Procedura przetwarzania danych osobowych w związku z ochroną małoletnich

Procedura postępowania w zakresie pozyskiwania, przetwarzania i przechowywania danych osobowych w związku z ochroną małoletnich

I. Zakres przedmiotowy i podmiotowy Procedury

1. Procedura określa: zasady i terminy pozyskiwania, przetwarzania oraz przechowywania danych osobowych w związku z ochroną małoletnich.

2. Procedura adresowana jest do wszystkich pracowników administratora.

II. Podstawowe pojęcia i skróty:

• informacja z rejestru karnego – informacja, o której mowa w art. 21 ust. 6 ustawy z dnia 27 września 2013 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1599) - dalej u.p.z.;

• KRK – Krajowy Rejestr Karny;

• oświadczenie o zamieszkaniu – oświadczenie, o którym mowa w art. 21 ust. 5 u.p.z.;

• oświadczenie do celów działalności – oświadczenie, o którym mowa w art. 21 ust. 4 oraz 5 u.p.z.;

• oświadczenie o braku rejestru – oświadczenia, o którym mowa w art. 21 ust. 7 u.p.z.;

• RSPTS - Rejestr Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym.

III. Terminy i sposób realizacji

Obowiązki w zakresie pozyskiwania, przetwarzania i przechowywania danych osobowych w związku z ochroną małoletnich w zakresie art. 21 u.p.z. należy realizować w sposób i terminach określonych poniżej:

Obowiązek Sposób realizacji Termin

Pozyskanie danych w • sprawdzenie w RSPTS, pozyskanie: W czasie rekrutacji, od 01.01.2024 r.

celu weryfikacji informacji z KRK, oświadczenia o

niekaralności – zamieszkaniu,

obywatele polscy* • wydruk z weryfikacji w RSPTS

należy umieścić w części A akt

pracowniczych/dokumentacji umowy

cywilnoprawnej

Pozyskanie danych w • sprawdzenie w RSPTS, pozyskanie: W czasie rekrutacji, od 01.01.2024 r.

celu weryfikacji oświadczenia o zamieszkaniu,

niekaralności – oświadczenia do celów działalności,

obywatele polscy ewentualnie informacji z rejestru

zamieszkujący za karnego (jeśli prawo państwa

granicą* obywatelstwa lub zamieszkania nie

przewiduje wydawania informacji do

celów działalności), ewentualnie

oświadczenia o braku rejestru (jeżeli

w danym państwie nie przewiduje się

sporządzenia informacji do celów

działalności lub nie prowadzi się

rejestru karnego), wydruk z

weryfikacji w RSPTS oraz

przedłożone dokumenty należy

umieścić w części A akt

pracowniczych/dokumentacji umowy

cywilnoprawnej

Pozyskanie danych w • sprawdzenie w RSPTS, pozyskanie: W czasie rekrutacji, od 01.01.2024 r.

celu weryfikacji informacji z KRK, oświadczenia o

niekaralności – zamieszkaniu, oświadczenia do celów

cudzoziemcy* działalności, ewentualnie informacji z

rejestru karnego (jeśli prawo państwa

obywatelstwa lub zamieszkania nie

przewiduje wydawania informacji do

celów działalności), ewentualnie

oświadczenia o braku rejestru (jeżeli

w danym państwie nie prowadzi się

rejestru karnego),

• wydruk z weryfikacji w RSPTS oraz

przedłożone dokumenty należy

umieścić w części A akt

pracowniczych/dokumentacji umowy

cywilnoprawnej.

Osoba o podwójnym • dokumenty dotyczące obywatela od 01.01.2024 r.

obywatelstwie polskiego i cudzoziemca,

• wydruk z weryfikacji w RSPTS oraz

przedłożone dokumenty należy

umieścić w części A akt

pracowniczych/dokumentacji umowy

cywilnoprawnej

Weryfikacja 1) sprawdzenie: zgodności numeru PESEL 85031201234 przedstawionego przez od 01.01.2024 r.

poprawności danych kandydata z danymi zawartymi w

zaświadczeniu z KRK;

2) zgodności danych identyfikacyjnych

kandydata z przedłożonymi

informacjami z rejestru karnego (o

którym mowa w art. 21 ust. 4 u.p.z.);

3) zakresu przedmiotowego informacji o

niekaralności, w ramach informacji z

art. 21 ust. 4 i 5 u.p.z. (musi to być

wyłącznie informacja pozyskiwana do

celów działalności zawodowej lub

wolontariackiej związanej z

kontaktami z dziećmi);

4) zgodności zakresu przedmiotowego

przedłożonej informacji z KRK z

zakresem przestępstw i

odpowiadającym im czynom

zabronionym określonym w art. 21

ust. 3 u.p.z.

