Informacja o przetwarzaniu danych osobowych konsumentów

Informacja RODOo przetwarzaniu danych osobowychkonsumentów składających skargi lub reklamacje

IAdministrator danych

(Sklep Spożywczy "U Józefa", ul. Kwiatowa 12, 00-001 Warszawa, KRS 0000123456)

jest administratorem danych osób zgłaszających skargę lub reklamację.

Z administratorem danych można kontaktować się:

1) pod adresem korespondencyjnym: ul. Kwiatowa 12, 00-001 Warszawa;

2) pod adresem poczty elektronicznej: [email protected];

IICele, podstawy prawne oraz okres retencji przetwarzania danych osobowych

Administrator przetwarza dane osobowe:

1) w celu przyjęcia, rozpatrzenia zgłoszenia, wyjaśnienia wszystkich okoliczności sprawy,udzielenia odpowiedzi oraz podjęcia ewentualnych innych działań niezbędnych dozałatwienia sprawy – na podstawie zgody wyrażonej przez zgłaszającego, przy czym przezwysłanie zgłoszenia do administratora zgłaszający wyraźnie potwierdza, że wyraża zgodęna przetwarzanie danych osobowych zawartych w tym zgłoszeniu oraz innych informacjiniezbędnych do rozpatrzenia tego zgłoszenia (art. 6 ust. 1 lit. a w zw. z art. 4 pkt 11 RODO) –przez okres 6 miesięcy niezbędny do załatwienia sprawy;

2) jeżeli zgłoszenie zawiera dane osobowe szczególnych kategorii, w szczególności daneo stanie zdrowia, niezależnie od tego, czy są to dane zawarte w treści zgłoszenia, czyw załączonej do zgłoszenia dokumentacji, zgoda ta musi być udzielona wyraźnie, wprostprzez konsumenta poprzez zamieszczenie w zgłoszeniu odpowiedniego oświadczenia o treści:„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych, w tym danych szczególnychkategorii, zawartych w moim zgłoszeniu – skardze lub reklamacji, oraz danych niezbędnychdo rozpatrzenia mojego zgłoszenia przez administratora (art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 9 ust. 2lit. a RODO)”;

3) wyrażone zgody mogą zostać cofnięte w każdym czasie, lecz bez wpływu na zgodnośćz prawem przetwarzania przed ich cofnięciem; cofnięcie zgody uniemożliwi dalszerozpatrywanie skargi lub reklamacji przez administratora;

4) dane zawarte w zgłoszeniu oraz przetwarzane w celu wyjaśnienia okoliczności zdarzeniai rozpatrzenia zgłoszenia mogą być dalej przetwarzane przez administratora w celu ustalenia,dochodzenia lub obrony roszczeń związanych bezpośrednio lub pośrednio ze zgłoszeniem,czego podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f, a w przypadku danych szczególnych kategorii – art. 9ust. 2 lit. f RODO – przez okres:

a) roku od udzielenia odpowiedzi – w sprawach standardowych, jeżeli zgłaszający nie wystąpiz dalszymi żądaniami lub skargami, przy czym w przypadku dokumentacji dotyczącejrozliczenia reklamacji okres ten wynika z ustawy o rachunkowości,

b) przedawnienia roszczeń, czyli co do zasady przez 3 lata od otrzymania zgłoszenia,wynikający z Kodeksu cywilnego, przy czym w przypadku toczących się postępowań – doczasu prawomocnego zakończenia się postępowania oraz do momentu upływu nowychokresów przedawnienia roszczeń – w sprawach skomplikowanych, niestandardowych lubjeżeli zgłaszający wystąpił z dalszymi roszczeniami, skargami lub wystąpił na dalszą ścieżkępostępowania przed organami państwowymi.

IIIUjawnianie danych osobowych

1. Administrator może ujawniać dane osobowe zgłaszających w przypadku podjęciapostępowania przez zgłaszającego lub przez administratora zgodnie z obowiązkiem lubuprawnieniami przysługującymi administratorowi, wynikającymi z przepisów prawa,zewnętrznym kancelariom prawnym współpracującym z administratorem, operatorompocztowym, kurierom.

