Umowa o świadczenie usług księgowo rachunkowych

UMOWA O ŚWIADCZENIE USŁUG KSIĘGOWO-RACHUNKOWYCH(zwana dalej „Umową”)

Zawarta w dniu 20.07.2023 r. w Warszawie pomiędzy:

Cybernetics Solutions Sp. z o.o. spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, kod pocztowy (00-123), przy ul. Marszałkowskiej 12, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000123456, której akta rejestrowe przechowuje XII Wydział Gospodarczy Sądu Rejonowego w Warszawie, posiadającą nadany NIP 123-456-78-90 oraz REGON 123456789, o kapitale zakładowym w wysokości 50000 złotych w całości opłaconym, reprezentowaną przez:

Anna Kowalska – członka zarządu,

Jan Nowak – prokurenta łącznego,

zwaną dalej „Zleceniodawcą”,

a

Maria Zielińska, prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą „Finanse dla Ciebie”, z siedzibą w Krakowie, kod pocztowy (30-001) przy ul. Floriańskiej 1, posiadającym nadany NIP 987-654-32-10 oraz REGON 987654321, reprezentowanym przez:

Maria Zielińska – pełnomocnika,

zwanym dalej „Zleceniobiorcą”,

zwanymi dalej łącznie „Stronami”, a osobno „Stroną”, o następującej treści:

§1

1. Zleceniodawca powierza, a Zleceniobiorca przyjmuje do wykonania usługi polegające na świadczeniu stałej obsługi księgowo- rachunkowej Zleceniodawcy, z uwzględnieniem przepisów powszechnie obowiązującego prawa, a także zasad wiedzy i doświadczenia wymaganego przy wykonywaniu tego rodzaju świadczeń.

2. Prowadzenie stałej obsługi księgowej obejmować będzie świadczenia służące wykonaniu obowiązków rachunkowych oraz księgowaniu i rozliczaniu zobowiązań Zleceniodawcy, w zakresie jakim obowiązki te nakładają na Zleceniodawcę przepisy powszechnie obowiązującego prawa. W związku z tym Zleceniobiorca zobowiązany jest w szczególności do:

1) prowadzenia ksiąg rachunkowych Zleceniodawcy oraz wszelkiej dokumentacji pochodnej i uzupełniającej, wymaganych przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa, włączając w to:

a) księgi pomocnicze, wykazy aktywów i pasywów, ewidencję środków trwałych oraz praw i wartości niematerialnych,

b) wprowadzanie do systemu księgowego danych klientów, sald, danych podstawowych,

c) przygotowanie oraz przyporządkowanie danych klientów do kont księgowych,

d) oznaczanie dokumentów źródłowych,

e) przygotowanie rejestrów księgowych czynnych i biernych rozliczeń między okresowych,

f) analizę bieżącą w zakresie należności i zobowiązań Zleceniodawcy,

g) księgowanie przeprowadzanych transakcji w systemie księgowym,

h) wystawianie faktur, not korygujących, not uznaniowych oraz not obciążeniowych,

i) sporządzanie bieżących zestawień obrotów i sald oraz wyciągów z systemu księgowego,

j) przygotowywanie miesięcznych raportów danych księgowych,

k) przygotowywanie okresowych raportów, wymaganych przez właściwe organy;

2) przygotowania dokumentów związanych z naliczeniem i odprowadzeniem wszelkich należności podatkowych, w tym zwłaszcza:

a) przygotowanie miesięcznych deklaracji VAT,

b) prowadzenie rejestrów podatku VAT należnego oraz naliczonego,

c) przygotowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK),

d) kalkulowanie miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy,

e) przekazywanie Zleceniodawcy informacji o wysokości poszczególnych należności podatkowych, podlegających uiszczeniu w bieżących okresach rozliczeniowych;

3) przygotowania rocznych deklaracji podatkowych;

4) przygotowania rocznego sprawozdania finansowego, wymaganego przepisami ustawy o rachunkowości;

5) zamykanie oraz otwieranie nowego roku obrachunkowego w systemie księgowym;

6) przygotowanie rocznych raportów wymaganych przez właściwe organy administracji publicznej;

7) przygotowanie wydruków komputerowych ksiąg rachunkowych;

8) przekazywanie wymaganych, a opracowanych zgodnie z punktami poprzedzającymi, dokumentów do właściwych organów, w tym organów podatkowych;

