Polityka bezpieczeństwa przesyłania danych osobowych pocztą elektroniczną

Obowiązki użytkowników w zakresie zabezpieczenia i szyfrowania załączników zawierających dane osobowe przesyłane przez pocztę e-mail

I. Zasady ogólne

1. Należy zapewnić ochronę danych osobowych pracowników przekazywanych drogą elektroniczną.

2. Zasady określone poniżej odnoszą się do każdego rodzaju danych osobowych w formie elektronicznej, które wymagają zapewnienia poufności (np. skany dowodów osobistych, umowy o pracę, wnioski urlopowe, zaświadczenia lekarskie, dokumentacja medyczna, itp.).

3. Procedura dotyczy każdego pracownika firmy.

4. Zabronione jest przekazywanie danych osobowych pocztą elektroniczną bez zabezpieczenia hasłem (np. w treści wiadomości).

5. Hasła do plików powinny być unikalne.

6. W przypadku regularnej korespondencji z klientem, dopuszczalne jest ustalenie stałego, unikalnego dla tej osoby hasła, do zabezpieczania załączników z danymi osobowymi.

6. Opisane zasady dotyczą także przekazywania plików z danymi innymi kanałami komunikacji, np. Microsoft Teams, serwer FTP.

II. Zabezpieczenie hasłem pliku

1. Informacje zawierające dane osobowe, które wymagają ochrony, przekazuje się w zaszyfrowanym załączniku.

2. Pracownik przed przekazaniem pliku z danymi osobowymi, zabezpiecza go hasłem.

3. Hasło zawiera co najmniej 12 znaków, duże i małe litery, a także co najmniej jedną cyfrę i znak specjalny.

4. Po ustawieniu hasła w pliku, należy ponownie otworzyć plik, aby sprawdzić, czy zabezpieczenie przebiegło pomyślnie.

5. Zabezpieczony hasłem plik przekazuje się jako załącznik do wiadomości e-mail.

6. Hasło należy przekazać inną drogą komunikacji, np. SMS, telefonicznie, przez komunikator Signal.

III. Zabezpieczenie załącznika poprzez zaszyfrowane archiwum

1. Użytkownik może zabezpieczyć hasłem plik, z wykorzystaniem narzędzia do tworzenia skompresowanych archiwów (np. 7-Zip, WinRAR, WinZip).

2. Skompresowane archiwum stosuje się w szczególności przy przekazywaniu drogą elektroniczną większej liczby plików lub całych folderów, wymagających zapewnienia poufności.

3. Należy uruchomić odpowiedni program, wybrać w nim pliki, które mają być zabezpieczone, a następnie ustawić hasło do archiwum.

4. Hasło zawiera co najmniej 12 znaków, duże i małe litery, a także co najmniej jedną cyfrę i znak specjalny.

5. Program utworzy w wybranej przez użytkownika lokalizacji skompresowane archiwum.

6. Przed wysłaniem należy sprawdzić, czy zaszyfrowanie przebiegło pomyślnie, poprzez próbę otwarcia plików w archiwum.

7. Zabezpieczony hasłem plik skompresowanego archiwum przekazuje się jako załącznik do wiadomości e-mail.

6. Hasło należy przekazać inną drogą komunikacji, np. telefonicznie, SMS, przez komunikator WhatsApp.