Klauzula informacyjna o nagrywaniu rozmów telefonicznych

Zgodna na nagrywanie rozmowy telefonicznej

W przypadku rozmów telefonicznych zgoda na jej rejestrowanie jest wyrażana poprzez kontynuowanie rozmowy po uzyskaniu informacji o jej rejestrowaniu. Komunikat powinien być wygłoszony przed rozpoczęciem rozmowy. Zgoda na nagrywanie rozmowy nie jest równoważna ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych (nie należy tego utożsamiać). Rozmówca wyraża zgodę na podjęcie działania, jakim jest nagrywanie rozmowy. Jednakże przechowywanie nagrania i jego wykorzystywanie do wewnętrznych celów administratora znajduje uzasadnienie w jego interesie prawnym (obrona i dochodzenie roszczeń, szczególnie gdy niezbędne jest wykazanie, że podczas rozmowy doszło do zawarcia umowy na odległość).

Wraz ze zgodą na nagrywanie powinny zostać przekazane informacje o zasadach przetwarzania danych. Najlepszym rozwiązaniem byłoby wygłoszenie krótkiego komunikatu (pierwsza warstwa informacyjna) z możliwością odsłuchania pełnej treści informacji po wciśnięciu odpowiedniego klawisza lub poproszeniu konsultanta o odczytanie, aby dać osobie, z którą jest prowadzona rozmowa, możliwość dokonania wyboru, czy chce odsłuchiwać kilkuminutowy komunikat (szczególnie, jeżeli dzwoni po raz kolejny, może nie chcieć tracić czasu na ponowne wysłuchanie komunikatu). Klauzula informacyjna (pełna treść) powinna być dostępna na stronie internetowej administratora.

Zgoda na rejestrowanie rozmowy wraz z pierwszą warstwą informacyjną

Informujemy, że wszystkie rozmowy z konsultantami są rejestrowane. Kontynuowanie rozmowy oznacza zgodę na rejestrowanie jej przebiegu. Administratorem danych osobowych jest Firma Przykładowa Sp. z o.o. z siedzibą ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa. Celem przetwarzania danych jest zapewnienie możliwości obrony i dochodzenia roszczeń na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora. Nagrania z rozmów są przechowywane przez 6 miesięcy lub do czasu przedawnienia roszczeń, w zależności, który okres jest dłuższy. Zgoda na nagrywanie jest dobrowolna, ale niezbędna do załatwienia sprawy drogą telefoniczną. W przypadku braku zgody, prosimy o kontakt osobisty, pisemny lub poprzez e-mail. Więcej informacji można uzyskać¹ ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa lub od konsultanta.

Pełna treść klauzuli informacyjnej w związku z nagrywaniem rozmów

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia PEiR (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1) - dalej RODO, informujemy że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Firma Przykładowa Sp. z o.o. z siedzibą w ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa, Polska, tel. +48 123 456 789.

2. Może Pan/Pani kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO z Administratorem, z wykorzystaniem powyższych danych teleadresowych lub z wyznaczonym u Administratora Inspektorem ochrony danych na adres [email protected].

3. Celem przetwarzania danych jest zapewnienie możliwości obrony i dochodzenia roszczeń na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4. Nagrania z rozmów są przechowywane przez 6 miesięcy lub do czasu przedawnienia roszczeń, w zależności, który okres jest dłuższy.

5. Pani/a dane mogą być udostępniane podmiotom i osobom upoważnionym do tego na podstawie przepisów prawa, w tym podmiotom uprawnionym do uzyskania informacji publicznej. Mogą zostać także udostępnione podmiotom realizującym czynności niezbędne do zrealizowania wskazanych celów przetwarzania, tzn. Operator Telekomunikacyjny Sp. z o.o., Dostawca Oprogramowania S.A..

6. Posiada Pan/i prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/u także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.

7. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa UODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

8. Zgoda na nagrywanie jest dobrowolna, ale niezbędna do załatwienia sprawy drogą telefoniczną. W przypadku braku zgody, prosimy o kontakt osobisty, pisemny lub poprzez e-mail.

9. Pani/a dane mogą być udostępnione do Stany Zjednoczone Ameryki/Amazon Web Services, Inc., tzn. Seattle, USA.

Administrator informuje, że dane są przekazywane do państwa trzeciego, w którym Komisja Europejska stwierdziła odpowiedni stopień ochrony.

10. Pani/a dane nie będą podlegały profilowaniu lub zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

¹ Np. wybierając numer 9 na klawiaturze telefonu lub wchodząc na stronę www.