Umowa o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych

Umowa

o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych

Zawarta w Warszawie, dnia 15.03.2023 pomiędzy:

Fabryka Mebli "Drewex" Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, przy ul. Słonecznej 12, wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia, XII Wydział Gospodarczy Sądu Rejonowego w Krakowie pod nr KRS 000543211, o nr NIP 6754321876, nr REGON 123456789 oraz kapitale zakładowym wynoszącym 50000 zł, reprezentowanym przez:

1. Jan Kowalski - Prezes Zarządu

2. Anna Nowak - Członek Zarządu

zwaną w dalszej części Umowy Zleceniodawcą,

a

"Rachunkowość dla Ciebie" Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Kwiatowej 5, wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Sądu Rejonowego w Warszawie pod nr KRS 000987654, o nr NIP 9876543210, nr REGON 987654321 oraz kapitale zakładowym wynoszącym 25000 zł, reprezentowanym przez:

1. Piotr Wiśniewski - Prezes Zarządu

zwaną w dalszej części Umowy Zleceniobiorcą,

łącznie określane jako Strony

o następującej treści:

§1

Przedmiotem umowy jest świadczenie przez Zleceniobiorcę na rzecz Zleceniodawcy usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości.

§2

1. Usługa prowadzenia ksiąg rachunkowych, o której mowa w § 1 umowy obejmuje:

a. prowadzenie ksiąg rachunkowych, tj. ujmowanie zapisów zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym na podstawie dostarczonych przez Zleceniodawcę dowodów księgowych i innych dokumentów, zgodnie z obowiązującymi przepisami, przy użyciu techniki komputerowej;

b. okresowe ustalanie lub sprawdzanie na podstawie inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, z zastrzeżeniem ust. 2 lit. e niniejszego paragrafu;

c. wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;

d. sporządzanie sprawozdań finansowych;

e. gromadzenie i przechowywanie dostarczonych przez Zleceniodawcę dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;

f. prowadzenie ewidencji dla potrzeb podatku dochodowego od osób prawnych dla potrzeb rozliczenia miesięcznego zaliczek na podatek dochodowy od osób prawnych i wyznaczania wyniku rocznego oraz sporządzenia zeznania rocznego dla podatku dochodowego od osób prawnych;

g. składanie informacji i deklaracji oraz realizacja innych obowiązków płatniczych w zakresie podatku u źródła od przychodów uzyskiwanych przez zagranicznych kontrahentów Zleceniodawcy, dla których Zleceniodawca pełni funkcje płatnika;

h. prowadzenie ewidencji dla potrzeb podatku od towarów i usług, sporządzanie deklaracji miesięcznych i przekazywanie organom podatkowym JPK_V7M oraz wymaganych prawem deklaracji do złożenia których Zleceniodawca jest zobowiązany w związku z prowadzoną działalnością;

i. powiadomienie urzędu skarbowego właściwego dla Zleceniodawcy o miejscu prowadzenia ksiąg;

j. sporządzenia deklaracji i informacji przekazywanych do GUS i NBP.

2. Czynności określone w ust. 1 nie obejmują w szczególności:

a. usług doradztwa podatkowego w zakresie przekraczającym usługi wskazane w ust. 1, w tym sporządzania dokumentacji cen transferowych,

b. nadzoru ani zajmowania się sprawami gospodarczymi, w tym finansowymi Zleceniodawcy,

c. weryfikacji rzetelności dokumentacji dostarczonej przez Zleceniodawcę,

d. usług prawnych,

e. dokonywania spisów z natury, w tym dla potrzeb inwentaryzacji, o której mowa w ust. 2 lit. b niniejszego paragrafu,

f. opłacania jakichkolwiek zobowiązań podatkowych Zleceniodawcy,

g. opracowywania wniosków kredytowych, wniosków o dotację, rozliczeń dotacji.

3. W ramach odrębnego zlecenia, na podstawie dodatkowego wynagrodzenia Zleceniodawca może powierzyć Zleceniobiorcy wykonanie innych czynności nieujętych w ust. 1, w tym, o ile Zleceniobiorca posiada wymagane uprawnienia czynności, o których mowa w ust. 2.