9) zgłaszanie właściwym organom, w tym podatkowym, zmiany danych Zleceniodawcy, które należy ujawnić takim organom;

10) udzielanie bieżących informacji i wyjaśnień Zleceniodawcy w zakresie jego wątpliwości co do wymogów formalnych związanych ze sporządzeniem dokumentów, które stanowić będą podstawę wykonywania czynności księgowo-rachunkowych wymienionych w punktach poprzedzających;

11) udzielania odpowiedzi na pytania Zleceniodawcy, dotyczące sposobu wykonania zapisów w dokumentacji księgowo- rachunkowej oraz obowiązujących przepisów prawa w zakresie podatku dochodowego i podatku od towarów i usług;

12) współdziałania przy kontroli podatkowej Zleceniodawcy – we współpracy ze Zleceniodawcą oraz ewentualnie wyznaczonym przez niego podmiotem, świadczącym na rzecz Zleceniodawcy usługi w zakresie doradztwa podatkowego.

3. W zakres świadczeń Zleceniobiorcy nie wchodzi:

1) sporządzanie odwołań od decyzji administracyjnych dotyczących obowiązków podatkowych Zleceniodawcy;

2) reprezentowanie Zleceniodawcy w postępowaniu odwoławczym przed organami administracji publicznej oraz sądami administracyjnymi;

3) świadczenie usług doradztwa podatkowego, co nie wyklucza powinności udzielania informacji i wskazówek, jeśli umowa wprost obowiązek taki przewiduje.

§2

1. Zleceniobiorca oświadcza, że posiada stosowne kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

2. Zleceniobiorca oświadcza, że przedmiot świadczeń mieści się w zakresie prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.

3. Zleceniobiorca oświadcza, że posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, do sumy gwarancyjnej wynoszącej 100000 złotych oraz oświadcza, że zobowiązuje się utrzymywać powyższe ubezpieczenie przez cały okres trwania Umowy. Kopia polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej Zleceniobiorcy stanowi załącznik do Umowy, przy czym każdorazowo po upływie okresu obowiązywania aktualnej polisy ubezpieczeniowej Zleceniobiorca przedłoży Zleceniodawcy kopię, a na żądanie okaże również oryginał aktualnej polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej wraz z dowodem uiszczenia składki ubezpieczeniowej.

4. Strony oświadczają, że świadczenia objęte Umową mogą być wykonywane przez osoby zatrudnione przez Zleceniobiorcę w pracowniczych lub niepracowniczych formach zatrudnienia, a także przez osoby współpracujące ze Zleceniobiorcą. Zleceniobiorca przyjmuje pełną odpowiedzialność za wykonywane przez te osoby świadczenia, odpowiadając za ich działania lub zaniechania jak za własne. Zleceniobiorca nie podlega zwolnieniu z tej odpowiedzialności nawet w przypadku, gdy nie ponosi winy w wyborze osoby, której powierzył wykonywanie świadczeń lub gdy powierzył wykonywanie świadczeń osobie zawodowo trudniącej się wykonywaniem takich czynności, a osoby takie przekroczą zakres udzielonego im upoważnienia do działania.

5. Zleceniodawca oświadcza, że na dzień zawarcia Umowy nie toczy się w jego sprawie postępowanie podatkowe lub karne w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

6. Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność cywilną za szkody wynikłe z niewykonania lub nienależytego wykonania usług realizowanych na podstawie Umowy, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie tych świadczeń nastąpiło mimo zachowania przez Zleceniobiorcę należytej staranności, a szkoda jest wynikiem działania lub zaniechania Zleceniodawcy.

§3

1. Usługi, w zakresie opisanym w § 1, będą świadczone przez Zleceniobiorcę ze starannością wynikającą z potrzeb ochrony interesów Zleceniodawcy, a także ze starannością wynikającą z zawodowego charakteru wykonywania przez Zleceniobiorcę świadczeń określonych w Umowie.

2. Usługi wykonywane będą w siedzibie Zleceniobiorcy, w oparciu o dane i dokumenty źródłowe dostarczane przez Zleceniodawcę sukcesywnie w trakcie miesiąca obrachunkowego i zostaną przekazane w całości nie później niż do 10 dnia następnego miesiąca.

