Umowa o świadczenie usług kadrowo płacowych

UMOWA O ŚWIADCZENIE USŁUG KADROWO-PŁACOWYCH(dalej zwana „Umową”)

Zawarta dnia 2023-10-27 r. w Warszawie, pomiędzy

CyberTech Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, kod pocztowy (00-123) przy ul. Marszałkowska 123,

wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0001234567, której akta rejestrowe przechowuje Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy

XIV Wydział Gospodarczy Sądu Rejonowego w Warszawie, posiadającą nadany NIP 1234567890 oraz REGON 012345678, reprezentowaną przez:

Anna Kowalska – partnera uprawnionego do samodzielnej reprezentacji spółki,

zwaną dalej „Zleceniodawcą”

a

Jan Nowak, prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą „Kadry i Płace”, z siedzibą w Krakowie, kod pocztowy (30-123) przy ul. Floriańska 45,

posiadającym nadany NIP 9876543210 oraz REGON 876543210, reprezentowaną przez:

Jan Nowak – pełnomocnika,

zwanym dalej „Zleceniobiorcą”,

zwanymi dalej łącznie „Stronami”, a osobno „Stroną”, o następującej treści:

§1

1. Zleceniodawca zleca, a Zleceniobiorca przyjmuje do wykonania świadczenia polegające na prowadzeniu spraw kadrowych oraz rozliczeń płacowych osób zatrudnionych, obejmujących pracowników oraz osoby współpracujące ze Zleceniodawcą na podstawie niepracowniczych form zatrudnienia.

2. Zakres świadczeń Zleceniobiorcy obejmował będzie następujące czynności:

1) naliczanie wynagrodzeń – sporządzanie list płac oraz list obejmujących wynagrodzenia osób zatrudnionych na podstawie niepracowniczych form zatrudnienia, a także sporządzanie kartotek wynagrodzeń osób zatrudnionych,

2) sporządzanie miesięcznych informacji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy osób zatrudnionych,

3) przygotowanie i przekazywanie właściwym organom miesięcznych dokumentów rozliczeniowych,

4) rejestracja i wyrejestrowanie przed właściwym organem osób zatrudnionych, a także – w wymaganych prawem przypadkach – członków ich rodzin,

5) sporządzanie i wysyłanie deklaracji rocznych w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych do właściwego organu, a także przesyłanie ich osobom zatrudnionym,

6) wykonywanie czynności służących realizacji obowiązków w zakresie obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych,

7) składanie – w imieniu i na wyraźne polecenie Zleceniodawcy – oświadczeń służących nawiązaniu lub zakończeniu stosunku pracy oraz zatrudnienia w niepracowniczych formach zatrudnienia,

8) ustalanie wymiaru urlopów wypoczynkowych i ich ewidencja,

9) rozliczanie i ewidencjonowanie uprawnień pracowniczych związanych z rodzicielstwem i niepełnosprawnością,

10) przygotowanie dokumentacji związanej z realizacją czynności dotyczących zajęć egzekucyjnych, obejmujących wierzytelności osób zatrudnionych o zapłatę wynagrodzenia,

11) sporządzanie raportów i analiz na potrzeby Zleceniodawcy,

12) wystawianie zaświadczeń potwierdzających fakt zatrudnienia i wysokość wynagrodzenia,

13) sporządzanie i składanie dokumentów oraz informacji sprawozdawczych do Głównego Urzędu Statystycznego, w przypadku zaistnienia takiego obowiązku po stronie Zleceniodawcy,

14) współdziałanie ze Zleceniodawcą w toku kontroli prowadzonej przez organy skarbowe, inspekcję pracy i organy ubezpieczeniowe,

15) sporządzanie i składanie niezbędnych korekt dokumentacji składanej do organów skarbowych, organów ubezpieczeniowych oraz Głównego Urzędu Statystycznego, w zakresie jakim obowiązek sporządzenia i złożenia dokumentacji pierwotnej przypadał w okresie obowiązywania Umowy. Gdyby ujawnienie konieczności dokonania stosownej korekty nastąpiło po zakończeniu Umowy, Zleceniobiorcę obciążać będzie wyłącznie obowiązek przygotowania stosownej korekty oraz przekazania jej wzoru Zleceniodawcy,

16) po sporządzeniu list płac i wynagrodzeń oraz deklaracji składanych właściwym organom – przesłanie ich kopii Zleceniodawcy, w drodze korespondencji e-mail.

