Instrukcja gospodarki kasowej
- Prawo
finansowe
- Kategoria
instrukcja
- Klucze
dokumentacja kasowa, dowód wpłaty, dowód wypłaty, instrukcja gospodarki kasowej, inwentaryzacja kasy, kasa, papierów wartościowych, procedury kasowe, raport kasowy, rejestry depozytów, zabezpieczenia kasy
Instrukcja gospodarki kasowej określa zasady, procedury i odpowiedzialności związane z prowadzeniem ewidencji i operacji kasowych w firmie. Dokument zawiera szczegółowe wytyczne dotyczące przyjmowania wpłat, dokonywania wypłat, zamykania kasy oraz raportowania. Dzięki instrukcji pracownicy mogą skutecznie przestrzegać procedur finansowych i minimalizować ryzyko popełnienia błędów.
Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej
§1
Instrukcję opracowano na podstawie przepisów ogólnych obowiązujących oraz wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie gospodarki kasowej.
§2
Ilekroć w niniejszej Instrukcji jest mowa o:
1. jednostce – oznacza to "Słoneczny Zakątek" Sp. z o.o.,
2. kierowniku jednostki – oznacza to Dyrektor,
3. księgowym – oznacza to Główny Księgowy,
4. wartościach pieniężnych – oznacza to krajowe i zagraniczne znaki pieniężne, czeki, weksle i inne dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę oraz złoto, srebro i wyroby z tych metali, kamienie szlachetne i perły, a także platynę i pozostałe metale z grupy platynowców,
5. jednostce obliczeniowej (j.o.) – oznacza to jednostkę pieniężną stosownie do przepisów w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne, użytych do określenia limitu przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych.
§3
1. Kasjerem może być jedynie osoba posiadająca minimum średnie wykształcenie, mająca nienaganną opinię, nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenie przeciwko mieniu oraz posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.
2. Przyjęcie/przekazanie kasy może nastąpić jedynie protokolarnie, w obecności komisji wyznaczonej przez kierownika jednostki.
3. Kasjer musi na dowód przyjęcia odpowiedzialności materialnej złożyć deklarację o odpowiedzialności za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów w zakresie dokonywania operacji kasowych i transportu gotówki.
4. Kasjer powinien posiadać obowiązującą w jednostce instrukcję w sprawie gospodarki kasowej oraz wykaz osób upoważnionych do dysponowania gotówką i zatwierdzania dowodów kasowych, jak również wzory ich podpisów.
§4
1. Pomieszczenie przeznaczone do przechowywania wartości pieniężnych powinno być odpowiednio wydzielone i zabezpieczone. Wszystkie okna pomieszczenia kasy winny być okratowane. Drzwi wejściowe do kasy winny być specjalnej konstrukcji, z blokadami bocznymi lub wzmocnione blachą i zaopatrzone w co najmniej dwa zamki.
2. W pomieszczeniu kasy powinno znajdować się okratowane i zamykane okienko, przez które kasjer dokonuje wypłaty. Powinno ono być tak zainstalowane, aby uniemożliwiło wejście jakiejkolwiek osoby do wnętrza kasy.
3. W pomieszczeniu kasy winno być zainstalowane urządzenie alarmowe. Ponadto powinno być ono wyposażone w szafę stalową do przechowywania wartości pieniężnych.
§5
1. Wartości pieniężne muszą być przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem.
2. Wartości pieniężne przechowywane w kasie nie mogą przekraczać 0,3 j.o.
§6
1. Transport wartości pieniężnych w kwocie nie przekraczającej równowartości 0,1 j.o. może być wykonywany pieszo bez dodatkowego pracownika.
2. Transport wartości pieniężnych w kwocie przekraczającej równowartość 0,1 do 0,3 j.o. może być wykonywany pieszo przy ochronie w postaci dodatkowego pracownika.
§7
1. W kasie może być:
1. niezbędny zapas gotówki na bieżące wydatki,
2. gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków,
3. gotówka pochodząca z bieżących wpływów do kasy jednostki,
4. gotówka przechowywana jako depozyt od osób fizycznych i prawnych.
2. Wysokość niezbędnego zapasu gotówki w kasie ustala się na kwotę 1500 zł.
3. Nadwyżkę gotówki znajdującą się w kasie na koniec dnia, ponad ustaloną wysokość jej niezbędnego zapasu, odprowadza się w dniu powstania nadwyżki na właściwy rachunek bankowy.
