Zasady udostępniania nagrań monitoringu

Zasady dotyczące zabezpieczania i udostępniania nagrań z monitoringu wizyjnego Przykładowe punkty do zamieszczenia w Regulaminie monitoringu

1. Dane zarejestrowane przez urządzenia monitoringu wizyjnego, przetwarzane są w celu prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających oraz mogą być udostępniane wyłącznie przez administratora danych (najwyższe kierownictwo) lub uprawnionego do tych czynności pracownika.

2. Udostępnienie powinno odbywać się tylko i wyłącznie na podstawie pisemnego wniosku, zawierającego:

a. pełne dane podmiotu, który zwraca się o udostępnienie;

b. 2023-10-26 - 2023-10-27;

c. Jan Kowalski;

d. 09:00 - 17:00;

e. zakres udostępnianego nagrania (2023-10-27, 14:00-14:30, ul. Kwiatowa 12, 00-001 Warszawa);

f. Wniosek-2023-10-27-001.

3. Upoważnionymi podmiotami, mogącymi zwracać się o udostępnienie fragmentów nagrań są w szczególności organy zajmujące się zwalczaniem i zapobieganiem przestępczości, np. w zakresie prowadzonych przez nie spraw czy postępowań Policja, Prokuratura, Sąd, Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Centralne Biuro Antykorupcyjne, ale także podmioty uprawnione do tego na podstawie odrębnych przepisów, np. Państwowa Inspekcja Pracy, Urząd Ochrony Danych Osobowych, czy Rzecznik Praw Obywatelskich.

4. O udostępnienie fragmentu nagrania może zwrócić się także osoba, której dane dotyczą, powołując się na uprawnienie do uzyskania kopii danych osobowych zgodnie z art. 15 ust. 3 RODO. Administrator każdorazowo, w zależności od okoliczności, podejmuje decyzję o formie udostępnienia danych osobowych, tzn. czy udostępni fragment nagrania, czy jedynie informacje o przetwarzanych danych (2023-10-27, 14:00 - 14:30, ul. Kwiatowa 12, Jan Kowalski, Wniosek-2023-10-27-001, itd.).

5. Osoba, której dane dotyczą powinna zwrócić się o udostępnienie danych w formie pisemnej. Przykład wniosku stanowi załącznik nr 1.

6. Funkcjonariusze organów ścigania, np. Policja, Prokuratura oraz Sąd mają prawo w nagłych wypadkach zwracania się o udzielenie niezbędnej, doraźnej pomocy, w ramach obowiązujących przepisów prawa. Prawo to może obejmować możliwość wglądu w zapisy monitoringu celem ustalenia stanu faktycznego. Administrator lub Osoba upoważniona przez administratora do udostępnienia wglądu w zapisy monitoringu, po potwierdzeniu tożsamości bądź uprawnień funkcjonariusza, odnotowuje ten fakt w ewidencji udostępniania danych z monitoringu na podstawie notatki służbowej lub protokołu. Wzór ewidencji oraz protokołu stanowią odpowiednio załącznik nr 2 i 3.

7. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub Administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, Administrator zabezpiecza nagranie bądź jego fragment, a termin przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

8. Po upływie 30 dni przechowywania, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe, podlegają zniszczeniu, z wyjątkiem sytuacji, w których nagrania zostały zabezpieczone, zgodnie z odrębnymi przepisami.

9. Dostęp do rejestratora systemu monitoringu mogą posiadać wyłącznie osoby upoważnione w tym zakresie przez Administratora.

10. Dla zapisów i danych przetwarzanych w systemie monitoringu stosuje się odpowiednie środki zabezpieczające przetwarzanie tych danych, w szczególności uniemożliwiające ich utratę lub bezprawne rozpowszechnienie, a także uniemożliwiające dostęp do danych osobom nieuprawnionym.

11. W przypadku wystąpienia zdarzeń zagrażających bezpieczeństwu osób lub mienia, dane systemu monitoringu mogą zostać zabezpieczone, pod warunkiem złożenia pisemnego wniosku, którego wzór znajduje się w załączniku nr 1.