3. W zakres świadczeń Zleceniobiorcy nie wchodzi:

1) sporządzenie uwag do protokołów pokontrolnych w sprawach zatrudnienia osób oraz rozliczeń z nimi,

2) sporządzanie odwołań od decyzji administracyjnych w sprawach zatrudnienia osób oraz rozliczeń z nimi,

3) reprezentowanie Zleceniodawcy przed sądem w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych,

4) korekta dokumentów rozliczeniowych wysyłanych do organów skarbowych, organów ubezpieczeniowych oraz Głównego Urzędu Statystycznego dotyczących okresów sprzed zawarcia Umowy.

4. Zleceniodawca udzieli Zleceniobiorcy – na okres trwania Umowy – stałego pełnomocnictwa do składania dokumentów oraz udzielania wyjaśnień właściwym organom oraz instytucjom.

§2

1. Zleceniobiorca zobowiązuje się działać z należytą starannością oraz według poleceń i instrukcji Zleceniodawcy, a w szczególności sporządzać dokumentację, o której mowa w § 1, prawidłową pod względem merytorycznym i rachunkowym oraz zobowiązuje się do terminowego przekazywania wymaganych dokumentów i informacji Zleceniodawcy oraz właściwym organom i instytucjom.

2. Zleceniodawca zobowiązany jest przekazywać Zleceniobiorcy wszelkie dokumenty i informacje mające znaczenie dla wykonania przez niego obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, prawa pracy i ubezpieczeń społecznych oraz innych przepisów mających zastosowanie do świadczeń określonych w § 1.

3. Przekazywanie dokumentów przez Zleceniodawcę będzie następowało nie rzadziej niż co 7 dni, jednak każdorazowo nie później niż w ciągu 3 dni od nawiązania, zmiany lub zakończenia umowy z osobą zatrudnioną. Obowiązek przekazywania dokumentów przez Zleceniodawcę nie dotyczy przypadków, w których Umowa przewiduje sporządzenie i podpisywanie takich dokumentów bezpośrednio przez Zleceniobiorcę w imieniu Zleceniodawcy.

4. Dokumenty będą przekazywane Zleceniobiorcy osobiście za pokwitowaniem lub dostarczane przesyłką rejestrowaną lub kurierską. Do przekazywania oraz odbierania dokumentów w imieniu Stron, poza samymi stronami lub ich organami uprawnionymi do reprezentacji, upoważnione są następujące osoby:

1) za Zleceniodawcę – Piotr Wiśniewski,

2) za Zleceniobiorcę – Maria Kamińska.

5. W sytuacjach, gdy okaże się to konieczne lub usprawniać będzie świadczenie usług, Zleceniodawca może przekazywać Zleceniobiorcy niezbędne informacje oraz dokumenty lub ich kopie w formie wiadomości e-mail oraz załączników do takich wiadomości, a w przypadku gdy program komputerowy do obsługi kadrowej wyposażony jest w odpowiednią funkcjonalność przesyłu dokumentów – również za pośrednictwem takiej funkcji udostępnionej pomiędzy Stronami.

6. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za skutki swojego działania lub zaniechania w ramach wykonywania Umowy, jak również za powstałe opóźnienie w działaniu, jeżeli skutki te będą następstwem niedostarczenia przez Zleceniodawcę wymaganych informacji i dokumentów albo jeżeli Zleceniodawca nie poinformuje Zleceniobiorcy o zdarzeniach mających znaczenie dla wykonywania świadczeń, o których Zleceniobiorca nie mógł się dowiedzieć przy dołożeniu należytej staranności.

7. W przypadku uchybienia terminowi przekazania dokumentów lub informacji przez Zleceniodawcę, ograniczenie odpowiedzialności Zleceniobiorcy za niewykonanie lub nieterminowe wykonanie świadczeń trwać będzie przez czas opóźnienia Zleceniodawcy w przekazaniu dokumentów lub informacji oraz dodatkowo przez czas niezbędny na wykonanie świadczeń po przekazaniu tych dokumentów lub informacji.

8. Zleceniobiorca zobowiązany jest, w przypadku ujawnienia przez siebie nieprawidłowości lub braków w dostarczonych mu dokumentach lub informacjach, do poinformowania o tym fakcie Zleceniodawcy, wraz ze wskazaniem dostrzeżonych przez siebie uchybień, o ile to możliwe w sposób, który pozwoli Zleceniodawcy na terminowe ich uzupełnienie lub skorygowanie.

9. Świadczenia na rzecz Zleceniodawcy realizowane będą w wymiarze 8 godzin tygodniowo w przedsiębiorstwie Zleceniodawcy, zaś w pozostałym zakresie Zleceniobiorca będzie realizować świadczenia w swoim przedsiębiorstwie. W razie zaistnienia takiej potrzeby, Strony mogą uzgodnić – w formie pisemnej lub wiadomości e-mail, pod rygorem nieważności – dodatkowe stawiennictwo Zleceniobiorcy w przedsiębiorstwie Zleceniodawcy, podlegające odrębnemu wynagrodzeniu, ustalonemu między Stronami.