4. Zleceniobiorca może odmówić przyjęcia zlecenia, o którym mowa w ust. 3. Odmowa przyjęcia zlecenia dokonywana jest w tej samej formie co jego udzielenie przez Zleceniodawcę. Odmowa przyjęcia zlecenia nie skutkuje powstaniem po stronie Zleceniobiorcy odpowiedzialności odszkodowawczej.

§3

Zleceniodawca oświadcza, że w dniu związania niniejszej umowy:

a. jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych,

b. prowadzi księgi rachunkowe, o których mowa w ustawie o rachunkowości,

c. jest czynnym podatnikiem VAT, widniejącym na liście czynnych podatników VAT,

d. rachunki płatnicze, które wykorzystywane są dla potrzeb działalności prowadzonej przez Zleceniodawcę widnieją na liście czynnych podatników VAT,

e. nie toczy się w jego sprawie żadne postępowanie podatkowe ani karne lub karnoskarbowe, w tym przeciw osobom zarządzającym lub zatrudnionym przez Zleceniodawcę, które miałyby związane z działalnością prowadzoną przez Zleceniodawcę,

f. ma siedzibę w Krakowie, gdzie jest objęty nieograniczonym obowiązkiem podatkowym od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce położenia źródeł przychodu.

§4

Zleceniobiorca oświadcza, że:

a. usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych będzie realizowane przez osoby, które spełniają warunki zapisane w art. 4 ustawy o rachunkowości tj.: mają pełną zdolność do czynności prawnych i nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w art. 586 Kodeksu spółek handlowych.

b. ma zawartą umowę obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością, o której mowa w art. 44 ustawy o rachunkowości.

§5

1. Dla potrzeb realizacji usługi w zakresie określonym w § 2 Umowy Zleceniobiorca zobowiązuje się do:

b. wykonywania obowiązków z należytą starannością, w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa i na podstawie otrzymanych od Zleceniodawcę dokumentów i informacji,

c. odbierania od Zleceniodawcy w siedzibie Zleceniobiorcy lub w formie elektronicznej niezbędnych dokumentów,

d. informowania Zlecającego o ewentualnych brakach i wadach formalnych otrzymanych dowodów księgowych,

e. przekazywania w terminie deklaracji do właściwych organów podatkowych,

f. zachowania w tajemnicy wszystkich okoliczności, o których dowiedział się w związku z wykonywaniem zlecenia, obowiązek zachowania tajemnicy dotyczy także współpracowników Zleceniobiorcy,

g. przechowywania ksiąg i innych dokumentów otrzymanych od Zleceniodawcy w sposób chroniący je przed zniszczeniem oraz dostępem osób trzecich.

2. W przypadku zgodnego ustalenia Stron Zleceniobiorca może realizować ciążące na nim obowiązki w formie elektronicznej, w sposób uzgodnione uprzednio przez Strony.

§6

1. Do obowiązków Zleceniodawcy należy:

a. właściwe pod względem formalnym i rzetelne pod względem merytorycznym dokumentowanie zaistniałych zdarzeń,

b. udzielić w wymaganym terminie Zleceniobiorcy niezbędnych pełnomocnictw i uiszczenia opłat skarbowych,

c. dostarczanie do siedziby Zleceniobiorcy:

i. rzetelnych i niewadliwych dowodów księgowych dokumentów niezbędnych do prowadzenia ksiąg rachunkowych, w szczególności w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego te dokumenty dotyczą,

ii. rzetelnych i niewadliwych dowodów księgowych i dokumentów i danych niezbędnych do prowadzenia ewidencji VAT do 15 dnia miesiąca po miesiącu rozliczeniowym,

iii. dokumentów zapłaty zaliczek na podatek dochodowy, podatku od towarów i usług,

d. informowanie Zleceniobiorcy, nie później jednak niż w dniu dostarczenia dokumentów o:

i. wszelkich zmianach mających wpływ na prawidłowe rozliczenia podatkowe i prowadzenie spraw pracowniczych,

ii. innych zdarzeniach mających wpływ na prawidłowe wykonanie zleconych czynności,

e. dokonywanie opisów merytorycznych dostarczonych dokumentów, udzielanie wyjaśnień niezbędnych do realizacji usługi,

f. stosowanie się do wskazówek i zaleceń Zleceniobiorcy, wynikających z przepisów prawa i postanowień niniejszej umowy,

g. wskazanie pracownika odpowiedzialnego za bieżące kontakty i współpracę ze Zleceniobiorcą,

h. terminowe regulowanie zobowiązań podatkowych,

i. terminowe regulowanie kwoty należnej Zleceniobiorcy za wykonaną usługę.

