Raport z przeglądu BIP pod kątem RODO

Prawo: dane
Kategoria: raport
Klucze: bip, decyzja administratora, komisja, ochrona danych osobowych, prywatność, przegląd, publikacje, raport, rodo, treści, usunięcie treści, zalecenia, zanonimizowanie, zgodność

Raport z przeglądu BIP pod kątem RODO zawiera analizę zgodności Biuletynu Informacji Publicznej z przepisami RODO. Dokument skupia się na ocenie sposobu przetwarzania danych osobowych w BIP oraz identyfikacji ewentualnych luk w zabezpieczeniach. Przeprowadzony przegląd ma na celu zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.

RAPORT

z przeglądu zasobów dostępnych w BIP w zakresie zgodności z RODO¹

W dniu 15-30.06.2023 r. dokonano komisyjnego przeglądu treści w biuletynie informacji publicznej pod adresem https://bip.przykladowyurzad.gov.pl w celu weryfikacji zgodności publikowanych treści z przepisami o ochronie danych osobowych, w zakresie konieczności usunięcia treści, dla których czas publikacji już ustał oraz zasadności publikacji informacji będących danymi osobowymi².

Przegląd obejmował podstrony BIP³:

1. Oświadczenia majątkowe;

2. Zamówienia publiczne;

3. Sprawozdania z działalności za lata 2018-2022;

4. Rekrutacje 2021-2023;

5. Decyzje administracyjne;

6. Uchwały Rady Miasta.

Komisja opiniuje:

1. Niezwłoczne usunięcie informacji, dla których ustał już uzasadniony czas publikacji w BIP⁴:

a. Wyników rekrutacji za okres 2021, dostępnych w zakładce "Wyniki naboru - 2021";

b. Oświadczeń majątkowych za lata 2018-2019, dostępnych w zakładce "Oświadczenia majątkowe - archiwum";

c. Protokołów z sesji Rady Miasta z 2020 roku.

2. Ze względu na zapewnienie prywatności osób fizycznych oraz zgodnie z zasadą adekwatności publikowanych danych do celu przetwarzania⁵:

a. Niezwłoczne usunięcie z BIP decyzji administracyjnej z dn. 24.05.2023 r. nr GIGA/2023/05/24/123 i jej ponowną publikację po zanonimizowaniu danych w zakresie imienia, nazwiska i adresu zamieszkania;

b. Usunięcie danych sygnalisty z informacji o zgłoszeniu ZGŁ/2023/06/15/45;

c. Anonimizacja danych osobowych w umowach udostępnianych w BIP.

3. Inne zalecenia: Uporządkowanie struktury BIP w celu ułatwienia dostępu do informacji.

Podpisy członków komisji:

1. Anna Kowalska, inspektor ochrony danych Urząd Miasta Przykładowa;

2. Jan Nowak, redaktor BIP Urząd Miasta Przykładowa;

3. Maria Wiśniewska, stanowisko Radca Prawny.

Decyzja administratora w zakresie podjęcia opiniowanych działań:

Data i podpis administratora

¹ Raport można wykorzystać wraz z „Procedurą ustalania okresu publikowania treści zawierających dane osobowe w BIP” z LEX ODO, https://lexodo.pl/procedura-ustalania-okresu-publikowania.

² Można rozważyć połączenie przeglądu BIP w zakresie zgodności z RODO z przeglądem treści w zakresie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.

³ Wskazać nazwy odpowiadające nazwom podstron i stron z menu BIP.

⁴ Należy wskazać treści wraz z lokalizacją, aby ułatwić ich usunięcie.

⁵ Należy wskazać treści wraz z lokalizacją, aby ułatwić ich odnalezienie oraz anonimizację.

Podsumowując, raport z przeglądu BIP pod kątem RODO jest ważnym narzędziem w procesie dostosowywania działalności instytucji do wymogów RODO. Dzięki analizie zgodności BIP z przepisami, możliwe jest identyfikowanie obszarów do poprawy oraz zapewnienie ochrony danych osobowych użytkowników.