Procedura przetwarzania danych osobowych w Kasie Zapomogowo Pożyczkowej

Procedura przetwarzania danych osobowych w ramach funkcjonowania Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej

I. Zakres i cel Procedury

1. Procedura przetwarzania danych osobowych w ramach funkcjonowania Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej, zwana dalej Procedurą, określa zasady ochrony danych osobowych oraz obowiązki związane z ochroną danych osobowych w tym zakresie i jest przejawem realizacji zasady rozliczalności określonej w art. 5 ust. 2 RODO.

2. Procedura obejmuje swoim zakresem wszystkich pracowników Fabryki Mebli "Drewnex" Sp. z o.o., wykonujących czynności związane z uczestnictwem w Kasie, rozliczaniem wkładów i rozliczaniem pomocy materialnej w związku z zakresem działania Kasy.

3. Fabryka Mebli "Drewnex" Sp. z o.o. zapewnia, że osoby przetwarzające dane osobowe w celu określonym w pkt III Procedury, będą uprzednio upoważnione do przetwarzania tych danych osobowych w formie pisemnej, przez zarząd Kasy. Osoby upoważnione zobowiążą się do zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych oraz ochrony tych danych przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem, przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.

II. Podstawowe pojęcia

Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1. Administratorze - należy przez to rozumieć Kasę Zapomogowo Pożyczkową działającą w Fabryka Mebli "Drewnex" Sp. z o.o.

2. Danych osobowych - należy przez to rozumieć wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej ("osobie, której dane dotyczą"); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak Jan i Kowalski, numer dowodu osobistego, dane GPS, adres IP lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej; w szczególności za dane osobowe przetwarzane w ramach funkcjonowania Kasy uznaje się: imię, nazwisko, adres zamieszkania, PESEL;

3. Kasie - należy przez to rozumieć Kasę Zapomogowo-Pożyczkową Fabryka Mebli "Drewnex" Sp. z o.o.;

4. Przetwarzaniu danych osobowych - należy przez to rozumieć operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie; przetwarzanie danych osobowych w ramach Kasy obejmuje w szczególności: pozyskiwanie zgód, rozliczanie wniesionych wkładów, przechowywanie dokumentacji.

5. Procedurze - należy przez to rozumieć Procedurę przetwarzania danych osobowych w ramach funkcjonowania Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej;

6. RODO - należy przez to rozumieć rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016);

7. Zgodzie - należy przez to rozumieć zgodę, o której mowa w art. 4 pkt 11) RODO, tj. dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

8. Zarządzie - Zarząd Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej.

III. Cel, podstawa przetwarzania i zakres danych osobowych

1. Dane osobowe przetwarzane są przez Kasę w celu wykonania zadań określonych przepisami ustawy z dnia 26 października 1982 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych, tj. w celu gromadzenia wkładów członkowskich, udzielania pomocy materialnej w formie przewidzianej prawem (zapomogi, pożyczki) oraz dochodzenia roszczeń z tym związanych.

2. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda osoby (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO), której dane dotyczą, tj. odpowiednio: członka Kasy, poręczyciela, wnioskodawcy. Fabryka Mebli "Drewnex" Sp. z o.o. może żądać udokumentowania udostępnionych przez osobę, której dane dotyczą informacji, w drodze oświadczenia lub zaświadczenia.

3. W odniesieniu do członka Kasa przetwarza następujące dane osobowe: imię i nazwisko, PESEL, a w przypadku braku numeru PESEL - paszport i numer paszportu potwierdzającego tożsamość oraz Polska, adres zamieszkania oraz numer telefonu lub adres e-mail, stan cywilny oraz ustrój majątkowy, informacje o stanie zdrowia, informacje o dochodach.

4. W odniesieniu do poręczyciela Kasa przetwarza następujące dane osobowe: imię i nazwisko, PESEL, a w przypadku braku numeru PESEL - dowód osobisty i numer dowodu osobistego potwierdzającego tożsamość oraz Polska, adres zamieszkania oraz numer telefonu lub adres e-mail.

5. W odniesieniu do wnioskodawcy Kasa przetwarza następujące dane osobowe: imię i nazwisko, PESEL, a w przypadku braku numeru PESEL - prawo jazdy i numer prawa jazdy potwierdzającego tożsamość oraz Polska, adres zamieszkania oraz numer telefonu lub adres e-mail, stan cywilny oraz ustrój majątkowy.

6. Dane osobowe członków, poręczycieli oraz wnioskodawców przetwarzane są w formie elektronicznej lub papierowej.

7. Sposób przetwarzania danych osobowych oraz zasady ich zabezpieczenia określa statut Kasy.

IV. Realizacja obowiązku informacyjnego oraz praw osób, których dane dotyczą

1. Kasa realizuje obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 RODO poprzez dołączenie jego treści do wzoru oświadczenia członka Kasy.

2. Kasa informuje osoby, których dane dotyczą o przysługującym im prawach wynikających z RODO, tj.:

1) prawie dostępu do danych i otrzymania kopii danych (art. 15 RODO);

2) prawie do sprostowania (art. 16 RODO);

3) prawie do usunięcia danych (art. 17 RODO);

4) prawie do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);

5) prawie do przenoszenia danych (art. 20 RODO);

6) prawie do sprzeciwu (art. 21 RODO).

oraz o mających zastosowanie ograniczeniach w realizacji tych praw.

3. W przypadku, gdy osoby, których dane dotyczą, wystąpią z wnioskiem dotyczącym ich praw wynikających z RODO, Kasa realizuje taki wniosek zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie procedurami wewnętrznymi.

V. Czas przetwarzania danych osobowych, przeglądy i usuwanie

1. Kasa przetwarza dane osobowe członków, określone w pkt III Procedury od dnia złożenia oświadczenia (zgody), określonej w pkt III Procedury, do upływu 6 lat od dnia ustania członkostwa.

2. Kasa przetwarza dane osobowe poręczycieli, określone w pkt III Procedury od dnia złożenia oświadczenia (zgody), określonej w pkt III Procedury, do upływu 3 lat od dnia spłaty pożyczki.

3. Kasa przetwarza dane osobowe wnioskodawców określone w pkt III Procedury od dnia złożenia oświadczenia (zgody), określonej w pkt III Procedury, do upływu 1 roku od dnia rozpatrzenia wniosku.

4. Po upływie dopuszczalnego czasu przetwarzania danych osobowych, określonego w ust. 1-3 powyżej, Kasa niszczy dokumenty zawierające dane osobowe, zarówno w wersji papierowej, jak i z nośników elektronicznych.

5. Zarząd przeprowadza cykliczne przeglądy danych osobowych przetwarzanych w związku z funkcjonowaniem Kasy. Przeglądy należy przeprowadzać nie rzadziej niż raz w roku. Przeprowadzenie przeglądu należy udokumentować protokołem zawierającym wnioski dotyczące: konieczności lub jej braku odnośnie do dalszego przechowywania danych osobowych, przeprowadzenia usunięcia danych osobowych, uznanych za nadmiarowe w świetle celów przetwarzania lub w odniesieniu do których nie ma uzasadnienie ich dalsze przechowywanie.

VI. Obowiązywanie Procedury

Procedura obowiązuje od dnia 01.01.2024 r.