2. Zleceniodawca może upoważnić inną osobę w celu dostarczenia dokumentów, składania oświadczeń i udzielania informacji, na podstawie pisemnego pełnomocnictwa.

3. Do czynności, o których mowa w ust. 1, Zleceniobiorca może sporządzić odpowiednią notatkę z informacją, którą przekaże Zleceniodawcy za potwierdzeniem.

4. W przypadku zgodnego ustalenia Stron Zleceniodawca może realizować obowiązki określone w niniejszym paragrafie w formie elektronicznej, w sposób uzgodnione uprzednio przez Strony.

§7

1. W przypadku braku możliwości dokonania oceny podatkowej dostarczonych dokumentów bez uzyskania dodatkowych informacji lub wglądu w inne dokumenty Zleceniobiorca może wyznaczyć Zleceniodawcy odpowiedni termin do uzupełnienia informacji lub przedłożenia dodatkowych wyjaśnień.

2. Zleceniobiorca może odmówić wykonania świadczenia lub wstrzymać się z jego realizacją w przypadku nieudostępnienia przez Zleceniodawcę dodatkowych informacji lub dokumentów, o których mowa w ust. 1 we wskazanym przez Zleceniobiorcę terminie. Odmowa lub wstrzymanie się z wykonaniem świadczenia, o których mowa w poprzednim zdaniu nie wpływa na wynagrodzenie Zleceniobiorcy. Skutki ekonomiczne, podatkowe i prawne takiego działania, w szczególności w zakresie odpowiedzialności karnej i karno- skarbowej, ponosi wyłącznie Zleceniodawca.

3. Jeżeli Zleceniodawca nie zgadza się z opinią Zleceniobiorcy, księgowanie zdarzenia gospodarczego może być dokonane na wyraźne pisemne polecenie Zleceniodawcy oraz na jego odpowiedzialność odpowiednio jak określoną w art. 4a ustawy o rachunkowości, w granicach przedstawionych przez Zleceniobiorcę. Konsekwencje ekonomiczne, podatkowe i prawne takiego działania, w szczególności w zakresie odpowiedzialności karnej i karno-skarbowej, ponosi wyłącznie Zleceniodawca.

§8

1. Księgi, dowody księgowe i dokumenty związane z prowadzeniem ksiąg będą stale przechowywane w siedzibie Zleceniobiorcy. Księgi i ewidencje są przechowywane w formie elektronicznej. Dowody księgowe i dokumenty dostarczone przez Zleceniodawcę w formie elektronicznej są przechowywane w formie elektronicznej.

2. W czasie obowiązywania niniejszej umowy, na każde żądanie Zleceniobiorca udostępni Zleceniodawcy za pokwitowaniem przechowywane dowody księgowe i dokumenty. Dokumenty są udostępniane w takiej formie w jakiej zostały dostarczone Zleceniobiorcy.

3. W przypadku dowodów księgowych i dokumentów udostępnionych Zleceniobiorcy w formie papierowej, 30 dni przechowywania dokumentów poza siedzibą Zleceniobiorcy, jest on zwolniony z obowiązków wynikających z niniejszej umowy, dla wykonywania, których niezbędny jest dostęp do wydanych dokumentów. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość wpisów w tym okresie.

4. Wydanie dowodów księgowych i dokumentów udostępnionych Zleceniobiorcy w formie papierowej zwalnia Zleceniobiorcę z odpowiedzialności za ich kompletność i niezgodność z wpisami do ksiąg.

