne skarbowe w związku z prowadzoną przez niego działalnością,

f) ma miejsce zamieszkania w ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa, gdzie jest objęty nieograniczonym obowiązkiem podatkowym od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce położenia źródeł przychodu.

§4

Zleceniobiorca oświadcza, że w dniu zawarcia umowy osoba reprezentująca Zleceniobiorcę:

a) ma pełną zdolność do czynności prawnych,

b) nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe,

c) podlega ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością*,

d) posiada certyfikat księgowy potwierdzający jego kwalifikacje zawodowe nr 1234/2020 z dnia 20.05.2020 wydany przez Ministerstwo Finansów*.

§5

Do obowiązków Zleceniobiorcy należy:

a) odbieranie od Zleceniodawcy w siedzibie Zleceniobiorcy niezbędnych dokumentów,

b) wykonywanie czynności zgodnie z § 1 i 2,

c) wykonywanie zadań z należytą starannością, w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa i na podstawie otrzymanych od Zleceniodawcy dokumentów i informacji,

d) informowanie Zlecającego o ewentualnych brakach i wadach formalnych otrzymanych dokumentów,

e) przekazywanie lub wysyłanie w terminie deklaracji do właściwych organów podatkowych,

f) zachowanie w tajemnicy wszystkich okoliczności, o których dowiedział się w związku z wykonywaniem zlecenia, obowiązek zachowania tajemnicy dotyczy także współpracowników Zleceniobiorcy,

g) przechowywanie ksiąg i innych dokumentów otrzymanych od Zleceniodawcy w sposób chroniący je przed zniszczeniem oraz dostępem osób trzecich.

§6

1. Do obowiązków Zleceniodawcy należy:

a) właściwe pod względem formalnym i rzetelne pod względem merytorycznym dokumentowanie zaistniałych zdarzeń,

b) dostarczanie do siedziby Zleceniobiorcy:

dokumentów niezbędnych do prowadzenia uproszczonych ksiąg podatkowych, w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego te dokumenty dotyczą,

dokumentów i danych niezbędnych do prowadzenia spraw pracowniczych, w tym do rozliczenia płac i ubezpieczeń społecznych, sporządzania akt osobowych, do 5 dnia miesiąca po miesiącu rozliczeniowym,

dokumentów zapłaty zaliczek na podatek dochodowy, podatku VAT i składek ZUS.

c) informowanie Zleceniobiorcy, nie później jednak niż w dniu dostarczenia dokumentów o:

wszelkich zmianach mających wpływ na prawidłowe rozliczenia podatkowe i prowadzenie spraw pracowniczych,

innych zdarzeniach mających wpływ na prawidłowe wykonanie zleconych czynności,

d) odebranie wykonanej usługi oraz podpisania stosownych deklaracji i dokumentów w terminach uzgodnionych z prowadzącym pracownikiem Zleceniobiorcy*,

e) stosowanie się do wskazówek i zaleceń Zleceniobiorcy, wynikających z przepisów prawa i postanowień niniejszej umowy.*

2. Zleceniodawca może upoważnić inną osobę w celu dostarczenia dokumentów, składania oświadczeń i udzielania informacji, na podstawie pisemnego pełnomocnictwa.

3. Do czynności, o których mowa w pkt 1, Zleceniobiorcy może sporządzić odpowiednią notatkę z informacją, którą przekaże Zleceniodawcy za potwierdzeniem.

§7

1. Gdy ocena dostarczonych dokumentów pod względem podatkowym nie jest możliwa bez wglądu w inne dokumenty, Zleceniobiorca może wyznaczyć Zleceniodawcy odpowiedni termin do ich przedłożenia.

2. Jeżeli Zleceniodawca nie uczyni zadość żądaniu w określonym terminie, Zleceniobiorca sam rozstrzygnie o sposobie księgowania na podstawie posiadanych informacji, w sposób nienaruszający zasad rzetelności i wadliwości ksiąg oraz nierodzący zaległości podatkowej.

