Instrukcja ewidencjonowania przebiegu pojazdów służbowych

Instrukcja ewidencjonowania przebiegu pojazdów służbowych

wykorzystywane wyłącznie na cele służbowe

(prowadzenia działalności gospodarczej)

dla Firma Transportowa "Szybki Trans"

1. Zakres

1. Niniejsza instrukcja reguluje ewidencjonowanie korzystania z samochodów służbowych jednostki wyłącznie dla celów jej działalności gospodarczej.

2. Jej główną częścią jest ewidencja przebiegu pojazdów prowadzona zgodnie z art. 86a ust. 7 ustawy o podatku od towarów i usług.

2. Odpowiedzialność za prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu

1. Każdy pracownik, któremu został powierzony samochód (na podstawie protokołu przekazania lub innego równoważnego dokumentu) jest odpowiedzialny za bieżące oraz ciągłe prowadzenie jego ewidencji przebiegu. Dotyczy to także przypadków jednostkowego wykorzystania pojazdu przez innego pracownika, w których pracownik faktycznie dysponujący pojazdem dokonuje wpisu, a ten pierwszy jest zobowiązany mu tu umożliwić.

2. Dział Administracyjny jest zobowiązany do gromadzenia oraz aktualizowania informacji, dotyczących floty jednostki. Powinno to nastąpić poprzez gromadzenie kserokopii dowodów rejestracyjnych – z dopisanym/dołączonym Jan Kowalski odpowiedzialnego pracownika wraz z nazwą działu.

3. Cel księgowości do celów podatkowych

Celem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu jest zagwarantowanie, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie na cele działalności gospodarczej jednostki, a zarazem spełnienie wymogów formalnych, określonych w ustawie o podatku od towarów i usług, od których zależy odliczenie podatku naliczonego przez jednostkę.

4. Procedury

4.1. Ewidencja

1. Ewidencja przebiegu samochodu służbowego prowadzona jest przez każdego pracownika, któremu został powierzony samochód służbowy (protokół przekazania pojazdu, itp.). Wpis powinien zostać dokonany tego samego dnia, w którym miało miejsce wykorzystanie samochodu.

2. Jeżeli inny pracownik otrzymał do dyspozycji pojazd od pracownika, o którym mowa wyżej, wówczas ten pierwszy powinien dokonać wpisu.

3. Ewidencja prowadzona jest według wzorca stanowiącego załącznik do niniejszego regulaminu i powinna zawierać, w szczególności, dokładne opisy tras w poszczególnych dniach (skróty są dopuszczane, o ile są powszechnie rozumiane), jak również numer prawa jazdy pracownika wówczas kierującego pojazdem.

4. Zapisy dotyczące każdego miesiąca (w km) powinny zostać podsumowane do 10. dnia następnego miesiąca i w tym samym terminie dostarczone do Działu Księgowości/Działu Administracyjnego lub przesłane na [email protected] w formie pliku zabezpieczonego przed zmianami.

4.2. Dział Księgowości/Dział Administracyjny

1. Weryfikuje dane zawarte w ewidencji, w szczególności sprawdzając ich zgodność z danymi dotyczącymi podróży służbowych (2024-03-15, Warszawa).

2. Co miesiąc (tj. nie rzadziej niż raz na kwartał) porównywany jest stan licznika według ewidencji przebiegu oraz stanu rzeczywistego w pojeździe.

3. W razie potrzeby może zostać przeprowadzona dodatkowa kontrola.

4.3. Kontrola

1. Główny Księgowy/Dyrektor Administracyjny ma prawo wglądu do ewidencji, o której mowa w pkt 4.1, w każdej chwili. Pracownik – kierowca ma obowiązek udostępnić ww. ewidencję na każde takie żądanie.

2. Dodatkowo Dział Księgowości/Dział Administracyjny realizuje następujące procedury kontrolne:

• sprawdzenie (według listy pracowników – kierowców), czy odpowiednie informacje zostały przesłane przez wszystkich, wyjaśnienie ewentualnych braków (co miesiąc – 14. dzień następnego miesiąca);

• sprawdzenie, czy otrzymane dane są spójne z danymi z przeszłości (co kwartał – raz na 3 miesiące);

• sprawdzenie (przynajmniej na podstawie wybranej próbki), czy otrzymane dane są wewnętrznie spójne, w szczególności biorąc pod uwagę dane o odległościach pomiędzy punktami na trasie (co kwartał – raz na 3 miesiące].

4.4. Obieg i przechowywanie dokumentacji

1. Ewidencja, o której mowa w pkt 4.1, powinna zostać archiwizowana przez Dział Księgowości/Działu Administracyjny w miarę jej wpływu.

2. W przypadku jej prowadzenia w formie elektronicznej, stosują się ogólne zasady dotyczące bezpieczeństwa danych (IT) jednostki.

5. Terminy

1. Zachowanie procedur ma za zadanie zachowanie prawa do odliczenia podatku naliczonego w maksymalnej możliwej wysokości – bez konieczności dokonywania korekt uprzednio złożonych deklaracji.

2. Deklaracje VAT składane są do 25. dnia każdego kolejnego miesiąca.

…………………………………………………

(Anna Nowak)

Załącznik:

- Ewidencja przebiegu samochodu służbowego.

Załącznik. Ewidencja przebiegu samochodu służbowego.

Firma Transportowa "Szybki Trans"

1234567890

Styczeń 2024

ST/01/2024

2024-01-01

2024-01-02

2024-01-03

2024-01-04

2024-01-05

2024-01-06

Lp. Data Cel Trasa Kilometry Imię Nazwisko Uwagi Podpis Podpis

RAZEM: