Procedura publikacji i retencji danych w Biuletynie Informacji Publicznej

PROCEDURA PUBLIKACJI I RETENCJI DANYCH W BIULETYNIE

INFORMACJI PUBLICZNEJ

............................................

§1

Postanowienia ogólne

1. Niniejsza procedura określa szczegółowe zasady prowadzenia podmiotowej strony Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miasta Gdańsk, zwana dalej Procedurą.

2. Urząd Miasta Gdańsk prowadzi podmiotową stronę Biuletynu Informacji Publicznej pod adresem https://bip.gdansk.pl/ zwaną dalej stroną BIP.

3. Celem procedury jest zapewnienie dostępności, transparentności działania organów administracji publicznej, integralności i retencji informacji udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej.

§2

Definicje

Użyte w procedurze określenia i skróty oznaczają:

1. Informacja publiczna - każda informacja o działalności osób oraz instytucji, które pełnią funkcje publiczne, wykonują zadania publiczne lub gospodarują środkami publicznymi, podlegająca udostępnieniu na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej;

2. Ustawa/u.d.i.p - ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej;

3. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;

4. Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) - urzędowy publikator teleinformatyczny prowadzony w celu powszechnego udostępniania informacji publicznej, w postaci ujednoliconego systemu stron w sieci teleinformatycznej;

5. Retencja danych osobowych – przechowywanie danych osobowych w ograniczonym przedziale czasowym /ustalenie „niezbędnego” dla jednostek organizacyjnych Urzędu okresu przechowania danych osobowych;

6. JRWA – Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt;

7. RCPD – Rejestr Czynności Przetwarzania Danych obowiązujący w urzędzie;

8. Zespół redakcyjny BIP/Redaktor BIP - zespół osób wyznaczonych do wykonywania zadań związanych z prowadzeniem BIP, a w szczególności zamieszczania w nim informacji publicznych, przeglądu i aktualizacji informacji BIP;

9. Koordynator Biuletynu Informacji Publicznej (Koordynator BIP) - osoba odpowiedzialna za prawidłowe prowadzenie BIP, oraz koordynowanie działań związanych z działalnością zespołu redakcyjnego BIP;

10. Administrator strony BIP - wyznaczony pracownik odpowiedzialny za zarządzanie panelem administracyjnym BIP oraz obsługę i nadzór techniczny strony BIP;

11. ADO – Administrator Danych Osobowych;

12. IOD – Inspektor Ochrony Danych;

13. Panel administracyjny BIP - element systemu teleinformatycznego, z którego korzystają członkowi zespołu redakcyjnego w celu prowadzenia BIP, oraz zarządzania uprawnieniami użytkowników dotyczącymi dostępu do BIP w szczególności zarządzania strukturą oraz poprawnością zamieszczanych treści;

14. Zakładka BIP - wydzielony obszar na stronie urzędu, w którym publikowane są informacje publiczne;

15. Komórki organizacyjne – wydziały, referaty, samodzielne stanowiska urzędu Miasta Gdańsk;

16. Kadra kierownicza– naczelnicy wydziałów, kierownicy referatów, samodzielne stanowiska pracy urzędu Miasta Gdańsk;

17. Karta informacyjna - stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Procedury BIP to formularz określający:

a) nazwę komórki organizacyjnej przygotowującej informację do publikacji w BIP,

b) tytuł informacji,

c) sugerowane miejsce publikacji na stronie BIP,

d) Jan Kowalski,

e) 2023-10-26,

f) wskazanie czy informacja zawiera dane osobowe,

g) wskazanie terminu ważności – retencji w BIP (jeśli dotyczy),

h) 2023-10-27 oraz Anna Nowak,

i) Piotr Wiśniewski,

j) 2023-10-28 oraz Maria Zielińska,

k) ewentualne uwagi.

18. Operator systemu - podmiot, który na mocy zawartej umowy z urzędem w Gdańsku odpowiedzialny jest za dostarczenie, utrzymanie i serwisowanie systemu informatycznego dedykowanego do prowadzenia strony BIP oraz bezpieczeństwo danych na niej publikowanych.

