Protokół naruszenia ochrony danych osobowych

Prawo: dane
Kategoria: protokół
Klucze: bezpieczeństwo danych, działania naprawcze, incydent, konsekwencje, naruszenie, ochrona danych osobowych, protokół, rodo, zalecenia, zgłoszenie

Protokół naruszenia ochrony danych osobowych służy do dokumentowania incydentów, w których doszło do ujawnienia lub utraty danych osobowych. Dokument ten zawiera szczegółowe informacje dotyczące przebiegu zdarzenia oraz podejmowanych działań naprawczych. Jest to istotny element w procesie zapewnienia zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych i minimalizowania ryzyka naruszeń. W przypadku wystąpienia incydentu, należy jak najszybciej sporządzić protokół i podjąć niezbędne działania naprawcze, aby ograniczyć potencjalne szkody.

PROTOKÓŁ STWIERDZENIA NARUSZENIAOCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Stwierdzono, że w dniu 22.05.2024 r. doszło do naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych w Firma "XYZ" Sp. z o.o.

I. Nazwa czynności / procesu przetwarzania, w ramach którego doszło do naruszenia ochrony danych osobowych: Przetwarzanie danych w systemie CRM w celu realizacji kampanii marketingowej.

II. Osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo danych osobowych: Anna Kowalska

III. Opis stanu faktycznego naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych i czynności podjętych po stwierdzeniu naruszenia:

1) okoliczności naruszenia: Nieautoryzowany dostęp do bazy danych CRM poprzez wyłudzenie danych logowania od pracownika.

2) kategorie osób, których dane dotyczą, dotkniętych naruszeniem: Klienci firmy.

3) liczba osób, których dane dotyczą, dotkniętych naruszeniem: 1500

4) kategorie danych osobowych dotkniętych naruszeniem: Imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu.

5) liczba wpisów danych osobowych dotkniętych naruszeniem: 1500

IV. Stwierdzone nieprawidłowości: Brak odpowiedniego przeszkolenia pracownika w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych.

Nazwa procesudanychosobowych Zakresnaruszeniadanych System /narzędzia

LP. Datanaruszenia

V. Możliwe konsekwencje naruszenia:

1) dla organizacji: Utrata reputacji, kary finansowe.

2) dla osób, których dane dotyczą: Wykorzystanie danych do celów przestępczych, np. kradzież tożsamości.

VI. Działania podjęte ad hoc: Zmiana haseł dostępowych do systemu CRM, powiadomienie administratora systemu.

VII. Zalecenia naprawcze w celu przywrócenia stanu zgodnego z prawem: Wdrożenie dodatkowych zabezpieczeń systemu CRM, np. uwierzytelnianie dwuskładnikowe.

VIII. Zalecenia naprawcze w celu zminimalizowania negatywnych skutków naruszenia dla osób, których dane dotyczą: Monitorowanie kont bankowych klientów, oferowanie wsparcia w przypadku wykrycia nadużyć.

IX. Ocena pod kątem zgłoszenia naruszenia organowi nadzorczemu (art. 33 RODO) Naruszenie zostanie zgłoszone do organu nadzorczego.

X. Ocena pod kątem zawiadamiania osób, których dane dotyczą, o naruszeniu (art. 34 RODO) Osoby, których dane dotyczą, zostaną poinformowane o naruszeniu.

XI. Zalecenia w celu zminimalizowania ryzyka wystąpienia analogicznego naruszenia w przyszłości: Przeprowadzenie szkoleń dla pracowników z zakresu bezpieczeństwa danych osobowych, wdrożenie procedur reagowania na incydenty bezpieczeństwa.

Data sporządzenia raportu: 24.05.2024

Podpis osoby sporządzającej raport: Anna Kowalska

Wniosek z protokołu naruszenia ochrony danych osobowych powinien być podstawą do wprowadzenia zmian w systemach i procedurach zapewniających bezpieczeństwo danych osobowych. Dzięki analizie incydentu i podjęciu odpowiednich działań naprawczych firmy mogą uniknąć powtórzenia podobnych zdarzeń w przyszłości i zwiększyć zaufanie klientów do przetwarzania ich danych osobowych.