§8
1. Podjętą z rachunku bankowego gotówkę, przeznaczoną na pokrycie określonych rodzajowo wydatków jednostki, należy przeznaczyć na cel określony przy jej podjęciu. Niewykorzystaną część tej gotówki (nie podjęte należności oraz zwroty wypłaconych z niej zaliczek lub nienależnie pobranych kwot) spółka może również przeznaczyć na inne cele niż określone przy podjęciu gotówki z rachunków bankowych.
2. Gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków może być przechowywana w kasie, pod warunkiem należytego jej zabezpieczenia.
3. Gotówka przechowywana w kasie w formie depozytu, podlegająca zwrotowi osobie prawnej lub osobie fizycznej, która depozyt złożyła, nie może być wykorzystana na pokrycie wydatków jednostki, jak również w celu uzupełnienia niezbędnego zapasu gotówki i nie jest wliczana do ustalonej wielkości tego zapasu.
§9
Dokumentację kasy stanowią:
1. dokumenty operacyjne kasy:
1) raport kasowy „RK”,
2) dowód wpłaty „KP”,
3) dowód wypłaty „KW”,
4) bankowy dowód wpłaty.
2. dokumenty źródłowe – dyspozycyjne:
1) dowody zakupu – faktury, rachunki,
2) dowody sprzedaży,
3) wnioski o zaliczkę,
4) rozliczenie zaliczki,
5) rozliczenie delegacji służbowej,
6) listy płac,
7) listy wypłat zasiłków, premii, nagród,
8) rachunki za prace wykonane na podstawie umów zleceń lub umów o dzieło,
9) oświadczenia zawierające wyliczenie kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych,
10) inne akceptowane przez kierownika jednostki lub skarbnika.
3. dokumenty organizacyjne kasy:
1) instrukcja w sprawie gospodarki kasowej,
2) oświadczenie o odpowiedzialności materialnej,
3) zakres czynności kasjera,
4) wykaz osób upoważnionych do dysponowania pieniężnymi składnikami majątkowymi (z wzorami podpisów),
5) protokoły przyjęcia/przekazania kasy,
6) protokoły kontroli kasy,
7) protokoły inwentaryzacyjne.
4. dokumenty sporządzane przez kasjera:
1) rejestr przechowywanych depozytów,
2) rejestr papierów wartościowych,
3) zestawienie nie podjętych w terminie wynagrodzeń i innych należności objętych listami płac,
4) inne rejestry.
§10
1. Wszelkie obroty gotówkowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi:
1) wpłaty gotówkowe – przychodowymi dowodami kasowymi,
2) wypłaty gotówkowe – rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody kasowe lub zastępcze własne dowody wypłat gotówki.
2. Zastępcze dowody wypłat nie mogą być wystawione przez kasjera, lecz wyłącznie przez księgowego lub osobę upoważnioną. Zastępczym dowodem kasowym może być asygnata kasowa – kasa wypłaci „KW” lub nota.
3. Przychodowe dowody kasowe wystawia się w trzech egzemplarzach. Oryginał, stanowiący pokwitowanie wpłaty gotówki, zostaje wręczony wpłacającemu. Kopia egzemplarza przychodowego dowodu kasowego przeznaczona jest dla księgowości.
§11
1. Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić, czy odpowiednie dowody księgowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecania wypłaty lub wpłaty. Dowody księgowe nie podpisane przez osoby do tego upoważnione, nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji. Nie dotyczy to przychodowych dowodów kasowych wystawianych przez kasjera.
2. W dowodach kasowych nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wypłat lub wpłat gotówki wyrażonych cyframi i słowami. Błędy popełnione w tym zakresie poprawia się przez anulowanie błędnych przychodowych lub rozchodowych dowodów kasowych lub zastępczych dowodów w celu udokumentowania wpłaty lub wypłaty gotówki oraz poprzez wystawienie nowych prawidłowych dowodów, celem udokumentowania wpłat i wypłat gotówki.
3. W przypadku, gdy błędy zostały popełnione w źródłowych dowodach kasowych, w celu ich skorygowania, należy dokonać wypłat gotówki na podstawie wystawionych na ich miejsce zastępczych dowodów.
4. Wpłaty gotówki mogą być dokonywane wyłącznie na podstawie wszelkich tytułów przychodowych dowodów kasowych, ujednoli
Podsumowując, instrukcja gospodarki kasowej jest kluczowym narzędziem w zachowaniu transparentności i kontroli nad przepływem finansowym w firmie. Zapoznanie się z jej treścią oraz systematyczne przestrzeganie wytycznych pozwoli uniknąć nieporozumień i błędów w zarządzaniu gotówką.