Informacja RODO dla infolinii

Informacja RODO o przetwarzaniu danych osobowychosób kontaktujących się poprzez infolinię

IAdministrator danych

(Zakład Usług Komputerowych "Binarny Kod" Sp. z o.o., ul. Kwiatowa 12, 00-001 Warszawa, KRS 0000123456)

jest administratorem danych osobowych osób kontaktujących za pośrednictwem infolinii.

IICele przetwarzania danych osobowych

1. Administrator przetwarza informacje o numerze telefonu oraz nagrania rozmów z infolinii w celach dokumentacyjnych i dowodowych dotyczących kontaktów z klientami, potencjalnymi klientami i innymi osobami kontaktującymi się telefonicznie poprzez infolinię, w tym w celu zapobiegania sytuacjom konfliktowym dotyczącym treści informacji udzielanych przez infolinię i obrony przed roszczeniami. Możemy też przetwarzać nagrania z rozmów do weryfikacji jakości obsługi klientów przez naszą infolinię i jej udoskonalania.

2. W zależności od tego, czy posiadamy już inne dane osoby dzwoniącej oraz w jakiej sprawie osoba dzwoni, możemy przetwarzać również szereg innych informacji i nie tylko w nagraniach z rozmów, w zakresie niezbędnym do realizacji sprawy, z którą osoba dzwoniąca kontaktuje się z nami. Wówczas przetwarzamy dane osobowe również w innych, każdorazowo indywidualnie ustalanych celach, znanych osobie dzwoniącej, lub odrębnie informujemy o tym osobę, której dane dotyczą.

IIIPodstawy prawne i czas przetwarzania danych osobowych

Podstawą prawną przetwarzania numeru telefonu oraz pozostałych danych osobowych zawartych w nagraniach z rozmów jest prawnie uzasadniony interes administratora danych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – polegający na dokumentowaniu treści rozmów telefonicznych w celu zapobiegania sytuacjom konfliktowym, obrony przed roszczeniami oraz poprawy jakości obsługi infolinii. Nagrania z rozmów przetwarzamy przez 6 miesięcy od rozmowy.

IVOdbiorcy danych osobowych zawartych w nagraniach

1. Administrator może ujawniać nagrania lub informacje o nagraniach wyłącznie podmiotom współpracującym z administratorem na podstawie pisemnych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, w celu realizacji określonych w umowie zadań i usług na rzecz administratora, w szczególności w zakresie obsługi infolinii, obsługi systemu nagrań rozmów, obsługi IT, obsługi prawnej, doradczej.

2. Jeżeli nagranie z rozmowy będzie stanowiło dowód w postępowaniu, zostanie ono również ujawnione odpowiednim organom państwowym.

VPrawa osób, których dane osobowe dotyczą

1. Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo:

1) dostępu – uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są jej dane osobowe. Jeżeli dane o osobie są przetwarzane, jest ona uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz uzyskania następujących informacji: o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, o okresie 6 miesięcy przechowywania danych lub o kryteriach ich ustalania, o prawie do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych przysługujących osobie, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania (art. 15 RODO);

2) do otrzymania kopii danych – uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, przy czym pierwsza kopia jest bezpłatna, a za kolejne kopie administrator może nałożyć opłatę w rozsądnej wysokości, wynikającą z kosztów administracyjnych (art. 15 ust. 3 RODO);

3) do sprostowania – żądania sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe, lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);

4) do usunięcia danych – żądania usunięcia jej danych osobowych, jeżeli administrator nie ma już podstawy prawnej do ich przetwarzania lub dane nie są już niezbędne do celów przetwarzania (art. 17 RODO);

5) do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO), gdy:

a) osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres 1 miesiąca pozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych,

b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się ich usunięciu, żądając ograniczenia ich wykorzystywania,

c) administrator nie potrzebuje już tych danych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

d) osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą;

7) do sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych w prawnie uzasadnionych celach administratora, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w tym wobec profilowania. Wówczas administrator dokonuje oceny istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osób, których dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną interesy osoby, której dane dotyczą, będą ważniejsze od interesów administratora, administrator będzie zobowiązany zaprzestać przetwarzania danych w tych celach (art. 21 RODO).

2. Aby skorzystać z wyżej wymienionych praw, osoba, której dane dotyczą, powinna skontaktować się, wykorzystując podane dane kontaktowe, z administratorem i poinformować go, z którego prawa i w jakim zakresie chce skorzystać.

VIPrezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzoru, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, z którym można kontaktować się w następujący sposób:

1) listownie: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa;

2) przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie: https://www.uodo.gov.pl/pl/p/kontakt;

3) telefonicznie: 22 531 03 00.

VIIInspektor ochrony danych

W każdym przypadku osoba, której dane dotyczą, może również skontaktować się bezpośrednio z inspektorem ochrony danych administratora:

1) e-mailowo pod adresem poczty elektronicznej: [email protected];

2) na wyżej podany adres ul. Kwiatowa 12, 00-001 Warszawa z dopiskiem: Inspektor ochrony danych.

VIIIAkty prawne przywoływane w klauzuli

RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).