Umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych

UMOWA Nr 2023/10/01

o prowadzenie przez biuro rachunkowe ksiąg rachunkowych

Zawarta w Warszawie dnia 10 października 2023 roku pomiędzy:

firmą Kwiaciarnia "Różany Zakątek" Jan Kowalski

z siedzibą ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa

NIP 123-456-78-90 w imieniu, której działa Jan Kowalski

zwany/a w treści umowy Zleceniodawcą, a

Biurem Rachunkowym "Rach-Mistrz"

z siedzibą ul. Konopacka 2, 02-222 Warszawa

NIP 987-654-32-10 w imieniu, której działa Anna Nowak

zwany w treści umowy Zleceniobiorcą,

o następującej treści:

§1

Przedmiotem umowy jest prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz prowadzenie spraw pracowniczych, w tym ubezpieczeń społecznych.

§2

1. Podstawowy zakres wykonywanych czynności objętych umową określa załącznik nr 1.

2. Zleceniodawca może powierzyć Zleceniobiorcy wykonanie innych czynności nieujętych w załączniku nr 1 za odrębnym zleceniem i wynagrodzeniem.

3. Czynności określone w pkt 1-2 nie obejmują:

a) nadzoru ani zajmowania się sprawami gospodarczymi, w tym finansowymi Zleceniodawcy,

b) weryfikacji rzetelności dokumentacji dostarczonej przez Zleceniodawcę.

4. Podjęcie realizacji przedmiotu umowy oraz szacunkowe wynagrodzenie ustalono na podstawie danych zawartych w "Protokole z nawiązania współpracy" stanowiącego Załącznik nr 2.

§3

Zleceniodawca oświadcza, że w dniu podpisania umowy:

a) osiąga przychody z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, innej działalności od 1 stycznia 2022 roku,

b) jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych/ podatku dochodowego od osób prawnych,

c) prowadzi księgi rachunkowe, o których mowa w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości,

d) jest czynnym podatnikiem VAT,

e) jest opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych/ liniowo,

f) nie toczy się w jego sprawie postępowanie egzekucyjne, upadłościowe, restrukturyzacyjne w związku z prowadzoną przez niego działalnością,

g) ma miejsce zamieszkania/siedzibę w Warszawie, gdzie jest objęty nieograniczonym obowiązkiem podatkowym od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce położenia źródeł przychodu.

§4

1. Zleceniobiorca oświadcza, że w dniu zawarcia umowy:

a) osoba reprezentująca Zleceniobiorcę spełnia warunki do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, o których mowa w art.76a ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości tj: ma pełną zdolność do czynności prawnych; nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko informacji niejawnej albo za przestępstwo skarbowe

b) osoba reprezentująca Zleceniobiorcę posiada certyfikat księgowy nr 12345/2018 z dn. 15 marca 2018 roku wydany przez Ministra Finansów potwierdzający jego kwalifikacje zawodowe.

c) ma zawartą umowę obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością, o której mowa w art. 76h ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.

§5

Do obowiązków Zleceniobiorcy należy:

a) odbieranie od Zleceniodawcy w siedzibie Zleceniobiorcy niezbędnych dokumentów,

b) wykonywanie czynności zgodnie z § 1 i 2,

c) wykonywanie zadań z należytą starannością, w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa i na podstawie otrzymanych od Zleceniodawcy dokumentów i informacji,

d) informowanie Zlecającego o ewentualnych brakach i wadach formalnych otrzymanych dokumentów,

e) przekazywanie lub wysyłanie w terminie deklaracji do właściwych organów podatkowych,

f) zachowanie w tajemnicy wszystkich okoliczności, o których dowiedział się w związku z wykonywaniem zlecenia, obowiązek zachowania tajemnicy dotyczy także współpracowników Zleceniobiorcy,

g) przechowywanie ksiąg i innych dokumentów otrzymanych od Zleceniodawcy w sposób chroniący je przed zniszczeniem oraz dostępem osób trzecich.

§6

1. Do obowiązków Zleceniodawcy należy:

a) właściwe pod względem formalnym i rzetelne pod względem merytorycznym dokumentowanie zaistniałych zdarzeń,

b) dostarczanie do siedziby Zleceniobiorcy:

- dokumentów niezbędnych do prowadzenia ksiąg rachunkowych, w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego te dokumenty dotyczą,

- dokumentów i danych niezbędnych do prowadzenia spraw pracowniczych, w tym do rozliczenia płac i ubezpieczeń społecznych, sporządzania akt osobowych, do 5 dnia miesiąca po miesiącu rozliczeniowym,

- dokumentów zapłaty zaliczek na podatek dochodowy, podatku VAT i składek ZUS.

c) informowanie Zleceniobiorcy, nie później jednak niż w dniu dostarczenia dokumentów o:

- wszelkich zmianach mających wpływ na prawidłowe rozliczenia podatkowe i prowadzenie spraw pracowniczych,

- innych zdarzeniach mających wpływ na prawidłowe wykonanie zleconych czynności,

d) odebranie wykonanej usługi oraz podpisania stosownych deklaracji i dokumentów w terminach uzgodnionych z Anną Nowak,

e) stosowanie się do wskazówek i zaleceń Zleceniobiorcy, wynikających z przepisów prawa i postanowień niniejszej umowy.

2. Zleceniodawca może upoważnić inną osobę w celu dostarczenia dokumentów, składania oświadczeń i udzielania informacji, na podstawie pisemnego pełnomocnictwa.

3. Do czynności, o których mowa w pkt 1, Zleceniobiorca może sporządzić odpowiednią notatkę z informacją, którą przekaże Zleceniodawcy za potwierdzeniem.

§7

1. Gdy ocena dostarczonych dokumentów pod względem podatkowym nie jest możliwa bez wglądu w inne dokumenty, Zleceniobiorca może wyznaczyć Zleceniodawcy odpowiedni termin do ich przedłożenia.

2. Jeżeli Zleceniodawca nie uczyni zadość żądaniu w określonym terminie, Zleceniobiorca sam rozstrzygnie o sposobie księgowania na podstawie posiadanych informacji, w sposób nienaruszający zasad rzetelności i wadliwości ksiąg oraz nierodzący zaległości podatkowej.

3. W przypadku, gdy Zleceniodawca nie zgadza się z opinią Zleceniobiorcy, zaksięgowanie zdarzenia gospodarczego może nastąpić na wyraźne pisemne polecenie Zleceniodawcy oraz na jego odpowiedzialność określoną w art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, w granicach przedstawionych przez Zleceniobiorcę. Skutki prawne takiego działania w zakresie podatkowym, ponosi wyłącznie Zleceniodawca.

4. Zapisy pkt 1-3 stosuje się odpowiednio do spraw pracowniczych i ubezpieczeń społecznych.

§8

1. Księgi i dowody związane z jej prowadzeniem będą stale przechowywane u Zleceniobiorcy. Zapisy § 11 stosuje się odpowiednio.

2. W czasie obowiązywania niniejszej umowy, na każde żądanie Zleceniobiorcy wyda Zleceniodawcy przechowywane dokumenty w trakcie roku podatkowego za odpowiednim pokwitowaniem.

3. W okresie przechowywania dokumentów poza siedzibą Zleceniobiorcy, jest on zwolniony z obowiązków wynikających z niniejszej umowy, dla wykonywania, których niezbędny jest dostęp do wydanych dokumentów.

4. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość wpisów lub sporządzonych dokumentów w tym okresie.

5. Wydanie dokumentów zwalnia Zleceniobiorcę z odpowiedzialności za ich kompletność i niezgodność z wpisami do ksiąg.

§9

1. Zleceniodawca zobowiązany jest powiadomić Zleceniobiorcę o toczącym się postępowaniu dotyczącym jego działalności gospodarczej oraz umożliwić Zleceniobiorcy czynny udział w postępowaniu, także po rozwiązaniu umowy. Zleceniobiorca może upoważnić do reprezentowania Zleceniodawcy także Janinę Kowalską.

