Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych sygnalistów
- Prawo
dane
- Kategoria
rejestr
- Klucze
czynności przetwarzania danych osobowych, kategorie odbiorców, kraje trzecie, ochrona danych, organizacje międzynarodowe, planowane terminy, prowadzenie rejestru, przekazywanie organom, rejestr, sygnaliści, techniczne środki bezpieczeństwa, transfer danych, upoważnienie pracowników, weryfikacja zgłoszeń, współadministratorzy, zgoda na ujawnienie
Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych sygnalistów jest niezbędnym dokumentem w kontekście ochrony danych osobowych. Dokument ten zawiera informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych zgłaszanych przez sygnalistów oraz opisuje cele i sposoby przetwarzania tych danych. W rejestrze znajdują się również informacje o podmiotach, które mają dostęp do danych oraz o zabezpieczeniach stosowanych w celu ochrony poufności i integralności danych osobowych.
Transfer do kraju trzeciego lub org. międzynarodowej
Nazwa
podmiotu
przetwarzajacego
(innych niż podmiot
przetwarzajacy)
Nazwa
systemu lub
oprogramowa
nia
Ocena skuktów
przetwarzania dla
ochrony danych
Ogólny opis technicznych
i organizacyjnych srodków
bezpieczeństwa zgodnie z
art. 32 ust. 1
Planowany termin
współadministrat
Kategorie odbiorców
kategorii danych
(jeśli jest to możliwe)
i dane
kontaktowe
(jeśli dotyczy)
Jeśli transfer i
Transfer do
kraju trzeciego
lub organizacji
międzynarodo
wej (nazwa
kraju i
podmiotu)
(jeżeli jest to możliwe)
art. 49 ust. 1
akapit drugi -
dokumentacja
odpowiednich
zabezpieczeń
LP.
Nazwa czynności przetwarzania
Zadanie
Jednostka organizacyjna
(departament, dział itp.)
Cel przetwarzania
Art.. 30 ust. 1 pkt
b
Kategorie osób
Art.. 30 ust. 1 pkt c
Kategorie danych
Art.. 30 ust. 1 pkt c
Podstawa prawna
przetwarzania
Art.. 30 ust. 1 pkt f
Źródło danych
Art.. 30 ust. 1 pkt d
usunięcia
(jeżeli jest to możliwe)
i dane
kontaktowe
Art.. 30 ust. 1 pkt d
lokalizacja raportu, lub
jeśli nie - gdzie
przeprowadzono
proces decyzyjny)
Art. 30 ust. 1
pkt e
Art. 30 ust. 1
pkt e
Art.. 30 ust. 1 pkt g
1.
upoważnianie pracowników do obsługi
zgłoszeń sygnalistów
realizacja zgłoszeń
wewnętrznych
/wskazać właściwą
jednostkę/
administratora
polegającego na
zapewnieniu
dostępu do
danych
sygnalistów
wyłącznie osobom
upoważnionym
realizacja
obowiązku
Specjalista ds. Bezpieczeństwa
Jan Kowalski
nadawania
upoważnień (np.
Postanowienia
Instrukcji
Zarządzania
Systemem
Informatycznym)
Pracownicy Działu IT
Imię Nazwisko, adres email, numer telefonu
Dane dostępowe do systemu
art. 6 ust. 1 lit. c)
RODO w związku z
przepisami ustawy z
dnia 13.07.2023
o ochronie
sygnalistów,
wewnętrzne
regulacje
administratora
dotyczące
System zgłoszeń wewnętrznych
Jan Kowalski, adres email, numer telefonu
5 lat
nie dotyczy
Example Corp.
Example Corp.
Whistleblowing System v1.0
Szyfrowanie danych, kontrola dostępu
nie dotyczy
nie dotyczy
nie dotyczy
2.
pozyskiwanie zgody na ujawnienie
tożsamości sygnalisty
realizacja zgłoszeń
wewnętrznych
/wskazać właściwą
jednostkę/
administratora
polegającego
obowiązku
uzyskania zgody
sygnalisty na
ujawnienie jego
tożsamości
realizacja
obowiązku
Anna Nowak
(sygnalista)
Dane identyfikacyjne sygnalisty
art. 6 ust. 1 lit. a)
RODO - zgoda
Sygnalista
Anna Nowak, adres email, numer telefonu
5 lat
nie dotyczy
Example Corp.
Example Corp.
Whistleblowing System v1.0
Szyfrowanie danych, kontrola dostępu
nie dotyczy
nie dotyczy
nie dotyczy
dotyczy
3.
weryfikacja zgłoszenia sygnalisty i
kontaktowanie się z nim
realizacja zgłoszeń
wewnętrznych
/wskazać właściwą
jednostkę/
administratora
polegającego na
zapewnieniu
rozpatrzenia
zgłoszenia
sygnalisty
realizacja
obowiązku
Anna Nowak
(sygnalista)
Treść zgłoszenia, dane kontaktowe
art. 6 ust. 1 lit. c)
RODO - obowiązek
administratora w
związku z
przepisami ustawy z
dnia 13.07.2023
o ochronie
sygnalistów, 2)art. 9
ust. 2 lit. g) RODO w
związku z
przepisami ustawy
o ochronie
sygnalistów, jeżeli
takie dane osobowe
zawarte są w
zgłoszeniu
sygnalisty.
Sygnalista
Anna Nowak, adres email, numer telefonu
5 lat
nie dotyczy
Example Corp.
Example Corp.
Whistleblowing System v1.0
Szyfrowanie danych, kontrola dostępu
nie dotyczy
nie dotyczy
nie dotyczy
dotyczy
4.
prowadzenie rejestru zgłoszeń
sygnalistów
realizacja zgłoszeń
wewnętrznych
/wskazać właściwą
jednostkę/
administratora
polegającego na
zapewnieniu
rozliczności
zgłoszeń poprzez
prowadzenie
rejestru i
dokonywanie w
nim wpisów
realizacja
obowiązku
Jan Kowalski
Dane zgłoszeń
art. 6 ust. 1 lit. c)
RODO - obowiązek
administratora w
związku z
przepisami ustawy z
dnia 13.07.2023
o ochronie
sygnalistów
Sygnalista
5 lat
nie dotyczy
Example Corp.
Example Corp.
Whistleblowing System v1.0
Szyfrowanie danych, kontrola dostępu
nie dotyczy
nie dotyczy
nie dotyczy
dotyczy
5.
przekazywanie zgłoszenia
uprawnionym organom
realizacja zgłoszeń
wewnętrznych
/wskazać właściwą
jednostkę/
administratora
realizacja
obowiązku
Jan Kowalski
Dane zgłoszeń
art. 6 ust. 1 lit. c)
RODO - obowiązek
Sygnalista
5 lat
nie dotyczy
Example Corp.
Example Corp.
Whistleblowing System v1.0
Szyfrowanie danych, kontrola dostępu
nie dotyczy
nie dotyczy
nie dotyczy
dotyczy
Wydajność oraz wiarygodność systemu sygnalizacji naruszeń zależy w dużej mierze od właściwego prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych sygnalistów. Zapewnienie transparentności, kontrolowalności i bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami oraz budowania zaufania zarówno wobec sygnalistów, jak i innych podmiotów przetwarzających dane.