§3

Zespół redakcyjny BIP

1. Burmistrz powołuje zespół redakcyjny BIP w skład, którego wchodzą:

1) Koordynator BIP;

2) Administrator strony BIP;

3) Redaktorzy BIP.

2. Zadania Koordynatora BIP:

1) nadzór merytoryczny nad treściami umieszczanymi w BIP;

2) koordynacja prac związanych z publikacją informacji na stronie BIP;

3) określanie sposobu publikowania informacji w BIP oraz przekazywanie wiedzy na ten temat wszystkim członkom zespołu redakcyjnego BIP;

4) aktualizacja procedury zgodnie ze stanem prawnym dotyczącym przepisów o dostępie do informacji publicznej;

5) aktualizacja struktury strony BIP i realizacja wniosków dotyczących jej modyfikacji;

6) monitorowanie zasobów BIP pod kątem kompletności i prawidłowości;

7) nadzór i podejmowanie niezbędnych czynności w celu zachowania spójności informacji zamieszczanych w BIP;

8) współpraca z Administratorem BIP w celu zapewnienia bezpieczeństwa treści informacji publicznych udostępnianych w BIP.

3. Zadania Administratora strony BIP:

1) ochrona i nadzór nad nadanymi i ochrona nad loginami oraz hasłami dostępu do panelu administracyjnego BIP;

2) ustalanie w porozumieniu z Koordynatorem zakresu uprawnień do panelu administracyjnego strony BIP osób uprawnionych;

3) nadawanie, modyfikowanie i usuwanie uprawnień do panelu administracyjnego BIP;

4) prowadzenie wraz ustaleniem z Koordynatorem ewidencji osób uprawnionych do publikacji na stronie BIP i na stronie internetowej;

5) akceptacja umieszczonej do publikacji w BIP treści informacji publicznej treści zgodnej z otrzymanej kopii karty informacyjnej;

6) kontrola funkcjonowania strony BIP, w przypadku wystąpienia awarii lub problemów technicznych niezwłocznego podejmowania działań związanych z ich usunięciem w tym współpraca z Operatorem systemu i nadzór nad prawidłowym wykonaniem niezbędnych napraw;

7) przekazywanie Janowi Kowalskiemu informacji niezbędnych do zamieszczenia na stronie głównej BIP (https://bip.gov.pl/) oraz powiadomienie tego Pana o zmianach treści tych informacji na zasadach określonych przez rozporządzenie w sprawie BIP;

8) udzielanie niezbędnej pomocy technicznej członkom zespołu redakcyjnego;

9) niezwłoczne informowanie koordynatora BIP o problemach w funkcjonowaniu strony BIP lub panelu administracyjnego BIP;

10) szkolenie zespołu redakcyjnego z technicznego aspektu funkcjonowania strony BIP.

4. Zadania redaktora BIP:

1) publikowanie i aktualizowanie informacji w na stronie BIP zgodnie z niniejszą procedurą;

2) terminowe i prawidłowe zamieszczanie w BIP informacji publicznych przeznaczonych do publikacji przekazanych przez komórki organizacyjne urzędu;

3) przekazywanie kopii kart informacyjnych Administratorowi strony BIP;

4) okresowy przegląd treści zamieszczanych na BIP z komórki organizacyjnej, za którą odpowiada, w celu usuwania ze strony BIP informacji publicznych zbędnych, nadmiarowych, którym upłynął termin publikacji, zgodny z retencją danych, określoną przez pracownika oraz niniejszą Procedurą;

5) pomoc zainteresowanym pracownikom komórek organizacyjnych w zakresie związanym z informacjami opublikowanymi w BIP za treść, które dany pracownik odpowiada;

6) zgłaszanie administratorowi i Koordynatorowi problemów i nieprawidłowości w funkcjonowaniu strony podmiotowej BIP lub panelu administracyjnego BIP;

7) uczestniczenie w szkoleniach i spotkaniach organizowanych dla zespołu redakcyjnego BIP.

§4

Struktura BIP

1. Za nadzór i opracowanie struktury Biuletynu Informacji Publicznej odpowiada Administrator strony BIP.

2. Struktura BIP może posiadać dodatkowe elementy, które nie zostały określone w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej.