Sprawdzenie zakresu danych

pozyskiwanych w ramach konkretnych

dokumentów:

- w ramach obowiązku weryfikacji w

Rejestrze z dostępem ograniczonym:

numer PESEL 92111512345 i Dz.U. 2023/1599 lub

Dz.U.2010/728, w ramach którego

następuje weryfikacja

(obligatoryjnie), pozostałe dane są

fakultatywne, zgodne z zasadą

minimalizacji będzie pozyskanie w

tym zakresie numeru PESEL albo,

jeśli nie został nadany: Anna,

Kowalska, Nowak, Maria, Jan,

12.05.1990,

- w ramach obowiązku weryfikacji w

Rejestrze: Jan, Kowalski,

Nowak,

- w ramach informacji z KRK: dane

wskazane w art. 19 ust. 3 ustawy z

dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym

Rejestrze Karnym (t.j. Dz. U. z 2023

r. poz. 1081)., z uwzględnieniem

ograniczenia do informacji o

przestępstwach oraz odpowiadającym

im czynom zabronionym wskazanym

w art. 21 ust. 3 u.p.z.,

- w ramach informacji z art. 21 ust. 4 i

6 u.p.z., administrator pozyska dane

wynikające z przedłożonego

dokumentu (musi to być wyłącznie

informacja pozyskiwana do celów

działalności zawodowej lub

wolontariackiej związanej z

kontaktami z dziećmi),

- w ramach informacji z art. 21 ust. 5

u.p.z., zakres danych należy ustalić

zgodnie z zasadą minimalizacji: Jan,

Kowalski, numer PESEL 90051212345, ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa,

ul. Polna 2, 00-002 Warszawa w ostatnich 5 latach,

- w ramach informacji z art. 21 ust. 7

u.p.z.: Jan, Kowalski, ul. Słoneczna 3, 00-003 Warszawa, wraz z ustawową

treścią oświadczeń.

Przechowywanie • przechowywanie zaświadczeń, od 01.01.2024 r.

danych osobowych oświadczeń i wyniku weryfikacji, w

wersji papierowej, poprzez włączenie

do akt pracowniczych lub

dokumentacji umowy cywilnoprawnej

Realizacja • nadanie upoważnienia do przed 31.12.2023 r.

obowiązków przetwarzania danych osobowych

administratora – oraz zobowiązanie do zachowania

dopuszczenie osób danych w tajemnicy, obejmującego

upoważnionych do przetwarzanie danych karnych.

przetwarzania • jeżeli dokumentacja (np. umów

cywilnoprawnych) nie jest

prowadzona przez działy kadr, należy

upoważnić osoby prowadzące

dokumentację;

• przed weryfikacją należy sprawdzić

aktualność i zakres upoważnień do

przetwarzania danych osobowych.

Realizacja • przekazanie klauzuli informacyjnej z w momencie weryfikacji (od 01.01.2024 r.)

obowiązków art. 13 i 14 RODO. W ramach weryfikacji

administratora – realizacji zadań określonych

wykonanie obowiązku przepisami u.p.z., administrator

informacyjnego wypełnia obowiązek informacyjny

wobec:

1) osób rekrutowanych, w ramach

obowiązków z art. 21 u.p.z.,

podając informacje określone w

art. 13 RODO (pozyskanie

oświadczeń i zaświadczeń) oraz

14 RODO (weryfikacja w

RSPTS),

Realizacja obowiązku informacyjnego z

art. 14 RODO wymaga podania źródła

danych (RSPTS) oraz kategorii danych

osobowych (dane konieczne do pobrania

informacji z rejestru);

2) osób, wobec których prowadzone

będzie postępowanie określone w

art. 22 u.p.z., w tym przypadku klauzula

informacyjna przekazywana

pracownikom w momencie

nawiązania stosunku pracy

powinna uwzględniać tę

informację.

W konstrukcji klauzuli informacyjnej

należy uwzględnić następujące kwestie:

1) podstawą prawną przetwarzania

danych karnych będzie art. 6 ust. 1 lit.

c) RODO,

2) cele przetwarzania w tym procesie

wynikają z przepisów u.p.z.

(weryfikacja wymogów do pracy z

dziećmi),

3) podanie danych jest wymogiem

ustawowym, a konsekwencją

niepodania danych osobowych będzie

brak możliwości dopuszczenia do

pracy w związku z przepisami u.p.z.