§9

1. Zleceniodawca zobowiązany jest powiadomić Zleceniobiorcę o toczącym się postępowaniu dotyczącym jego zobowiązań podatkowych oraz umożliwić Zleceniobiorcy czynny udział w postępowaniu, także po rozwiązaniu umowy. Zleceniobiorca może upoważnić do reprezentowania Zleceniodawcy także doradcę podatkowego.

2. Jeżeli Zleceniodawca nie dopuści Zleceniobiorcy do toczącego się postępowania, o którym mowa w ust. 1, Zleceniobiorca nie będzie ponosić odpowiedzialności za szkody, których można było uniknąć, gdyby posiadał możność działania w sprawie.

3. Jeżeli włączenie się Zleceniobiorcy w postępowanie, o którym mowa w ust. 1 jest spowodowane naruszeniem przez Zleceniodawcę zasad, o których mowa w § 6 i 7 niniejszej umowy, Zleceniobiorcy przysługuje wynagrodzenie według obowiązującego cennika zleceń dodatkowych.

§ 10

1. Za usługi, o których mowa w § 2 ust. 1 umowy Zleceniobiorca przysługuje wynagrodzenie miesięczne według obowiązującego cennika w dniu wykonania usługi i z uwzględnieniem zasad określonych w cenniku.

2. Dla potrzeb ustalenia ceny, o której mowa w ust. 1 Zleceniodawca jest przyporządkowany do właściwych przedziałów cenowych zawartych w cenniku, o czym Zleceniobiorca informuje Zleceniodawcę w fakturze lub w załączniku do faktury. Zleceniobiorca nie jest zobligowany do odrębnego informowania Zleceniodawcy o zmianie przyporządkowania do przedziałów cenowych.

3. O zmianie cennika Zleceniobiorca poinformuje Zleceniodawcę z 1 miesięcznym wyprzedzeniem.

4. Dostarczenie dowodów lub danych powodujące wzrost pracochłonności i podnoszące ryzyko obsługi Zleceniodawcy, w szczególności naruszające terminy określone w § 6 ust. 1 lit. c) i d), skutkować będzie podwyższeniem wynagrodzenia o 20 % ceny za dany okres. W uzasadnionych przypadkach, na podstawie dodatkowej kalkulacji Zleceniobiorca może podwyższyć cenę usługi o kwotę przewyższającą kwotę obliczoną w sposób określony w poprzednim zdaniu.

5. Dodatkowe wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 4 nie zwalnia Zleceniodawcy z odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną Zleceniobiorcy poprzez niewłaściwe działanie, w tym opóźnienie, a także zaniechanie Zleceniodawcy.

6. Niedotrzymanie terminu, o którym mowa w ust. 4 liczy się do chwili dostarczenia ostatniego dokumentu pozwalającego na dokonanie rozliczenia.

7. Za sporządzenie sprawozdania finansowego Zleceniobiorcy przysługuje dodatkowe wynagrodzenie w kwocie jednokrotności wynagrodzenia za ostatni miesiąc roku obrotowego, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe.

8. W uzasadnionych przypadkach Zleceniobiorca może odstąpić od podwyższonego wynagrodzenia.

§ 11

1. Zleceniobiorca zwróci Zleceniodawcy za pokwitowaniem księgi, ewidencje, dowody księgowe oraz inne dokumenty podlegające archiwizacji nie później niż w terminie:

a) 30 dni po sporządzeniu sprawozdania finansowego i zeznania rocznego, w przypadku kontynuacji niniejszej umowy,

b) wynikającym z zasad określonych przy rozwiązaniu umowy.

2. O wydaniu dokumentacji, o którym mowa w ust. 1 lit. b Zleceniobiorca powiadomi właściwy organ podatkowy.

3. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za nieodebranie przez Zleceniodawcę dokumentów, a po upływie określonego terminu przechowuje je na koszt i ryzyko Zleceniodawcy.

§ 12

Z zastrzeżeniem innych postanowień niniejszej umowy, Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność wyłącznie za rzeczywiste szkody wynikłe z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań podjętych na podstawie niniejszej umowy na zasadach wynikających z przepisów prawa. Odpowiedzialność ta jest odpowiedzialnością na zasadzie winy i zostaje wyłączona w przypadku jej nieudowodnienia.