3. Zmiany w strukturze BIP to przede wszystkim dodanie, modyfikowanie lub usunięcie jej elementu. Zmiany dokonywane są wyłącznie na pisemny wniosek Anny Nowak, zgodnie z zakresem działania. Wniosek zawiera: propozycję nazwy działu (katalogu) BIP, wskazanie, jakie informacje będą w nim publikowane; uzasadnienie konieczności funkcjonowania działu (katalogu) BIP.

4. Koordynator ds. BIP lub administrator strony BIP mogą dokonać zmian w strukturze BIP, a także odmówić wprowadzenia zgłoszonych zmian o ile proponowane zmiany zaburzyłyby spójność i przejrzystość struktury BIP.

§5

Obowiązki kadry kierowniczej komórek organizacyjnych

Jan Kowalski odpowiada za:

1) sprawowanie formalnego i merytorycznego nadzoru nad treścią informacji przekazywanej na stronę BIP, co potwierdza własnym podpisem na karcie informacyjnej;

2) zapoznanie pracowników komórki organizacyjnej z zapisami Procedury BIP;

3) wskazanie, które informacje wytwarzane lub posiadane przez komórkę organizacyjną muszą być publikowane na stronie;

4) pomoc merytoryczną zespołowi redakcyjnemu BIP w sprawach związanych z treścią przekazanych informacji do publikacji, zgodnie z zakresem wykonywanych obowiązków przez pracowników komórki organizacyjnej.

§6

Zasady przekazywania i publikowania informacji publicznej w BIP

1. Publikowanie informacji publicznej w BIP odbywa się zgodnie z przepisami określonymi w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

2. Każdy pracownik przekazujący do zespołu redakcyjnego informację publiczną zobowiązany jest do weryfikacji jej treści oraz załączenia do niej karty informacyjnej.

3. Informacja publiczna przekazywana do publikacji w BIP, zatwierdzana jest przez Jana Kowalskiego, poprzez dokonanie jej akceptacji na karcie informacyjnej.

4. Redaktor BIP potwierdza fakt otrzymania informacji publicznej do publikacji. Potwierdzenie następuje poprzez wpisanie 2023-10-29 i złożenie podpisu redaktora w karcie informacyjnej.

5. Karta informacyjna oraz informacja publiczna są przechowywane w komórce organizacyjnej, w której zostały wytworzona.

6. Kopię karty informacyjnej redaktor przekazuje Administratorowi strony BIP.

7. Anna Nowak odpowiedzialny jest za jej aktualizację, która przekazywana jest do publikacji jest na tych samych zasadach informacja pierwotna.

8. Informacje publiczne publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej, muszą być oznaczone:

1) Urząd Miasta Gdańsk;

2) Jan Kowalski;

3) Anna Nowak;

4) 2023-10-30.

9. Informacje publiczne zamieszczane na stronie BIP nie mogą zawierać reklam oraz niewyjaśnionych skrótów, z wyjątkiem skrótów powszechnie przyjętych i zrozumiałych.

10. Publikacji podlegają informacje o sprawach publicznych, których publikacja leży w interesie publicznym, zaspokaja potrzeby obywateli i ich wspólnot, wspiera rozwój społeczeństwa obywatelskiego lub przyczynia się do polepszenia działalności podmiotu udostępniającego informacje, zapewnia jawność działań organu.

11. Wyłączenia jawności informacji publicznej dokonuje redaktor BIP w uzgodnieniu z pracownikiem komórki organizacyjnej. Anonimizację danych wykonuje Piotr Wiśniewski. W przypadku wyłączenia jawności lub anonimizacji danych osobowych, redaktor umieszcza komentarz, w którym podaje zakres wyłączenia.

12. W razie wątpliwości, co do informacji, które należy zanonimizować, pracownik oraz redaktor BIP zobowiązany jest skonsultować się z IOD (w zakresie danych osobowych) bądź Marią Zielińską (w zakresie informacji dotyczących ochrony dóbr prawnie ochronionych takich jak: prywatność, tajemnica przedsiębiorstwa, informacje niejawne oraz innych tajemnic prawnie chronionych).

