Instrukcja gospodarowania środkami trwałymi

Instrukcja gospodarowania środkami trwałymi

Warszawa, 15.03.2024

1

1.1 Instrukcja ustala jednolite zasady gospodarowania środkami trwałymi.

1.2 Instrukcja gospodarowania środkami trwałymi została przygotowana przez Głównego Księgowego i zatwierdzona przez Kierownika jednostki.

1.3 Instrukcja ta jest dokumentem wewnętrznym i określa zasady gospodarowania środkami trwałymi w firmie: Firma Przykładowa Sp. z o.o.

1.4 Zasady instrukcji maja zastosowanie także do wyposażenia.

1.5 Instrukcja gospodarowania środkami trwałymi obowiązuje od dnia 01.04.2024.

2

2.1 Środki trwałe i wyposażenie znajdujące się w firmie podlegają ewidencji księgowej.

2.2 Każdy składnik majątku, o którym mowa w pkt 2.1 musi posiadać stały symbol ewidencyjny -w sposób wyraźny i trwały umieszczony na składniku majątku.

2.3 Wykaz środków trwałych i wyposażenia znajdujących się w danym pomieszczeniu jest wywieszony w tym pomieszczeniu.

2.4 W pomieszczeniach powinny znajdować się jedynie sprawne, używane środki trwałe. Uszkodzone, niesprawne składniki majątku powinny znajdować się w jednym, specjalnie do tego celu przeznaczonym pomieszczeniu - do czasu ich naprawy, sprzedaży, likwidacji lub złomowania.

2.5 Osobą zarządzającą znajdującymi się w pomieszczeniach środkami trwałymi jest pełniący funkcję Kierownika Działu Administracji. Osoba ta odpowiada także za terminowe ubezpieczenie majątku firmy.

2.6 Każdy pracownik jest obowiązany dbać o przydzielone mu środki trwałe i wyposażenie. Wszelkie usterki, braki powinien zgłaszać do osoby wymienionej w pkt 2.5 instrukcji.

2.7 Za prawidłową i bieżącą ewidencję środków trwałych i wyposażenia oraz prawidłowe oznaczenie składników majątku odpowiada dział księgowości.

3

3.1 Księga inwentarzowa jest prowadzona elektronicznie i powinna zawierać: numer inwentarzowy przedmiotu, symbol klasyfikacji rodzajowej, nazwę i charakterystykę przedmiotu, rok nabycia, symbole, numery i daty dowodów na podstawie, których wprowadzono przedmiot do ewidencji, jego wartość początkową i jej zmiany, datę likwidacji przedmiotu lub jego nieodpłatnego przekazania, itp. oraz symbol, numer i datę dowodu na podstawie, którego wyksięgowano przedmiot z ewidencji.

3.2 Wprowadzenie do ewidencji środków trwałych dokumentuje się dowodami przyjęcia. Wszelkie zmiany wartości i stanu środków jak rozliczenie środków trwałych w budowie, nieodpłatne otrzymanie środków trwałych, ulepszenie, rozbudowa, modernizacja środków trwałych, sprzedaż, likwidacja itp. środków trwałych, oraz przesunięcie środków trwałych dokumentuje się odpowiednio (druki KW-1, KW-2, KW-3 itp.).

3.3 Operacje, o których mowa w pkt 3.2 należy udokumentować i ująć w ewidencji księgowej w ciągu 5 dni roboczych od zaistnienia zdarzenia.

3.4 W przypadku likwidacji lub złomowania środków trwałych, czynności te powinny być potwierdzone komisyjnie w formie protokołu podpisanego przez trzy wyznaczone w tym celu osoby.

3.5 W przypadku kradzieży, utraty środka trwałego, itp., należy uzyskać odpowiedni dokument potwierdzający zdarzenie np. protokół policyjny. Osobą odpowiedzialną za uzyskanie takiego dokumentu jest osoba, która utraciła środek trwały będący w jej posiadaniu - jeżeli zdarzenie nie miało miejsca na terenie firmy. Jeśli zdarzenie miało miejsce na terenie firmy, za uzyskanie dokumentu potwierdzającego to zdarzenie odpowiada osoba, o której mowa w pkt 2.5.

3.6 Jeśli kradzież, utrata środka trwałego jest efektem zaniedbania lub celowego działania pracownika bądź innej osoby, która odpowiadała za stan środka trwałego - firma obciąży kosztami zakupu nowego środka trwałego i ewentualnymi innymi kosztami, związanymi z utratą tego środka, osobę odpowiedzialną.

4

4.1 Zapotrzebowanie na środki trwałe, konieczność ich modernizacji, rozbudowy itp. należy kierować do osoby wymienionej w pkt 2.5.

4.2 Przedstawione zapotrzebowanie, po dokonanej analizie i zaakceptowaniu przez Kierownika jednostki zostaje skierowane do realizacji.

4.3 Planowane inwestycje w obcych środkach trwałych oraz inwestycje długoterminowe, a także przekraczające szacunkową wartość 10 000,00 zł netto wymagają dodatkowo przygotowania odpowiednich dokumentów dotyczących tej inwestycji, które opracowuje i sporządza osoba pełniąca funkcję Specjalisty ds. Inwestycji.

4.4 Osoba wymieniona w pkt 4.3 jest odpowiedzialna także za merytoryczna kontrolę i dokumentowanie postępu inwestycji.

5

5.1 Osoba, o której mowa w pkt 2.5 jest odpowiedzialna za przygotowanie dokumentacji do przeprowadzenia inwentaryzacji stanu środków trwałych i wyposażenia.

5.2 Inwentaryzacja składników majątku jest przeprowadzana każdego roku, w ciągu ostatniego tygodnia ostatniego miesiąca kalendarzowego.

5.3 Dodatkowe inwentaryzacje są przeprowadzane w sytuacji, kiedy stwierdzone zostaną niedobory składników majątku, dokonana zostanie kradzież, przed i po przeprowadzce działu lub firmy, a także w przypadku likwidacji firmy, jak również w każdym innym uzasadnionym i koniecznym przypadku.

6

6.1 Wszelkie zasadnicze zmiany w gospodarowaniu środkami trwałymi wymagają umieszczenia ich w powyższej instrukcji.

6.2 Wszystkie zmiany zatwierdza Kierownik jednostki.

Dokument zatwierdził                                               Dokument przygotował

16.03.2024 (podpis Kierownika jednostki)                                          (Główny księgowy)