§ 13

1. Zleceniodawca powierza Zleceniobiorcy dane osobowe na zasadach i w celu określonym w niniejszej umowie.

2. Zleceniobiorca zobowiązany jest do przetwarzania powierzonych danych osobowych w celu oraz w zakresie niezbędnym do realizacji przedmiotu niniejszej umowy.

3. Zleceniobiorca zobowiązany jest do przetwarzania powierzonych danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego w sprawie ochrony danych osobowych.

4. Powierzone Zleceniobiorcy dane osobowe mogą być przetwarzane zarówno w formie elektronicznej w systemach informatycznych, jak i w formie papierowej.

5. Zleceniobiorca może archiwizować powierzone dane osobowe w celach dowodowych nie dłuższym niż do upływu okresu przedawnienia wynikającego z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

6. Zleceniobiorca zobowiązuje się do:

a) zabezpieczenia powierzonych danych osobowych poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych;

b) upoważnienia wszystkich osób przetwarzających powierzone dane osobowe do ich przetwarzania w celu realizacji niniejszej umowy;

c) zapewnienia zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych przez osoby upoważnione, zarówno w trakcie zatrudnienia, jak i po jego ustaniu;

d) niezwłocznego zawiadomienia Zleceniodawcy o wszelkich przypadkach naruszenia ochrony lub niewłaściwym użyciu powierzonych, na podstawie niniejszej umowy, danych osobowych;

e) usunięcia przetwarzanych danych osobowych po rozwiązaniu umowy, z uwzględnieniem celów dowodowych o których mowa w ust. 5.

7. Zleceniobiorca może powierzyć przetwarzanie danych osobowych innym podmiotom tylko za pisemną zgodą Zleceniodawcy.

§ 14

1. Zleceniodawca oświadcza, że dane zawarte w we wpisie Spółki do KRS są aktualne w dniu podpisania niniejszego umowy. W przypadku zmiany danych, o których mowa w poprzednim zdaniu Zleceniodawca niezwłocznie poinformuję o tym Zleceniobiorcę w formie pisemnej.

2. W przypadku powzięcia, do dnia realizacji zlecenia informacji, o tym że beneficjenci rzeczywici Spółki, akcjonariusze lub osoby z nimi spokrewnione zajmują stanowiska politycznie eksponowane Zleceniodawca niezwłocznie poinformuje o tym Zleceniobiorcę w formie pisemnej.

3. Przed rozpoczęciem realizacji usługi Zleceniodawca przekaże Zleceniobiorcy oświadczenia zgodne ze stosowaną przez Zleceniobiorcę procedurą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. W przypadku zmiany danych zawartych w oświadczeniach, o których mowa w poprzednim zdaniu Zleceniodawca zobowiązuje się do niezwłocznego składania aktualnych oświadczeń zgodnie z procedurą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.

§ 15

1. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony.

2. Umowa może być rozwiązana na koniec roku podatkowego, z zachowaniem 3 miesięcznego okresu wypowiedzenia przy czym, o ile Strony zgodnie nie postanowią inaczej, Zleceniobiorca jest zobowiązany do sporządzenia sprawozdania finansowego i zeznania rocznego za ostatni rok świadczenia usługi.

3. Rozwiązanie umowy może nastąpić w ramach porozumienia stron z ustaleniem terminu rozwiązania umowy i zasad jej zakończenia.

4. Umowa może być rozwiązana przez każdą ze stron z ważnych przyczyn przez jednostronne natychmiastowe jej wypowiedzenie.

5. W przypadku rozwiązania umowy w trybie ust. 4 Zleceniobiorca nie jest zobowiązany do sporządzenia sprawozdania finansowego i zeznania rocznego za ostatni rok świadczenia usługi.

6. Kwestie sporne, które mogą zaistnieć na tle wykonania niniejszej umowy, przed poddaniem ich pod rozstrzygnięcie sądu, którym będzie sąd właściwy dla siedziby Zleceniobiorcy, strony zobowiązują się rozwiązać w drodze negocjacji.

7. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu.

§ 16

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Jan Kowalski Piotr Wiśniewski Zleceniodawca Zleceniobiorca