13. Dane podlegające anonimizacji w ramach publikacji petycji, wniosków o udostępnienie informacji publicznych to w szczególności:

a) Jan Kowalski,

b) Firma XYZ,

c) ul. Morska 1, 80-001 Gdańsk,

d) 98765432109 0123456789 1234567890 1234567890,

e) Znak: BIP/2023/10/31,

f) Znak: RODO/2023/10/31,

g) Znak: JRWA/2023/10/31,

h) Znak: RCPD/2023/10/31.

14. Informację publiczną zamieszcza się na stronie BIP w postaci plików z danymi w formatach (np: .pdf .docx .xlsx) umożliwiających wyszukiwanie treści poprzez wyszukiwarkę. Pliki z danymi nie powinny przekraczać wielkości 2MB.

15. Redaktor BIP publikuje informację ustawiając jej termin ważności wskazany przez Annę Nowak.

16. Jeżeli nie można precyzyjnie określić terminu ważności przekazanej do publikacji informacji publicznej, w karcie informacyjnej w polu „termin ważności” należy wpisać kryteria ustalania terminu ważności z § 7 ust. 7.

§7

Zasady retencji i przeglądu strony BIP

1. Przeglądy treści opublikowanych w BIP są dokonywane raz do roku, w październiku.

2. Za dokonywanie przeglądów jest odpowiedzialny zespół redakcyjny BIP.

3. Administrator Danych Osobowych może także wyznaczyć inne lub dodatkowe osoby, które będą realizować czynności związane z przeglądem BIP.

4. Zespół redakcyjny dokonuje przeglądu wszystkich treści dostępnych publicznie na stronie BIP.

5. Zespół redakcyjny weryfikuje informacje pod kątem zawartych danych osobowych, które mogą bezpośrednio lub pośrednio pozwolić na identyfikację osoby fizycznej.

6. Weryfikacji podlegają również mechanizmy automatycznego archiwizowania/zakończenia publikacji oraz poprawność ustawienia tych mechanizmów przez redaktora BIP w momencie podania informacji do publicznej wiadomości.

7. Informacje publiczne zawierające dane osobowe są podawane ocenie pod kątem konieczności ich usunięcia z powodu ustania celu przetwarzania. Zespół redakcyjny dokonuje analizy uwzględniając terminy wskazane w przepisach prawa, JRWA, RCPD oraz tabeli stanowiącej załącznik nr 2 do Procedury. Przy ustalaniu okresu ważności informacji, który to termin nie został określony przepisami prawa, zespół redakcyjny analizuje ustanie lub nie celu przetwarzania.

8. Dane osobowe należy przetwarzać nie dłużej niż wynosi okres wskazany w przepisach w przypadku, gdy są one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych redaktor BIP przenosi je do archiwum BIP, które dostępne jest adresem https://archiwum.bip.gdansk.pl/.

9. W przypadku, gdy dla danych osobowych nie występują żadne prawnie uzasadnione cele przetwarzania, ADO zaprzestaje realizowania operacji na tych danych, z wyjątkiem ich usunięcia lub anonimizacji, w taki sposób, że nie jest możliwa identyfikacja podmiotów danych.

10. Z przeglądu wykonywany jest raport, który stanowi załącznik nr 3 do procedury.

11. Po zaakceptowaniu raportu przez ADO, redaktor BIP usuwa wskazane w nim informacje.

Załącznik 1

Karta Informacyjna

Tytuł informacji (czego dotyczy):

Sugerowane miejsce publikacji informacji na stronie BIP:

Informację wytworzył/ła lub odpowiedzialny/a za treść: Jan Kowalski

Data wytworzenia informacji: 2023-11-01

Treść informacji zawiera dane osobowe: TAK NIE (niewłaściwe skreślić)

Termin ważności – retencji w BIP: (2024-11-01)

Data zatwierdzenia informacji: Anna Nowak

Informację otrzymał do zamieszczenia w BIP: Piotr Wiśniewski

Data przekazania informacji redaktorowi BIP: 2023-11-02 Maria Zielińska

Uwagi:

