Instrukcja księgowania podatkowego świadczeń pracowniczych

INSTRUKCJA KSIĘGOWANIA PODATKOWEGO– ŚWIADCZENIA PRZEKAZYWANE PRACOWNIKOM(ABONAMENTY MEDYCZNE, UBEZPIECZENIA ITP.)

dla Firma "Przykładowe Rozwiązania Sp. z o.o."

dalej „Jednostka”

1. Zakres

Niniejsza instrukcja reguluje ewidencjonowanie świadczeń nabytych przez Jednostkę na rzecz jej pracowników, w szczególności w ramach listy płac (ewidencji analitycznej do ksiąg rachunkowych).

2. Kto prowadzi księgowość do celów podatkowych? Współpraca.

Prowadzenie ewidencji (listy płac) należy do obowiązków Działu Księgowości/Działu Kadr i Płac. Dział Administracyjny jest zobowiązany do dostarczania ww. Działowi informacji na temat ww. umów. Powinno to nastąpić poprzez przekazanie kserokopii dokumentu lub wysłanie e-mailem jego skanu (na adres: [email protected]).

Dotyczy to świadczeń medycznych, ubezpieczeniowych oraz potencjalnie wszystkich innych, które mogą powodować, że korzystającym ze świadczenia nie będzie Jednostka (w ramach swojej działalności gospodarczej), lecz oznaczony pracownik lub grupa pracowników.

Tak samo należy postąpić, gdy beneficjentem świadczenia może okazać się zleceniobiorca (umowy zlecenia, umowy o dzieło) lub zleceniobiorca.

3. Cel księgowości do celów podatkowych

Celem prowadzenia księgowości do celów podatkowych jest:

- spełnienie wymogów formalnych (art. 9 ustawy o rachunkowości, art. 109 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych),

- zapewnienie możliwości obliczenia kwot podatków oraz sprawdzalności tych obliczeń.

4. Procedury

4.1. Dział Księgowości/Dział Kadr i Płac

Każda z kopii umów otrzymanych z Działu Administracyjnego powinna zostać opisana (i podpisana przez Anna Kowalska) – z perspektywy tego, czy powoduje ona odpowiednie podwyższenie przychodu (podstawy opodatkowania) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz podstawy naliczenia składek ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Każdy opis powinien zawierać krótkie uzasadnienie decyzji: o włączeniu do opodatkowania lub pozostawieniu poza zakresem opodatkowania.

W przypadkach wątpliwych należy skontaktować się z doradcą podatkowym/kancelarią "Ekspert Podatkowy".

Jeżeli zdecydowano o włączeniu wartości świadczenia do opodatkowania, do umowy (polisy) należy dołączyć listę osób uprawnionych do korzystania ze świadczenia.

Taka lista powinna:

- zawierać wartość świadczenia przyporządkowaną do poszczególnych imion i nazwisk pracowników;

- być aktualizowana/weryfikowana nie rzadziej niż raz w roku (do 15 stycznia roku następującego po roku podatkowym).

4.2. Kontrola

Główny księgowy co najmniej raz w roku (najpóźniej w związku z procedurami zamknięcia roku finansowego) dokonuje przeglądu umów zawartych z dostawcami usług w zakresie ochrony zdrowia i polis ubezpieczeniowych (z wyjątkiem ubezpieczenia majątku przedsiębiorstwa).

W przypadkach wątpliwych kontaktuje się on z Działem Księgowości/Działem Kadr i Płac w celu sprawdzenia podstawy do opodatkowania/wyłączenia świadczenia z opodatkowania.

4.3. Obieg i przechowywanie dokumentacji

Dokumentacja, o której mowa w pkt 4.1, od momentu jej otrzymania przez Dział Księgowości/Dział Kadr i Płac i jej opisania (przez pracownika tego działu) jest przechowywana razem z resztą dokumentacji Jednostki służącej do kalkulacji obciążeń PIT/ZUS – w segregatorach oznaczonych „Przekazane świadczenia – PIT, ZUS”.

Kolejne dokumenty układane są w kolejności chronologicznej, przy czym dodatkowym kluczem jest podział: Usługi medyczne/Ubezpieczenia/Inne.

Każdorazowo, przed wygenerowaniem listy płac, pracownik za to odpowiedzialny jest zobowiązany przejrzeć dokumenty ostatnio dodane do ww. segregatora (do każdego z ww. działów).

5. Terminy

Zachowanie powyższych procedur powinno umożliwić obliczenie podatku oraz złożenie deklaracji w zwykłych terminach (do 20 dnia miesiąca następnego w przypadku płatności zaliczki PIT, do końca kwietnia – w związku z płatnością oraz złożeniem deklaracji PIT). To samo dotyczy składek ZUS (do 15 dnia miesiąca następnego).

Jan Nowak

Podpisano