3. Wszelkie dokumenty oraz dane związane z wykonywaniem Umowy przechowywane będą, w zakresie dotyczącym zamkniętego miesiąca kalendarzowego, w siedzibie Zleceniobiorcy, w tym na elektronicznych nośnikach informacji. Zleceniobiorca jest zobowiązany do przechowywania ksiąg oraz dokumentów i danych otrzymanych od Zleceniodawcy w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo i uniemożliwiający dostęp do ich treści przez osoby do tego nieuprawnione.

4. Zleceniodawca zobowiązuje się do właściwego pod względem formalnym i rzetelnego pod względem merytorycznym dokumentowania operacji gospodarczych podlegających wpisowi do prowadzonych ksiąg i ewidencji.

5. Zleceniobiorca zobowiązany jest, w przypadku dostrzeżenia przez siebie braków w przekazanej przez Zleceniodawcę dokumentacji, niezbędnej do wykonania usług, przekazać Zleceniodawcy informację o takich brakach. Analogicznie Zleceniobiorca zobowiązany jest informować na bieżąco Zleceniodawcę o dostrzeżonych uchybieniach formalnych w treści przekazywanych dokumentów, w taki sposób i w takim czasie od daty ich przekazania, aby Zleceniodawca miał możliwość dokonania korekty tych uchybień formalnych.

6. Zleceniobiorca może odmówić zaksięgowania dokumentu, jeżeli uzna, że jest on niezgodny z obowiązującym w danym zakresie przepisami prawa. O powyższym Zleceniobiorca zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Zleceniodawcę pisemnie lub w formie wiadomości e-mail.

7. Zleceniodawca zobowiązuje się do poinformowania Zleceniobiorcy w formie pisemnej lub w formie wiadomości e-mail o wszelkich istotnych zmianach dotyczących prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, jeżeli mają one wpływ na usługi wykonywane przez Zleceniobiorcę. Zleceniodawca udzieli takiej informacji z zachowaniem terminu 7 dni od daty zaistnienia zdarzenia skutkującego powstaniem zmiany.

8. Zleceniobiorca zobowiązuje się dochować pełnej tajemnicy w zakresie kontraktów handlowych Zleceniodawcy oraz wszelkich informacji mogących stanowić tajemnicę jego przedsiębiorstwa. Zleceniobiorca odpowiada za dochowanie tajemnicy, o której mowa w zdaniu poprzednim, również przez osoby i podmioty, którymi będzie posługiwał się wykonując usługi wynikające z Umowy.

9. W przypadku naruszenia obowiązku zachowania tajemnicy, określonego w ustępie poprzedzającym, Zleceniobiorca zobowiązany będzie do zapłaty Zleceniodawcy kary umownej w wysokości 5000 zł (słownie: pięć tysięcy złotych) za każdy przypadek naruszenia.

§4

1. Zleceniobiorca oświadcza, że przejmuje odpowiedzialność przewidzianą przepisami prawa za rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych Zleceniodawcy z dniem 01.08.2023 r.

2. W okresie 14 dni poprzedzających przejęcie odpowiedzialności, o której mowa w ustępie poprzedzającym, Zleceniodawca umożliwi Zleceniobiorcy weryfikację przejmowanych ksiąg rachunkowych, w tym wszelkich nośników i baz danych systemu księgowego, a także zapoznanie się ze specyfiką działalności przedsiębiorstwa Zleceniodawcy, jak również struktury jego księgowości. Za organizację wglądu Zleceniobiorcy do wskazanych dokumentów oraz informacji odpowiada Zleceniodawca.

§5

1. Z tytułu świadczenia usług objętych Umową, Zleceniodawca uiszczał będzie Zleceniobiorcy ryczałtowe wynagrodzenie miesięczne w wysokości 1500 złotych netto, powiększone o obowiązującą w dniu wystawienia faktury VAT stawkę podatku od towarów i usług.

2. W przypadku, gdy Zleceniodawca dostarczać będzie Zleceniobiorcy dokumenty źródłowe, stanowiące podstawę czynności księgowo-rachunkowych w liczbie przekraczającej 100 sztuk w danym miesiącu obrachunkowym, Zleceniobiorcy należne będzie wynagrodzenie dodatkowe za każdy, dostarczony ponad ten limit, dokument źródłowy, w wysokości 5 złotych netto, powiększonej o obowiązującą w dniu wystawienia faktury VAT stawkę podatku od towarów i usług.

3. Wszelkie dodatkowe usługi, któr