Załącznik nr 2

Tabela

Zarządzenia ● 10 lat

● Treści przed publikacją powinny podlegać przeglądowi, w celu anonimizacji imion i nazwisk, ze względu na ich prywatność. Nie podlegają anonimizacji dane Prezydenta Miasta, które są zawarte w dokumentach

● Na BIP powinna być informacja o możliwości uzyskania ich treści w trybie wnioskowym, lub przeniesieniu zarządzeń do archiwum BIP dostępnego na stronie https://archiwum.bip.gdansk.pl/

Informacja, kto wytworzył lub ● Dane w zakresie: imię, nazwisko, stanowisko, zatwierdził dokument nazwa wydziału, data opublikowany w BIP powinny być dostępne przez cały okres publikacji dokumentu ● Przed publikacją dokumentu należy zanonimizować dane w zakresie numerów telefonów i adresów email

Dane osób pełniących funkcje publiczne ● Dane dotyczące pełnionych funkcji publicznych (także w przeszłości) (Jan Kowalski publikuje się bezterminowo, w związku z jawnością życia Anna Nowak publicznego Piotr Wiśniewski i inne osoby mające ● Dane zawarte w dokumentach publikowanych w BIP, będą wpływ na sprawy publiczne gminy) udostępniane zgodnie z terminami ważności poszczególnych dokumentów. Dane imion i nazwisk, publikowane w związku z pełnieniem przez nie funkcji publicznych nie podlegają ograniczeniu ze względu na prawo do prywatności

Publikacja oświadczeń majątkowych ● 5 lat – przy czym bez znaczenia jest czy osoba, która złożyła Jan Kowalski oświadczenie, wciąż pełni swoją funkcję Anna Nowak ● Przed publikacją dokonuje się anonimizacji adresu zamieszkania Piotr Wiśniewski Maria Zielińska Tomasz Malinowski Katarzyna Wieczorek Wyniki rekrutacji pracowników Wyniki naboru pracowników samorządowych, z imieniem i nazwiskiem wybranego kandydata oraz jego miejscem zamieszkania i numerem PESEL publikuje się przez 3 miesiące zgodnie z przepisami ustawy o pracownikach samorządowych. Publikacja danych dotyczących • 4 lata zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. postępowania o udzielenia zamówienia publicznego • Jeżeli okres przechowywania dokumentacji przekracza 4 lata, dokumentacja jest przechowywana przez cały okres w formie papierowej dostępnej w trybie wnioskowym