2. Dane osobowe zgłaszających mogą być ujawniane podmiotom współpracującymz administratorem na podstawie pisemnych umów powierzenia przetwarzania danychosobowych, w celu realizacji określonych w umowie zadań i usług na rzecz administratora,w szczególności w zakresie obsługi IT, obsługi administracyjnej, obsługi prawnej lubdoradczej.

IVPrawa osób, których dane osobowe dotyczą

1. Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo:

1) dostępu – uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są jej daneosobowe. Jeżeli dane o osobie są przetwarzane, jest ona uprawniona do uzyskania dostępu donich oraz uzyskania następujących informacji: o celach przetwarzania, kategoriach danychosobowych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostanąujawnione, o okresie przechowywania danych lub o kryteriach ich ustalania, o prawie dożądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowychprzysługujących osobie, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiegoprzetwarzania (art. 15 RODO);

2) do otrzymania kopii danych – uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, przyczym pierwsza kopia jest bezpłatna, a za kolejne kopie administrator może nałożyć opłatęw rozsądnej wysokości, wynikającą z kosztów administracyjnych (art. 15 ust. 3 RODO);

3) do sprostowania – żądania sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które sąnieprawidłowe, lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);

4) do usunięcia danych – żądania usunięcia jej danych osobowych, jeżeli administrator niema już podstawy prawnej do ich przetwarzania lub dane nie są już niezbędne do celówprzetwarzania (art. 17 RODO);

5) do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych(art. 18 RODO), gdy:

a) osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okrespozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych,

b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się ichusunięciu, żądając ograniczenia ich wykorzystywania,

c) administrator nie potrzebuje już tych danych, ale są one potrzebne osobie, której danedotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

d) osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania – do czasustwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędnewobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą;

6) do przenoszenia danych – otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanymformacie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych jej dotyczących, któredostarczyła administratorowi, oraz żądania przesłania tych danych innemu administratorowi,jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, lub umowy z niązawartej oraz jeżeli dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);

7) do sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowychw prawnie uzasadnionych celach administratora, z przyczyn związanych z jej szczególnąsytuacją, w tym wobec profilowania. Wówczas administrator dokonuje oceny istnieniaważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów,praw i wolności osób, których dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lubobrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną interesy osoby, której dane dotyczą, będą ważniejszeod interesów administratora, administrator będzie zobowiązany zaprzestać przetwarzaniadanych w tych celach (art. 21 RODO);

8) do cofnięcia zgody w każdym momencie i bez podawania przyczyny, lecz przetwarzaniedanych osobowych dokonane przed cofnięciem zgody nadal pozostanie zgodne z prawem.Cofnięcie zgody spowoduje zaprzestanie przetwarzania przez administratora danychosobowych w celu, w którym zgoda ta została wyrażona.

2. Aby skorzystać z wyżej wymienionych praw, osoba, której dane dotyczą, powinnaskontaktować się, wykorzystując podane dane kontaktowe, z administratorem i poinformowaćgo, z którego prawa i w jakim zakresie chce skorzystać.

VPrezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzoru, którym w Polscejest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2,z którym można kontaktować się w następujący sposób:

1) listownie: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa;

2) przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie: https://www.uodo.gov.pl/pl/p/kontakt;

3) telefonicznie: +48 22 531 03 00.

VIInspektor ochrony danych

W każdym przypadku osoba, której dane dotyczą, może również skontaktować siębezpośrednio z inspektorem ochrony danych administratora:

1) e-mailowo pod adresem poczty elektronicznej: [email protected];

2) na wyżej podany adres korespondencyjny z dopiskiem: Inspektor ochrony danych.

VIIAkty prawne przywoływane w klauzuli

1) RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danychosobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy95/46/WE (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, s. 1);

2) art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r.poz. 217 ze zm.);

3) art. 118 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1360ze zm.).