10. Zleceniobiorca będzie wykonywać świadczenia przy wykorzystaniu własnego programu komputerowego do obsługi kadrowo-płacowej.

11. Zleceniobiorca nie jest uprawniony do posługiwania się przy wykonywaniu zlecenia osobami trzecimi bez uprzedniej zgody Zleceniodawcy, wyrażonej na piśmie, pod rygorem nieważności. Udzielona zgoda, pod rygorem nieważności, wskazywać będzie konkretną osobę, którą Zleceniobiorca może się posługiwać przy wykonywaniu świadczeń. Zleceniobiorca ponosi pełną odpowiedzialność za działania lub zaniechania osób, którymi posługuje się przy wykonywaniu Umowy, jak za własne działania i zaniechania. Zleceniobiorca ponosi taką odpowiedzialność również w przypadku posłużenia się przy wykonywaniu świadczeń osobami, które zajmują się zawodowo wykonywaniem czynności tego rodzaju.

§3

1. Za wykonanie świadczeń określonych w § 1, Zleceniobiorcy przysługuje wynagrodzenie miesięczne w wysokości iloczynu stawki 50 zł netto za pracownika oraz stawki 30 zł netto za osobę zatrudnioną w niepracowniczej formie zatrudnienia oraz liczby osób danej kategorii, których dotyczą świadczenia wykonywane w ramach Umowy w danym miesiącu rozliczeniowym. Strony postanawiają, że w przypadku zakończenia zatrudnienia określonej osoby, jeśli zajdzie potrzeba wykonania świadczeń jej dotyczących po upływie miesiąca, w którym zatrudnienie to uległo zakończeniu (w tym, zwłaszcza jeśli zajdzie obowiązek sporządzenia rocznej deklaracji podatkowej), osoba taka nie będzie ujmowana do liczby osób stanowiących podstawę obliczenia wynagrodzenia Zleceniobiorcy za dany miesiąc.

2. Wynagrodzenie określone w ustępie poprzedzającym zostanie powiększone o stawkę podatku od towarów i usług aktualnie obowiązującą w dniu wystawienia faktury VAT.

3. Zleceniobiorca jest uprawniony do wystawienia faktury wyłącznie za świadczenia wykonane. Zleceniobiorca wystawi fakturę za wykonane świadczenia, do 10 dnia miesiąca, następującego po zakończonym miesiącu rozliczeniowym.

4. Dokumenty księgowe mogą być doręczane Zleceniodawcy drogą elektroniczną, na co Zleceniodawca wyraża zgodę.

5. Termin zapłaty wynagrodzenia wynosić będzie 14 dni od daty doręczenia Zleceniodawcy faktury, przelewem na konto Zleceniobiorcy wskazane na fakturze VAT.

6. Za datę płatności uważa się datę wpływu środków na rachunek Zleceniobiorcy.

§4

1. Strony zobowiązane są do zachowania w poufności wszelkich informacji wynikających z Umowy, jak i związanych z jej zawarciem oraz wykonywaniem.

2. Zleceniobiorca zobowiązany jest dodatkowo do zachowania w poufności danych o kondycji finansowej Zleceniodawcy, o zasadach prowadzenia działalności przez Zleceniodawcę, w tym o zasadach rozliczeń z kontrahentami, pracownikami i współpracownikami Zleceniodawcy, a także wszelkich innych danych i informacji, do których ma lub uzyska dostęp, a których ujawnienie mogłoby narazić Zleceniodawcę na szkodę.

3. Zobowiązania określone w ust. 1 i 2 powyżej wiążą Strony zarówno w okresie obowiązywania Umowy, jak i po jej zakończeniu.

4. Udostępnienie informacji osobom trzecim może nastąpić wyłącznie w celu realizacji obowiązków Umową lub prawem przewidzianych albo na żądanie uprawnionych organów, w tym na zgłoszone w prawidłowej formie i w sposób zgodny z przepisami żądanie organów kontrolnych lub w ramach dotyczącego Zleceniodawcy obowiązku sprawozdawczości.

5. Zleceniodawca wyraża zgodę na udostępnienie informacji niezbędnych do prawidłowego wykonania Umowy, poprzez powierzenie przetwarzania danych osobowych przez Zleceniobiorcę, jak i jego podwykonawców, na korzystanie z usług których wyraził zgodę, o ile zostaną oni zobowiązani do dochowania tajemnicy, w sposób co najmniej równoważny postanowieniom Umowy.

6. W pozostałych przypadkach, ujawnianie lub wykorzystywanie informacji chronionych Umową, może się odbywać tylko na podstawie zezwolenia Zleceniodawcy, udzielonego w formie pisemnej, pod rygorem nieważności.