Publikacja danych dotyczących ● 2 lata, postępowania o udzielenie zamówienia do ● Jeżeli okres ważności umowy zawartej po wyborze oferty 50 000 zł przekracza 2 lata, okres publikacji obejmuje cały okres trwania umowy a dokumentacja dostępna jest w trybie wnioskowym Nagrania z sesji Rady Gminy ● Anonimizacja danych osobowych przed publikacją nagrania na stronie BIP ● Publikacja nagrania sesji rady trwa do 6 miesięcy, okres publikacji można przedłużyć o 3 miesiące ● Nagrania po usunięciu powinny być przechowywane wieczyście według zasad przyjętych w urzędzie oraz dostępne w trybie wnioskowym ● Dla sesji rady o szczególnym znaczeniu (np. uchwalanie budżetu) nagrania mogą być przechowywane i udostępniane przez dłuższy okres lub nawet bezterminowo. Skargi i wnioski/ petycje ● W przypadku wyrażenia zgody na publikację danych osobowych dane powinny być usuwane po 5 latach Zapytanie / interpelacje ● Anonimizacja danych przed publikacją na stronie BIP ● Usuwanie po 1 roku Honorowe obywatelstwo gminy/ ● Dane udostępniane są bezterminowo Nadawanie odznaczeń, medali lub innych tytułów przez gminę Zarządzenia o przyznaniu stypendium, ● 5 lat nagrody, wyróżnienia Raporty, dokumenty, zawierające dane ● Do momentu publikacji kolejnego raportu które są publikowane cyklicznie np. raport o stanie gminy ● Usunięte raporty powinny być dostępne w trybie wnioskowym Pozwolenia i decyzje organu ● 2 lata z możliwością przedłużenia ● Treść przed publikacją podlega przeglądowi w celu anonimizacji danych osobowych ● Po usunięciu możliwość dostępu w trybie wnioskowym Dane osób pełniących funkcje publiczne ● Ze względu na jawność życia publicznego dane publikuje się bezterminowo ● W przypadku danych zawartych w dokumentach, które podlegają publikacji na BIP a zostały one usunięte, dokumenty dostępne są w trybie wnioskowym oraz przechowywane są zgodnie JRWA Służbowe dane kontaktowe pracowników ● Przez cały okres zatrudnienia Urzędu Rejestr Działalności Regulowanej ● Do momentu wykreślenia z rejestru Rejestr żłobków i klubów dziecięcych ● Do momentu wykreślenia z rejestru Wykaz osób prawnych i fizycznych oraz ● Dane udostępniane do 3 lat jednostek organizacyjnych ● Po usunięciu dane dostępne w trybie wnioskowym i przez nieposiadających osobowości prawnej, 10 lat zgodny z JRWA którym w zakresie podatków lub opłat udzielono ulg, odroczeń, umorzeń lub rozłożono spłatę na raty w kwocie przewyższającej łącznie 10 000 zł, wraz ze wskazaniem wysokości umorzonych kwot i przyczyn umorzenia Wykaz osób prawnych i fizycznych oraz ● Dane udostępniane do 5 lat jednostek organizacyjnych ● Po usunięciu dane dostępne w trybie wnioskowym i przez nieposiadających osobowości prawnej, 10 lat zgodny z JRWA którym udzielono pomocy publicznej

Załącznik nr 3

RAPORT

z przeglądu zasobów dostępnych w BIP w zakresie zgodności z RODO

W dniu 2023-11-05 dokonano komisyjnego przeglądu treści w Biuletynie Informacji Publicznej pod adresem https://bip.gdansk.pl/ w celu weryfikacji zgodności publikowanych treści z przepisami o ochronie danych osobowych, w zakresie konieczności usunięcia treści, dla których cel przetwarzania już ustał oraz zasadności publikacji informacji będących danymi osobowymi.

Przegląd obejmował podstrony BIP1:

1. Zarządzenia Prezydenta;

2. Uchwały Rady Miasta;

3. Ogłoszenia o naborach;

4. Zamówienia publiczne;

5. Budżet miasta.

Komisja opiniuje:

1. Niezwłoczne usunięcie informacji, dla których ustał już uzasadniony cel przetwarzania w BIP2:

a. Wyników rekrutacji za 2022 rok, dostępnych w zakładce "Ogłoszenia o naborach";

b. Protokołów z sesji Rady Miasta za 2022 rok, dostępnych w zakładce "Uchwały Rady Miasta";

c. Sprawozdania finansowe za 2020 rok.

2. Ze względu na zapewnienie prywatności osób fizycznych oraz zgodnie z zasadą adekwatności publikowanych danych do celu przetwarzania3:

a. Niezwłoczne usunięcie z BIP zarządzenia z dn. 2023-01-15 nr 123/2023 i jego ponowną publikację po zanonimizowaniu danych w zakresie adresów email pracowników;

b. Anonimizacja numerów PESEL w ogłoszeniach o wynikach naborów.

3. Inne zalecenia: Przeprowadzenie szkolenia dla redaktorów BIP z zakresu RODO.

Podpisy członków komisji:

1. Jan Kowalski, Inspektor Ochrony Danych;

2. Anna Nowak, Administrator Danych Osobowych;

3. Piotr Wiśniewski, Koordynator BIP.

Decyzja administratora w zakresie podjęcia opiniowanych działań:

2023-11-06 Anna Nowak

1 Wskazać nazwy odpowiadające nazwom podstron i stron z menu BIP.

2 Należy wskazać treści wraz z lokalizacją, aby ułatwić ich usunięcie.

3 Należy wskazać treści wraz z lokalizacją, aby ułatwić ich odnalezienie oraz anonimizację.