3. W przypadku, gdy Zleceniodawca nie zgadza się z opinią Zleceniobiorcy, zaksięgowanie zdarzenia gospodarczego może nastąpić na wyraźne pisemne polecenie Zleceniodawcy. Skutki prawne takiego działania, w tym odpowiedzialność karno-skarbową, ponosi wyłącznie Zleceniodawca.*

4. Zapisy pkt 1-3 stosuje się odpowiednio do spraw pracowniczych i ubezpieczeń społecznych.

§8

1. Księgi i dowody związane z jej prowadzeniem będą stale przechowywane u Zleceniobiorcy. Zapisy § 11 stosuje się odpowiednio.

2. W czasie obowiązywania niniejszej umowy, na każde żądanie Zleceniobiorca wyda Zleceniodawcy przechowywane dokumenty w trakcie roku podatkowego za odpowiednim pokwitowaniem.

3. W okresie przechowywania dokumentów poza siedzibą Zleceniobiorcy, jest on zwolniony z obowiązków wynikających z niniejszej umowy, dla wykonywania, których niezbędny jest dostęp do wydanych dokumentów.

4. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość wpisów lub sporządzonych dokumentów w tym okresie.

5. Wydanie dokumentów zwalnia Zleceniobiorcę z odpowiedzialności za ich kompletność i niezgodność z wpisami do ksiąg.

§9

1. Zleceniodawca zobowiązany jest powiadomić Zleceniobiorcę o toczącym się postępowaniu dotyczącym jego zobowiązań podatkowych oraz umożliwić Zleceniobiorcy czynny udział w postępowaniu, także po rozwiązaniu umowy. Zleceniobiorca może upoważnić do reprezentowania Zleceniodawcę także doradcę podatkowego.

2. Jeżeli Zleceniodawca nie dopuści Zleceniobiorcy do toczącego się postępowania, o którym mowa w pkt 1, Zleceniobiorca nie będzie ponosić odpowiedzialności za szkody, których można było uniknąć, gdyby posiadał możność działania w sprawie.

3. Jeżeli włączenie się Zleceniobiorcy w postępowanie, o którym mowa w pkt 1 jest spowodowane naruszeniem przez Zleceniodawcę zasad, o których mowa w § 6 i 7 niniejszej umowy, Zleceniobiorcy przysługuje wynagrodzenie według obowiązującego cennika zleceń dodatkowych.

§ 10

1. Za usługi, o których mowa w § 2 pkt 1 i 2 Zleceniobiorca pobierać będzie wynagrodzenie miesięczne według obowiązującego cennika w dniu wykonania usługi. Zleceniobiorca o zmianie cennika poinformuje Zleceniodawcę z miesięcznym wyprzedzeniem.

2. Zleceniobiorca przed realizacją usługi za dany okres rozliczeniowy może pobierać zaliczkę w kwocie równowartości wynagrodzenia za miesiąc poprzedni. Za pierwszy okres rozliczeniowy po zawarciu niniejszej umowy Zleceniobiorca pobierze zaliczkę w kwocie oszacowanej na podstawie załącznika nr 2. Rozliczenie zaliczki nastąpi przy odbiorze dokumentów po wystawieniu faktury VAT za miesiąc bieżący.*

3. Brak zapłaty wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1, do chwili zlecenia usługi na następny miesiąc rozliczeniowy/ wpłaty zaliczki* skutkować będzie, iż Zleceniobiorca:

a) nie podejmie czynności związanej z umową, tj. zawieszeniem realizacji usługi za dany okres rozliczeniowy,

b) nie poniesie odpowiedzialności za finansowe i prawne skutki niezachowania terminów wymaganych przepisami prawa.