12. Dane z systemu monitoringu zabezpiecza się dla celów dowodowych uprawnionym organom lub instytucjom w zakresie prowadzonych przez nie czynności prawnych.

13. Zabezpieczone dane Administrator może przekazać jedynie stosownym organom w wyniku prowadzonego przez nie postępowania.

Załącznik nr 1

Wniosek o udostępnienie/zabezpieczenie danych z monitoringu wizyjnego

Do Firma Ochroniarska "Bezpieczni" Sp. z o.o.

Dane wnioskodawcy: Anna Nowak Firma XYZ ul. Polna 15, 12-345 Miasto 123-456-789

Zwracam się z prośbą o udostępnienie/zabezpieczenie danych z monitoringu wizyjnego z dnia 2023-11-15.

14:00 - 14:30 ul. Kwiatowa 12 Kradzież roweru

Podstawa prawna udostępnienia/zabezpieczenia nagrania:

Art. 15 ust. 3 RODO

Anna Nowak 2023-11-16 Anna Nowak

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych, przekazywana na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 RODO:

Firma Ochroniarska "Bezpieczni" Sp. z o.o.

Dane są przetwarzane w celu realizacji wniosku na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze oraz prawnie usprawiedliwionego interesu jakim jest właściwa realizacja wniosku (art. 6 ust. 1 c i f RODO). Administrator przetwarza dane osobowe do czasu rozpatrzenia wniosku, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń (do 3 lat). Dane mogą być udostępniane organom ścigania.

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do złożenia wniosku. Osobie składającej wniosek przysługuje prawo żądania sprostowania danych, kopii danych, wyrażenia uzasadnionego sprzeciwu na przetwarzanie, ograniczenia i usuwania danych, na zasadach określonych w art. 15-22 RODO. W celu skorzystania ze swoich praw, należy skontaktować się z Firma Ochroniarska "Bezpieczni" Sp. z o.o.

Załącznik nr 2

EWIDENCJA UDOSTĘPNIANIA DANYCH Z MONITORINGU

Jan Kowalski

L.p. danych ( adres firmy ) danych danych firma udostępniająca dane okres udostępnienia danych podpis osoby udostępniającej dane 1. 2023-11-10 Firma XYZ (ul. Kwiatowa 12) Wniosek-2023-11-10-001 2023-11-10 Jan Kowalski imię i nazwisko osoby, której dane dotyczą sygnatura akt sprawy adres zamieszkania osoby, której dane dotyczą data urodzenia osoby, której dane dotyczą Jan Kowalski, Wniosek-2023-11-10-002 ul. Polna 1 2000-01-01 2023-11-15 2. ul. Słoneczna 2 Wniosek-2023-11-15-001 ul. Leśna 3 3.

Załącznik nr 3

Protokół (notatka) z udostępnienia danych z monitoringu wizyjnego,

dla którego administratorem jest Firma Ochroniarska "Bezpieczni" Sp. z o.o.

spisany w dniu 2023-11-15 pomiędzy: Firma Ochroniarska "Bezpieczni" Sp. z o.o.

Jan Kowalski

jako przekazującym wgląd do zapisów z monitoringu wizyjnego, a

Komenda Miejska Policji

jako mającym wgląd w zapisy monitoringu.

Wgląd w zapisy monitoringu został umożliwiony wg poniższego spisu:

L.p. danych ( adres firmy ) okres udostępniania danych podpis osoby udostępniającej dane 1. 2023-11-15 (ul. Kwiatowa 12) Wniosek-2023-11-15-001 2023-11-15 firma udostępniająca dane imię i nazwisko osoby, której dane dotyczą sygnatura akt sprawy Firma Ochroniarska "Bezpieczni" Sp. z o.o. Jan Kowalski Wniosek-2023-11-15-002

Jan Kowalski: Jan Kowalski:

Jan Kowalski Jan Kowalski