2. Jeżeli Zleceniodawca nie dopuści Zleceniobiorcy do toczącego się postępowania, o którym mowa w pkt 1, Zleceniobiorca nie będzie ponosić odpowiedzialności za szkody, których można było uniknąć, gdyby posiadał możność działania w sprawie.

3. Jeżeli włączenie się Zleceniobiorcy w postępowanie, o którym mowa w pkt 1 jest spowodowane naruszeniem przez Zleceniodawcę zasad, o których mowa w § 6 i 7 niniejszej umowy, Zleceniobiorcy przysługuje wynagrodzenie według obowiązującego cennika zleceń dodatkowych.

§ 10

1. Za usługi, o których mowa w § 2 pkt 1 i 2 umowy Zleceniobiorca pobierał będzie wynagrodzenie miesięczne według obowiązującego cennika w dniu wykonania usługi. Zleceniobiorca o zmianie cennika poinformuje Zleceniodawcę z miesięcznym wyprzedzeniem.

2. Zleceniobiorca przed realizacją usługi za dany okres rozliczeniowy może pobierać zaliczkę w kwocie równowartości wynagrodzenia za miesiąc poprzedni. Za pierwszy okres rozliczeniowy po zawarciu niniejszej umowy Zleceniobiorca pobierze zaliczkę w kwocie oszacowanej na podstawie załącznika nr 2. Rozliczenie zaliczki nastąpi przy odbiorze dokumentów po wystawieniu faktury VAT.

3. Brak zapłaty za wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, do chwili zlecenia usługi na następny miesiąc rozliczeniowy/ wpłaty zaliczki skutkować będzie, iż Zleceniobiorca:

a) nie podejmie czynności związanej z umową tj. zawieszeniem realizacji usługi za dany okres rozliczeniowy,

b) nie poniesie odpowiedzialności za finansowe i prawne skutki niezachowania terminów wymaganych przepisami prawa.

4. Dostarczenie dowodów lub danych powodujące wzrost pracochłonności i podnoszące ryzyko obsługi Zleceniodawcy, naruszające terminy określone w § 6 ust. 1 lit. b) i c), skutkować będzie podwyższeniem wynagrodzenia:

a) o 10%, do 5 dni zwłoki,

b) o 20%, do 10 dni zwłoki,

c) o 30%, powyżej 10 dni zwłoki,

5. Niedotrzymanie terminu liczy się do chwili dostarczenia ostatniego dokumentu pozwalającego na dokonanie rozliczenia.

6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zleceniobiorca może odstąpić od podwyższonego wynagrodzenia lub zastosować rabat.

§ 11

1. Zleceniobiorca zwróci Zleceniodawcy za pokwitowaniem księgi, ewidencje oraz inne dokumenty nie później niż w terminie:

a) 14 dni po sporządzeniu sprawozdania finansowego i zeznania rocznego, w przypadku kontynuacji niniejszej umowy,

b) wynikającym z zasad określonych przy rozwiązaniu umowy.

2. Zwrot nie dotyczy korespondencji pomiędzy Zleceniobiorcą, a Zleceniodawcą, kopii dokumentów oraz notatek roboczych sporządzonych dla wewnętrznych celów Zleceniobiorcy.

3. O wydaniu dokumentacji, o którym mowa w ust. 1 lit. b Zleceniobiorca powiadomi właściwy organ podatkowy.

4. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za nieodebranie przez Zleceniodawcę dokumentów, a po upływie określonego terminu przechowuje je na koszt i ryzyko Zleceniodawcy.

§ 12

1. Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za rzeczywiste szkody wynikłe z niewykonania lub nie należytego wykonania zobowiązań podjętych na podstawie niniejszej umowy na zasadach wynikających z przepisów prawa. Odpowiedzialność ta jest odpowiedzialnością na zasadzie winy i zostaje wyłączona w przypadku jej nieudowodnienia.

2. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z naruszenia przez Zleceniodawcę zasad współpracy wynikających z przepisów prawa lub § 6, 7 i 9 niniejszej umowy.

§ 13

1. Powzięcie przez Zleceniobiorcę wiadomości, że jego pracownik wykonuje na rzecz Zleceniodawcy czynności będące przedmiotem działania Zleceniobiorcy, poza formą określoną w niniejszej umowie, upoważnia Zleceniobiorcę do obciążenia Zleceniodawcy karą umowną.

2. Wartość kary zostanie określona w wysokości łącznego wynagrodzenia, wynikającego z faktur VAT na podstawie niniejszej umowy, za okres ostatnich sześciu miesięcy.

§ 14

1. Zleceniodawca powierza Zleceniobiorcy dane osobowe na zasadach i w celu określonym w niniejszej umowie.

2. Zleceniobiorca zobowiązany jest do przetwarzania powierzonych danych osobowych w celu oraz w zakresie niezbędnym do realizacji przedmiotu niniejszej umowy.

3. Zleceniobiorca zobowiązany jest do przetwarzania powierzonych danych osobowych zgodnie z RODO oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego w sprawie ochrony danych osobowych.

4. Powierzone Zleceniobiorcy dane osobowe mogą być przetwarzane zarówno w formie elektronicznej, jak i w formie papierowej.

5. Zleceniobiorca może archiwizować powierzone dane osobowe w czasie nie dłuższym niż do upływu okresu przedawnienia wynikającego z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

6. Zleceniobiorca zobowiązuje się do:

a) zabezpieczenia powierzonych danych osobowych poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych;

b) upoważnienia wszystkich osób przetwarzających powierzone dane osobowe do ich przetwarzania w celu realizacji niniejszej umowy;

c) zapewnienia zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych przez osoby upoważnione, zarówno w trakcie trwania umowy, jak i po jej ustaniu;

d) niezwłocznego zawiadomienia Zleceniodawcy o wszelkich przypadkach naruszenia danych osobowych na podstawie niniejszej umowy;

e) usunięcia przetwarzanych danych osobowych po rozwiązaniu umowy, z uwzględnieniem okresów o których mowa w ust. 5.

7. Zleceniobiorca może powierzyć przetwarzanie danych osobowych innym podmiotom tylko za pisemną zgodą Zleceniodawcy.

§ 15

1. Umowa niniejsza zostaje zawarta na czas nieokreślony.

2. Umowa może być rozwiązana na koniec roku kalendarzowego, z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia. Zakres usługi kończy się sporządzeniem sprawozdania finansowego i zeznania podatkowego, w terminie do końca kwietnia miesiąca roku następnego.

3. Rozwiązanie umowy może nastąpić w ramach porozumienia stron z ustaleniem terminu rozwiązania umowy i zasad jej zakończenia.

4. Umowa może być rozwiązana przez każdą ze stron z ważnych przyczyn przez jednostronne natychmiastowe jej wypowiedzenie.

5. Za ważne przyczyny uważa się w szczególności naruszenie zapisów zawartych w § 6, 7, 9 i 10 oraz rażące naruszenie innych postanowień niniejszej umowy. Zakres usługi kończy się na zasadach ustalonych przez Zleceniobiorcę.

6. Zakres usługi kończy się na zasadach ustalonych przez Zleceniobiorcę, który zachowa ostrożność - uwzględni specyfikę usługi i ewentualne ryzyko stron.

§ 16

Kwestie sporne, które mogą zaistnieć na tle wykonania niniejszej umowy, przed poddaniem ich pod rozstrzygnięcie sądu, którym będzie sąd właściwy dla siedziby Zleceniobiorcy, strony zobowiązują się rozwiązać w drodze negocjacji.

§ 17

Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu.

§ 18

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

............................. .............................

Zleceniodawca Zleceniobiorca