Instrukcja audytu wewnętrznego

Instrukcja audytu wewnętrznego

 

§1

1. Instrukcja audytu wewnętrznego, zwana dalej Instrukcją, określa:

1. ogólne cele i zasady działania audytu wewnętrznego,

2. prawa i obowiązki audytora wewnętrznego,

3. uprawnienia audytora wewnętrznego i jego niezależność,

4. zakres działania audytu wewnętrznego i sprawozdawczość.

2. Ilekroć w niniejszej Instrukcji jest mowa o:

1. regulaminie organizacyjnym – należy przez to rozumieć regulamin organizacyjny Exemplum Sp. z o.o.;

2. spółce lub jednostce – należy przez to rozumieć Exemplum Sp. z o.o.;

3. kierowniku jednostki – należy przez to rozumieć Dyrektor Działu Finansowego;

4. audytorze wewnętrznym – osobę wyznaczoną na audytora wewnętrznego w Exemplum Sp. z o.o..

 

§2

1. Celem audytu wewnętrznego jest usprawnienie działalności Exemplum Sp. z o.o..

2. Audyt wewnętrzny obejmuje czynności o charakterze doradczym i zapewniającym zgodność.

 

§3

1. Audyt wewnętrzny, poprzez niezależną i obiektywną ocenę dotyczącą funkcjonujących w Exemplum Sp. z o.o. procesów, systemów zarządzania i kontroli, dostarcza Zarządowi racjonalne zapewnienie, że procesy i systemy te działają prawidłowo. Ocena ta dotyczy w szczególności :

1. zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi w biurze procedurami wewnętrznymi;

2. efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli;

3. wiarygodności sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu.

2. Charakter i zakres zadania zapewniającego zgodność są ustalane przez audytora wewnętrznego.

 

§4

1. Audyt wewnętrzny poprzez konsultacje, doradztwo, promowanie usprawnień czy szkolenia przyczynia się do usprawnienia funkcjonowania organizacji Exemplum Sp. z o.o.. Czynności te mogą być wykonywane, o ile ich cel i zakres są zgodne z celami audytu wewnętrznego i nie naruszają zasady obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego.

2. Podczas wykonywania czynności doradczych audytor wewnętrzny jest zobowiązany zachować obiektywizm i nie przejmować na siebie odpowiedzialności spoczywającej na osobach odpowiedzialnych za problem.

3. W wyniku wykonywanych czynności audytor wewnętrzny może przedstawiać opinie lub zalecenia dotyczące usprawnienia funkcjonowania Exemplum Sp. z o.o..

 

§5

1. Audytor wewnętrzny ma prawo:

1. prowadzenia audytu wewnętrznego we wszystkich obszarach działalności Exemplum Sp. z o.o.;

2. dostępu do wszelkich dokumentów i materiałów, do wszystkich pracowników oraz wszelkich innych źródeł informacji nieodzownych do prowadzenia czynności audytowych, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej;

3. dostępu do pomieszczeń Exemplum Sp. z o.o., z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej;

4. żądać od pracowników informacji i wyjaśnień w celu zapewnienia efektywnego przebiegu czynności audytowych;

5. z własnej inicjatywy składać wnioski mające na celu usprawnienie funkcjonowania Exemplum Sp. z o.o.;

2. Audytor wewnętrzny powinien:

1. zachowywać obiektywizm podczas wykonywania swojej pracy;

2. wykonywać zadania z biegłością i należytą starannością zawodową;

3. wspomagać osoby odpowiedzialne za zarządzanie ryzykiem i kontrolę wewnętrzną w Exemplum Sp. z o.o. we właściwej realizacji tych procesów;

4. współpracować z audytorami zewnętrznymi;

5. poszerzać swoją wiedzę, umiejętności oraz kwalifikacje drogą stałego doskonalenia zawodowego.

 

§6

Audytor wewnętrzny działa zgodnie z wytycznymi Zarządu a w szczególności:

1. na etapie planowania audytu wewnętrznego na dany rok, przeprowadza analizę ryzyka z udziałem kierownictwa biura;

2. na etapie planowania zadania audytowego, przeprowadza z kierownikiem audytowanej jednostki organizacyjnej analizę ryzyka;

3. uzgadnia z Prezesem Zarządu program zadania audytowego oraz zasady współpracy;

4. wykonuje czynności audytowe w sposób nie zakłócający normalnego toku pracy;

5. dąży do porozumienia z pracownikami w przypadku zgłoszenia przez niego dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń do wstępnych wyników audytu;

6. przekazuje Zarządowi sprawozdanie z przeprowadzonego zadania audytowego;

7. podejmuje czynności sprawdzające, dokonując oceny dostosowania działań do zgłoszonych zaleceń.

 

§7

Audytor wewnętrzny podlega bezpośrednio Zarządowi, jest niezależny w wykonywaniu swoich zadań, postępuje zgodnie z przepisami prawa, a także uznaną w Polsce praktyką audytu wewnętrznego ustaloną w wytycznych.

 

§8

1. Kierownik jednostki czynnie uczestniczy w planowaniu i przebiegu zadania audytowego, a w szczególności:

1. uzgadnia harmonogram i zasady postępowania w trakcie przeglądu wstępnego w celu przygotowania realizacji zadania audytowego;

2. uczestniczy w procesie oceny ryzyka;

3. podpisuje dokumenty związane z przygotowaniem zadania audytowego dotyczące np. analizy ryzyka, ustalenia obiektów i kryteriów zadania, czy programu zadania;

4. ma prawo do zapoznania się z ustaleniami audytu na każdym etapie jego realizacji;

5. może zgłosić audytorowi wewnętrznemu na piśmie, w terminie 14 dni od daty otrzymania sprawozdania z przeprowadzonego zadania audytowego, dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia dotyczące treści sprawozdania;

6. zatwierdza, na prośbę audytora wewnętrznego, zestawienia i obliczenia wykonywane przez podległych im pracowników;

7. ma obowiązek, w zakresie swoich kompetencji, przedkładać Zarządowi plan działań naprawczych w związku z zaleceniami audytu.

2. Pracownicy jednostek organizacyjnych:

1. potwierdzają odpisy lub kopie dokumentów, które włączane będą przez audytora wewnętrznego do akt bieżących audytu;

2. zobowiązani są udzielać audytorowi wewnętrznemu pisemnych lub ustnych informacji lub wyjaśnień; informacje te, po ich ewentualnym zapisaniu, powinny być potwierdzone przez właściwego pracownika.

 

§9

1. Audyt wewnętrzny może objąć swoim zakresem wszystkie obszary działania, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

2. Audyt wewnętrzny w biurze obejmuje badanie i ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności systemu kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem oraz kierowania a w szczególności:

1. przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych;

2. ocenę procedur i praktyki sporządzania, klasyfikowania i przedstawiania informacji finansowej;

3. ocenę przestrzegania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych Exemplum Sp. z o.o., a także przyjętych przez właściwe organy standardów działania;

4. ocenę zabezpieczenia mienia Exemplum Sp. z o.o.;

5. ocenę efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów Exemplum Sp. z o.o.;

6. ocenę dostosowania działań Exemplum Sp. z o.o. do sformułowanych wcześniej zaleceń.

 

§10

1. Audytor wewnętrzny, w ciągu 14 dni od daty narady zamykającej, sporządza i przekazuje sprawozdanie z przeprowadzenia zadania kierownikowi audytowanej jednostki organizacyjnej.

2. W razie nieuwzględnienia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, audytor wewnętrzny przekazuje swoje stanowisko na piśmie wraz z uzasadnieniem kierownikowi audytowanej jednostki organizacyjnej.

3. Audytor wewnętrzny po rozpatrzeniu dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, przekazuje po jednym egzemplarzu sprawozdania Zarządowi oraz kierownikowi audytowanej jednostki organizacyjnej.

4. Kierownik jednostki, w terminie 14 dniu od dnia otrzymania sprawozdania, może zgłosić Zarządowi swoje stanowisko do przedstawionego sprawozdania.

5. Jeżeli w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania sprawozdania z przeprowadzenia zadania audytowego nie zostaną podjęte działania mające na celu usunięcie uchybień, audytor informuje o tym Radę Nadzorczą, uzasadniając brak podjęcia działania.