Informacja o zasadach wystawiania faktur korygujących
- Prawo
finansowe
- Kategoria
informacja
- Klucze
biuro rachunkowe, faktury korygujące, informacja, korekta, księgowanie, monitorowanie, obniżenie transakcji, podatek vat, procedury, uzgodnienia, warunki obniżenia, zasady, zgodność
Dokument "Informacja o zasadach wystawiania faktur korygujących" zawiera informacje dotyczące poprawnego sposobu korygowania faktur. Omawia różne sytuacje, w których konieczne jest wystawienie faktury korygującej oraz określa zasady jej prawidłowego wystawienia. Zapoznanie się z treścią dokumentu pozwoli uniknąć błędów i nieprawidłowości w procedurze korygowania faktur.
INFORMACJA W SPRAWIE OBOWIĄZKÓW PODATKOWYCH KLIENTA BIURA RACHUNKOWEGO
Informacja dotyczy: zasad korygowania FV sprzedaży i sposobu przygotowywania FV korygujących sprzedaż i zakup przed przekazaniem do biura rachunkowego
Grupa podatników, którzy objęci są obowiązkiem: czynni podatnicy podatku VAT
Podstawy prawne: art. 29a ust. 13 i 14 oraz art. 86 ust. 19a, art. 106j ust. 2a pkt 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
Praktyczne wskazówki i informacje:
Przygotowując dokumentację księgową do biura, prosimy o zwrócenie szczególnej uwagi na wystawiane przez Państwa i odbierane przez Państwa faktury korygujące w obrocie krajowym.
Od dnia 1 stycznia 2022 r. ustawodawca diametralnie zmienił przepisy dotyczące zasad obrotu fakturami korygującymi. W założeniu miał wyjść naprzeciw postulatom przedsiębiorców, aby uprościć zasady rozliczania, ale niestety wyszło odwrotnie. Mamy jeszcze bardziej skomplikowany stan prawny, niż to miało miejsce do końca 31 grudnia 2021 r.
Treść faktury korygującej
W treści faktury korygującej wystawca może zamieścić informację o przyczynie korekty.
Rekomendujemy, aby informację tę zawsze zamieszczali Państwo w treści wystawianych FV korygujących. W dokumencie sprzedaży rekomendujemy umieścić pole: „przyczyna korekty”.
Tu należy wskazać zgodnie ze stanem faktycznym: np.
● uznana reklamacja towaru,
● błąd w cenie jednostkowej sprzedaży,
● udzielenie skonta,
● udzielenie rabatu potransakcyjnego itp.
Informacja o przyczynie korekty jest konieczna do prawidłowego zaksięgowania dokumentu.
Faktura korygująca po stronie sprzedawcy – czyli gdy to Państwo wystawiają fakturę korygującą
Aby pomniejszyć podatek in minus wynikający z wystawionej faktury korygującej, muszą Państwo spełnić następujące warunki:
● posiadać dokumentację, z której wynika, iż uzgodnili Państwo z kontrahentem warunki obniżenia transakcji. Dokumentacją może być: umowa, aneks do umowy, korespondencja mailowa. Ta dokumentacja musi być znana i Państwu i Państwa kontrahentowi – obie strony muszą znać i akceptować jej treść, musi dojść do spełniania warunków wynikających z dokumentacji, o której mowa wyżej. Czyli, jeżeli aneks do umowy przewiduje udzielenie rabatu klientowi po osiągnięciu limitu obrotów – to muszą być Państwo w posiadaniu: umowy, z której to wynika (pkt 1) oraz dokumentacji, która potwierdza spełnienie warunku (np. zestawienie sprzedaży potwierdzające przekroczenie limitu).
● wystawiona faktura korygująca musi być zgodna z uzgodnieniami, czyli jeżeli został np. uzgodniony rabat 10%, to ma być rabat 10%, a nie żaden inny. Jeśli termin udzielania rabatu został uzgodniony na ostatni dzień np. marca 2023, to w tym dniu ma być ten rabat udzielony, a nie w innym. Innymi słowy, faktura korygująca musi być zgodna z dokumentacją.
Jak przygotować dokumentację do biura rachunkowego?
Przed dostarczeniem dokumentacji do biura prosimy zweryfikować:
● czy posiadają Państwo dokumenty, które znane są Państwu oraz Państwa kontrahentowi, które uzasadniają obniżenie faktury pierwotnej,
● czy warunki wynikające z tych dokumentów zostały spełnione,
● jeśli tak – oba warunki są spełnione – to wystawioną fakturę korygującą należy przekazać do biura, opisując:
ZAMIENNIE!
Jeżeli nie chcą Państwo za każdym razem analizować pełnej dokumentacji celem wskazania dat, a mają Państwo bezwzględną pewność, iż dokumentację tę posiadają – na fakturze można zamieścić adnotację:
„Na dzień wystawienia faktury korygującej posiadam dokumentację, z której wynika uzgodnienie obniżenia oraz dokumentację potwierdzającą spełnienie warunków obniżenia”.
Informacje te są niezbędne dla prawidłowego zaksięgowania faktury. Są to informacje dla biura rachunkowego, a nie dla kontrahenta, niemniej mogą Państwo ustalić z kontrahentem, iż stosowne oświadczenie (zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy) zostanie zamieszczone w treści faktury.
WAŻNE!
Powinni być Państwo w posiadaniu dokumentacji, organ podatkowy będzie ją badał, oceniając, czy faktury korygujące zostały poprawnie wystawione i zaksięgowane.
Nie ma potrzeby, aby tę dokumentację razem z fakturą korygującą przekazywali Państwo do biura. Można ją zachować u siebie. Biuro nie jest uprawnione do badania tej dokumentacji. Celem prawidłowego księgowania należy jedynie wskazać daty, w których dokumentacja została sporządzona i zgromadzona, lub złożyć oświadczenie o zaproponowanej Państwu treści.
Faktura korygująca po stronie nabywcy – czyli procedura postępowania, gdy otrzymają Państwo fakturę korygującą
UWAGA!
W aktualnym stanie prawnym moment otrzymania faktury korygującej in minus nie jest kluczowy.
Kluczowe jest
● w jakiej dacie zostały uzgodnione warunki obniżenia oraz
● w jakiej dacie zostały spełnione warunki uzgodnienia co do obniżenia zobowiązania.
Podatek naliczony powinien być skorygowany nawet bez posiadania faktury korygującej, jeżeli wskazane dwa warunki są spełnione, co od strony technicznej jest wręcz trudne do wyobrażenia.
Wobec powyższego prosimy monitorować i zwracać uwagę, by niezwłocznie po spełnieniu warunków do korekty kontrahent od razu wystawiał Państwu i przekazywał fakturę korygującą.
Na odbieranych fakturach korygujących in minus należy wpisywać datę odbioru tejże faktury, a nadto, gdyby Państwo stwierdzili, że faktura jest wystawiona za późno, bo np. warunki do obniżenia zostały spełnione dużo wcześniej – prosimy ten fakt odnotować na dokumencie, poprzez wskazanie dat, w których doszło do uzgodnienia i spełnienia warunków.
WAŻNE!
Jeżeli na dostarczonych fakturach korygujących zakup towarów i usług nie będzie naniesiona żadna informacja o dacie uzgodnienia i spełnienia warunków uzgodnienia, biuro rachunkowe jednoznacznie przyjmuje, iż w okresie rozliczeniowym, w którym dokument został wystawiony, doszło do spełnienia udokumentowanych warunków obniżenia.
Oświadczenie klienta biura rachunkowego:
Niniejszym oświadczam, iż zostałem/am zapoznany/a z uregulowaniami dotyczącymi zasad wystawiania faktur korygujących sprzedaż (art. 106j ust. 2a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, Dz.U. z 2022 r. poz. 1234 ze zm.) oraz zasad korygowania wysokości podatku należnego i naliczonego w związku z ujęciem w rejestrach VAT FV korygujących (art. 29a ust. 13 i 14 oraz art. 86 ust. 19a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług).
Oświadczam, iż zostały mi przedstawione także praktyczne aspekty i wskazówki dotyczące wskazanych uregulowań. Jestem świadomy/a, iż dla prawidłowego określenia wysokości podatku należnego i naliczonego VAT bezwzględnie mam obowiązek informować biuro rachunkowe o datach, w jakich miało miejsce uzgodnienie oraz spełnienie warunków wynikających z uzgodnienia poprzez ich wskazanie w treści FV korygujących lub złożenie oświadczenia o spełnieniu tych warunków. Każdorazowo, gdy informacje te nie zostaną wskazane przeze mnie, polecam, by biuro rachunkowe dokonało księgowania FV korygujących w rejestrach VAT w dacie ich wystawienia, przyjmując jednoznacznie, iż w dacie wystawienia dokumentu jestem w posiadaniu udokumentowanego uzgodnienia oraz posiadaniu udokumentowanego spełnienia warunków uzgodnienia. Oświadczam, że w sytuacji, gdy polecenie to nie będzie zgodne ze stanem faktycznym, nie będę wnosił/a żadnych roszczeń względem biura rachunkowego.
............................................................... 2023-10-27 i czytelny podpis Klienta biura
Informacja o zasadach wystawiania faktur korygujących stanowi istotne źródło wiedzy dla osób odpowiedzialnych za wystawianie dokumentów finansowych. Dzięki temu dokumentowi można skutecznie uporządkować i usprawnić proces korygowania faktur, eliminując ewentualne braki czy nieścisłości.