Procedura nadawania i odwoływania upoważnień do przetwarzania danych osobowych

Procedura upoważniania do przetwarzania danych osobowych

§1.Wstęp

1. Procedura obowiązuje każdą osobę, która jest dopuszczana do przetwarzania danych osobowych.

2. Za realizowanie niniejszej procedury odpowiadają:A. administrator, zatwierdzający upoważnienia lub ich zmiany,B. osoby uprawnione przez administratora do zatwierdzania w jego imieniu upoważnień lub ich zmian,C. pracownicy działu kadr oraz bezpośredni przełożeni odpowiedzialni za przygotowanie wniosku o nadanie upoważnienia oraz wszelkich zmian zakresu upoważnienia,D. osoba upoważniana/ zobligowana do przyjęcia upoważnienia lub jego zmiany.

3. Do przetwarzania danych osobowych mogą zostać dopuszczone tylko i wyłącznie osoby, które otrzymały pisemne upoważnienie od administratora lub uprawnionej przez niego osoby. Upoważnienia są nadawane w formie pisemnej i wymagają zatwierdzenia przez administratora oraz potwierdzenia przyjęcia przez osobę upoważnioną.

§2.Wniosek o nadanie upoważnienia

1. W momencie otrzymania informacji o zatrudnieniu lub rozpoczęciu współpracy w ramach zlecenia, wolontariatu, stażu, praktyk oraz w które będą wymagały przetwarzania danych osobowych, przed dopuszczeniem tej osoby do przetwarzania danych osobowych, należy przygotować wniosek o nadanie upoważnienia.

2. Za przygotowanie wniosku są odpowiedzialni:A. bezpośredni przełożony lub opiekun nowego pracownika/współpracownika,B. pracownik działu kadr dla osoby zatrudnianej na samodzielnym stanowisku,

3. Osoba odpowiedzialna za przygotowanie wniosku o upoważnienie wskazuje w nim swoje dane (jako wnioskodawcy), imię i nazwisko: Anna Kowalska, PESEL: 95051212345 osoby upoważnianej imię i nazwisko: Jan Nowak, PESEL: 92112345678 oraz zakres upoważnienia i okres od 01.01.2024 do 31.12.2024 jego obowiązywania.

4. Prawidłowo wypełniony wniosek wnioskodawca niezwłocznie przekazuje do administratora danych lub osoby uprawnionej przez niego do nadawania i zmiany upoważnień.

§ 3.Nadanie upoważnienia

1. Nadanie upoważnienia odbywa się poprzez zatwierdzenie przez administratora lub uprawnioną przez niego osobę wniosku o nadanie upoważnienia.

2. Zatwierdzony wniosek stanowi upoważnienie do przetwarzania danych, które jest niezwłocznie przekazywane przez wnioskodawcę do osoby upoważnionej.

3. Osoba upoważniona przyjmuje upoważnienie oraz zobowiązuje się do zachowania poufności zgodnie z treścią upoważnienia, co potwierdza złożeniem podpisu na upoważnieniu.

4. Jeżeli upoważnienie uprawnia także do przetwarzania danych w systemach informatycznych, wnioskodawca przekazuje do administratorów odpowiednich systemów informację o zakresie upoważnienia do tych systemów w celu nadania osobie upoważnionej niezbędnych uprawnień.

5. Wnioskodawca przekazuje upoważnienie do działu kadr, który odnotowuje je w ewidencji upoważnień.

6. Upoważnienie jest przechowywane w dziale kadr wraz z umową osoby upoważnionej.

§4.Zmiana zakresu upoważnienia

1. Upoważnienie jest zmieniane niezwłocznie po zmianie zakresu obowiązków osoby upoważnionej w zakresie zgodnym ze zmianą, która nastąpiła, poprzez wydanie nowego upoważnienia.

2. Zmiana zakresu upoważnienia odbywa się poprzez zatwierdzenie przez administratora lub uprawnioną przez niego osobę wniosku o nadanie upoważnienia, zgodnie z procedurą nadawania upoważnień.

3. Nowe upoważnienie zastępuje stare.

4. Za przygotowanie wniosku są odpowiedzialni:A. bezpośredni przełożony lub opiekun osoby upoważnionej,B. pracownik działu kadr dla osoby zatrudnianej na samodzielnym stanowisku.

5. Osoba odpowiedzialna za przygotowanie wniosku o upoważnienie wskazuje w nim swoje dane (jako wnioskodawcy), imię i nazwisko: Anna Kowalska, PESEL: 95051212345 osoby upoważnionej, której upoważnienie ma ulec zmianie, nowy zakres upoważnienia i okres od 01.02.2024 do 31.01.2025 jego obowiązywania.

6. Prawidłowo wypełniony wniosek wnioskodawca niezwłocznie przekazuje do administratora danych lub osoby uprawnionej przez niego do nadawania i zmiany upoważnień.

7. Dalsza część procedury jest realizowana zgodnie z §3 Nadanie upoważnienia.

§ 5.Odwołanie upoważnienia

1. Za odwołanie upoważnień odpowiedzialny jest administrator lub osoby przez niego do tego uprawnione.

2. Upoważnienie jest odwoływanie niezwłocznie:A. po zakończeniu współpracy z osobą upoważnioną, jeżeli nastąpiła przed końcem okresu 2 lat obowiązywania upoważnienia lub w upoważnieniu nie wskazano, że wygasa w dniu zakończenia współpracy,B. zmianie obowiązków osoby upoważnionej, w zakresie takim, że dalsze przetwarzanie danych nie będzie miało miejsca,C. odejścia pracownika na dłuższe zwolnienie lekarskie lub bezpłatny urlop (jeżeli przekracza 3 miesiące).

3. Odwołanie odbywa się w trybie wnioskowym.

4. Za przygotowanie wniosku są odpowiedzialni:A. bezpośredni przełożony lub opiekun osoby upoważnionej,B. pracownik działu kadr dla osoby zatrudnianej na samodzielnym stanowisku.

5. Osoba odpowiedzialna za przygotowanie wniosku wskazuje w nim swoje dane (jako wnioskodawcy), imię i nazwisko: Anna Kowalska, PESEL: 95051212345 osoby upoważnionej, której upoważnienie ma zostać odwołane, przyczynę odwołania oraz datę obowiązywania odwołania.

6. Prawidłowo wypełniony wniosek wnioskodawca niezwłocznie przekazuje do administratora danych lub osoby uprawnionej przez niego do nadawania i zmiany upoważnień.

7. Odwołanie upoważnienia odbywa się poprzez zatwierdzenie przez administratora lub uprawnioną przez niego osobę wniosku o odwołanie upoważnienia.

8. Zatwierdzony wniosek stanowi odwołanie upoważnienia do przetwarzania danych, które jest niezwłocznie przekazywane przez wnioskodawcę do:A. administratorów systemów informatycznych,B. osób współpracujących z osobą upoważnioną,C. osoby upoważnionej, o ile takie przekazanie jest możliwe.

9. Wnioskodawca przekazuje odwołanie upoważnienia do działu kadr, który odnotowuje je w ewidencji upoważnień.

10. Odwołanie upoważnienia jest przechowywane w dziale kadr wraz z umową osoby upoważnionej.