Realizacja • do rejestru należy wpisać procesy: od 01.01.2024 r.

obowiązków sprawdzenie w RSPTS, pozyskiwanie

administratora – zaświadczeń i oświadczeń,

rejestr czynności podejmowanie interwencji w sytuacji

przetwarzania podejrzenia małoletniego oraz

składania zawiadomień o podejrzeniu

popełnienia przestępstwa na szkodę

małoletniego, udostępnianie danych

osobowych innym administratorom.

Realizacja obowiązku • udostępnienie organom uprawnionym od 01.01.2024 r.

udostępnienia do przeprowadzenia kontroli realizacji

dokumentacji innym przez pracodawcę/innego organizatora

administratorom obowiązku utrwalenia informacji z

właściwych rejestrów, określonym w

art. 22 ust. 1 pkt 1, 2 i 3 u.p.z.

• administrator udostępnia wszelkie

dane mające związek z zakresem

kontroli (art. 22 ust. 2 pkt 1 u.p.z.) -

wyłącznie dane związane z zakresem

kontroli. Ponieważ celem kontroli jest

sprawdzenie realizacji obowiązków

pracodawcy z art. 21 i 22 u.p.z.,

dostęp organów kontroli powinien być

ograniczony do następujących

dokumentów:

− wydruk z weryfikacji w RSPTS;

− informacji: z KRK, z rejestru

karnego;

− oświadczeń: do celów

działalności, o zamieszkaniu, o

braku rejestru;

− umowy o pracę lub

cywilnoprawnej (na okoliczność

potwierdzenia wykonania

obowiązku weryfikacji przed

nawiązaniem odpowiedniego

stosunku prawnego).

Niszczenie • usunięcie dokumentów z akt Po upływie czasu

dokumentacji po pracowniczych/dokumentacji; przechowywania

upływie retencji zawarcie umowy powierzenia w dokumentacji

przypadku zlecenia zniszczenia pracowniczej i

podmiotom zewnętrznym dotyczącej umów

cywilnoprawnych

* Obowiązek weryfikacji dotyczy osób rekrutowanych, bez względu na rodzaj stosunku prawnego i jego odpłatność, np.:

− wolontariuszy uczestniczących w półkoloniach letnich czy zimowiskach narciarskich w charakterze opiekunów;

− fotografa wykonującego zdjęcia z wydarzenia szkolnego/przedszkolnego;

− przewodnika uczestniczącego w oprowadzaniu odwiedzających, w tym małoletnich, po Muzeum Narodowym;

− nauczycieli prowadzących zajęcia pozalekcyjne sportowe;

− pedagogów szkolnych w dowolnej instytucji;

− trenerów realizujących zadania profilaktyczne (lekcje o obowiązujących przepisach prawa);

− pracowników szkoły podstawowej prowadzących zajęcia z dziećmi (plastyczne, muzyczne, teatralne);

− psychologów zatrudnionych w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej nr 1 w Warszawie;

− pracowników lub współpracowników firm zewnętrznych, kierowanych do pracy/zadań w instytucji stosującej przepisy ustawy; zakres udostępnionych danych musi umożliwiać weryfikację w Rejestrze z dostępem ograniczonym - numer PESEL osoby wyszukiwanej, Dz.U.2023/1599 lub Dz.U.2010/728, w związku z którym zachodzi konieczność weryfikacji, oraz w Rejestrze: imię, nazwisko, nazwisko rodowe (Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 grudnia 2010 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie trybu, sposobu i zakresu uzyskiwania i udostępniania informacji z Rejestru z dostępem ograniczonym oraz sposobu zakładania konta użytkownika, Dz. U. z 2011 r. poz. 24).

Obowiązki w zakresie pozyskiwania, przetwarzania i przechowywania danych osobowych w związku z ochroną małoletnich w zakresie art. 22a-c u.p.z. należy realizować w sposób i terminach określonych poniżej:

Obowiązek Sposób realizacji Termin

Wdrożenie standardów Zgodnie z zasadami od 01.03.2024 r.

ochrony małoletnich, wprowadzania dokumentacji

udostępnienie na stronie obowiązującymi w

internetowej podmiocie zobowiązanym:

zarządzenie, regulamin.

Określenie czasu Przechowywanie od 01.03.2024 r.

przechowywania dokumentacji interwencji i

dokumentacji wytworzonej postępowań wyjaśniających

w ramach art. 22 ust. 1 pkt 1, 2 i 3 u.p.z. przez określony w

standardach czas.

Weryfikacja i ocena Udokumentowana w formie Co 2 lata od 01.03.2024 r.

standardów pisemnej; zakres – zgodność

z przepisami prawa oraz

adekwatność standardów do

potrzeb.