4. Dostarczenie dowodów lub danych powodujące wzrost pracochłonności i podnoszące ryzyko obsługi Zleceniodawcy, naruszające terminy określone w § 6 pkt 1 lit. b) i c) skutkować będzie podwyższeniem wynagrodzenia:

a) 10 % wartości faktury VAT, do 5 dni zwłoki,

b) 20 % wartości faktury VAT, do 10 dni zwłoki,

c) 30 % wartości faktury VAT, powyżej 10 dni zwłoki.

5. Niedotrzymanie terminu liczy się do chwili dostarczenia ostatniego dokumentu pozwalającego na dokonanie rozliczenia.

6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zleceniobiorca może odstąpić od podwyższonego wynagrodzenia lub zastosować rabat.

§ 11

1. Zleceniobiorca zwróci Zleceniodawcy za pokwitowaniem księgi, ewidencje oraz inne dokumenty nie później niż w terminie:

a) 30 dni po sporządzeniu zeznania rocznego, w przypadku kontynuacji niniejszej umowy,

b) wynikającym z ustalonych zasad określonych przy rozwiązaniu umowy.

2. Zwrot nie dotyczy korespondencji listowej pomiędzy Zleceniobiorcą, a Zleceniodawcą, kopii dokumentów oraz notatek roboczych sporządzonych dla wewnętrznych celów Zleceniobiorcy.

3. O wydaniu dokumentacji, o którym mowa w ust. 1 lit b) Zleceniobiorca powiadomi właściwy organ podatkowy.

4. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za nieodebranie przez Zleceniodawcę dokumentów, a po upływie określonego terminu przechowuje je na koszt i ryzyko Zleceniodawcy.

§ 12

1. Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za rzeczywiste szkody wynikłe z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań podjętych na podstawie niniejszej umowy na zasadach wynikających z przepisów prawa. Odpowiedzialność ta zostaje wyłączona w przypadku wykazania należytej staranności przez Zleceniobiorcę.

2. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z naruszenia przez Zleceniodawcę zasad współpracy wynikających z przepisów prawa lub § 7, 8 i 9 niniejszej umowy.

§ 13

1. Powzięcie przez Zleceniobiorcę wiadomości, że jego pracownik wykonuje na rzecz Zleceniodawcy czynności będące przedmiotem działania Zleceniobiorcy, poza formą określoną w niniejszej umowie, upoważnia Zleceniobiorcę do obciążenia Zleceniodawcy karą umowną.

2. Wartość kary zostanie określona w wysokości łącznego wynagrodzenia, wynikającego z faktur VAT wystawionych na podstawie niniejszej umowy, za okres ostatnich 6 miesięcy.

§ 14

1. Umowa niniejsza zostaje zawarta na czas nieokreślony.

2. Umowa może być rozwiązana na koniec roku podatkowego, z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia. Zakres usługi kończy się sporządzeniem zeznania rocznego, w terminie do końca kwietnia miesiąca roku następnego.

3. Rozwiązanie umowy może nastąpić w ramach porozumienia stron z ustaleniem terminu rozwiązania umowy i zasad jej zakończenia.

4. Umowa może być rozwiązana przez każdą ze stron z ważnych powodów przez jednostronne natychmiastowe jej wypowiedzenie.

5. Za ważne powody uważa się w szczególności naruszenie zapisów zawartych w § 7, 8, 9 i 10 oraz rażące naruszenie innych postanowień niniejszej umowy.

6. Zakres usługi kończy się na zasadach ustalonych przez Zleceniobiorcę, który zachowa ostrożność uwzględniając specyfikę usługi i ewentualne ryzyko stron.

§ 15

Kwestie sporne, które mogą zaistnieć na tle wykonania niniejszej umowy, przed poddaniem ich pod rozstrzygnięcie sądu, którym będzie sąd właściwy dla siedziby Zleceniobiorcy, strony zobowiązują się rozwiązać w drodze negocjacji.

§ 16

Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu.

§ 17

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

.............................. ..............................Zleceniodawca Zleceniobiorca