§5

1. Umowa zawarta jest na czas nieoznaczony.

2. Każda ze Stron może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, z zastrzeżeniem jednak zdania następnego. Zleceniobiorca jest zobowiązany wykonać swoje świadczenia również w zakresie dotyczącym ostatniego miesiąca obowiązywania Umowy, choćby – ze względu na specyfikę tych świadczeń – ich wykonanie nastąpić miało lub następuje już po upływie okresu wypowiedzenia.

3. Zleceniodawcy przysługuje prawo rozwiązania Umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia, w przypadku nieuzasadnionego zaprzestania przez Zleceniobiorcę wykonywania świadczeń określonych w § 1. Umowy, pod warunkiem uprzedniego wezwania Zleceniobiorcy do prawidłowego wykonywania Umowy i bezskutecznego upływu wyznaczonego mu terminu, nie krótszego jednak niż 7 dni.

4. Zleceniobiorcy przysługuje prawo rozwiązania Umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku:

1) opóźnienia Zleceniodawcy z zapłatą wynagrodzenia, trwającego dłużej niż 14 dni,

2) trwającego co najmniej 7 dni opóźnienia Zleceniodawcy w przekazaniu dokumentów i informacji niezbędnych do prawidłowego wykonywania świadczeń przez Zleceniobiorcę,

pod warunkiem uprzedniego wezwania Zleceniodawcy do prawidłowego wykonywania Umowy i bezskutecznego upływu wyznaczonego mu terminu, nie krótszego jednak niż 7 dni.

5. Z chwilą zakończenia Umowy, Zleceniobiorca zobowiązany jest do wydania Zleceniodawcy egzemplarzy wszystkich dokumentów uzyskanych od Zleceniodawcy lub wytworzonych w związku z wykonywaniem Umowy, natomiast w przypadku prowadzenia dokumentacji, zapisów i ewidencji w formie elektronicznej, Zleceniobiorca zobowiązany jest wydać Zleceniodawcy na trwałym nośniku (CD, DVD lub pendrive) aktualne i pełne wersje takiej dokumentacji i ewidencji – w formacie bazy danych programów, w których prowadzono zapisy.

6. Z chwilą zakończenia Umowy, Zleceniobiorca zobowiązany jest również do sporządzenia i wydania Zleceniodawcy deklaracji podatkowej w podatku dochodowym od osób fizycznych, obejmującą informację o przychodach, dochodach, kosztach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych dla każdej z osób zatrudnionych. Deklaracja zostanie sporządzona na aktualnie obowiązującym formularzu takiej deklaracji, według stanu na dzień zakończenia Umowy (tj. uwzględniającego świadczenia należne każdej osobie zatrudnionej również za ostatni miesiąc, w którym obowiązywała Umowa).

7. W przypadku uchybienia obowiązkom Zleceniobiorcy poprzez:

1) niewydanie lub wydanie nieprawidłowo sporządzonych dokumentów, zapisów i ewidencji, o których mowa w ust. 5. powyżej, lub

2) niewydanie lub wydanie nieprawidłowo sporządzonych deklaracji, o których mowa w ust. 6. powyżej,

Zleceniobiorca pozostanie zobowiązany do zapłaty kary umownej w wysokości 1000 zł (słownie: tysiąc złotych) za każdy dzień opóźnienia w wykonaniu każdego z tych obowiązków.

§6

1. Na potrzeby realizacji Umowy, Strony wyznaczają następujące osoby upoważnione do kontaktu:

1) ze strony Zleceniodawcy – Anna Kowalska, adres e-mail: [email protected],

2) ze strony Zleceniobiorcy – Jan Nowak, adres e-mail: [email protected],

2. Strony zobowiązane są powiadamiać się niezwłocznie o wszelkich zmianach danych adresowych i kontaktowych, a w przypadku zaniechania tego obowiązku i do czasu dokonania stosownego powiadomienia, wszelka korespondencja, w tym oświadczenia, skierowane pod dotychczas znane adresy, uważane będą przez Strony za skutecznie nadane.

3. Strony zobowiązują się rozstrzygać wszelkie spory, powstałe na tle interpretacji lub wykonywania postanowień Umowy, w pierwszej kolejności w drodze polubownych negocjacji. Gdyby osiągnięcie porozumienia okazało się niemożliwe, Strony poddają spór pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego, właściwego miejscowo dla siedziby CyberTech Sp. z o.o..

4. W kwestiach nieuregulowanych Umową zastosowanie znajdują przepisy prawa polskiego.

5. Zmiany i uzupełnienia Umowy mogą być dokonane wyłącznie w formie pisemnej, pod rygorem nieważności.

6. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

Zleceniodawca Zleceniobiorca