Instrukcja potrącania podatku u źródła

Instrukcja potrącania podatku u źródła w (Zakład Produkcji Mebli "Drewex")

§1 Zakres stosowania

Instrukcja podlega wdrożeniu w przypadku podatników podatku dochodowego od osób fizycznych lub podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie potrącania podatku u źródła.

§2 Dział zobowiązany do wdrożenia instrukcji

Do wdrożenia instrukcji zobowiązani są: 1) dział księgowości, 2) biuro rachunkowe – w przypadku powierzenia prowadzenia księgowości podmiotowi uprawnionemu, zgodnie z odrębnymi przepisami, do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

§3 Procedura

1. Dział księgowości lub biuro rachunkowe prowadzące księgi podatkowe podatnika analizuje, czy jednostka dokonuje płatności i czy w związku z tym pełni funkcję płatnika podatku u źródła: 1) na rzecz zagranicznych podatników z tytułów określonych w art. 21 ust 1 pkt 1 albo art. 22 ust 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, a w szczególności: dywidend bądź innych udziałów w zyskach osób prawnych, odsetek, należności licencyjnych oraz usług niematerialnych, 2) na rzecz krajowych podatników z tytułu dywidend.

2. W przypadku dokonywania płatności, o których mowa w pkt. 1, dział księgowości lub biuro rachunkowe potrąca podatek u źródła, jako płatnik podatku, stosując stawkę podstawową wynikającą z przepisów krajowych bądź stawkę obniżoną wynikającą z właściwych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania albo odstępuje od poboru podatku na podstawie właściwych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania albo przepisów krajowych.

3. Dział księgowości lub biuro rachunkowe pozyskuje od każdego odbiorcy zagranicznego, na rzecz którego dokonywane są płatności określone w pkt. 1, certyfikat rezydencji podatkowej oraz oświadczenie potwierdzające spełnienie warunku rzeczywistego odbiorcy należności, a także pozyskuje dodatkowe dokumenty bezpośrednio od zagranicznego odbiorcy bądź powszechnie dostępne, potwierdzające fakt prowadzenia przez ten podmiot działalności gospodarczej oraz miejsce jego siedziby w Berlinie.

4. Dział księgowości lub biuro rachunkowe szacuje, czy możliwe jest przekroczenie w trakcie roku podatkowego wypłat z tytułów określonych w pkt. 1 w kwocie 2 000 000 zł na rzecz jednego odbiorcy.

5. W razie stwierdzenia prawdopodobieństwa przekroczenia progu, o którym mowa w pkt. 4, dział księgowości lub biuro rachunkowe przedstawia zarządowi do decyzji jeden ze sposobów uniknięcia stosowania przepisów wyłączających stosowanie preferencji podatkowych przy poborze podatku u źródła, tj.: 1) sporządzenie przez zarząd oświadczenia o spełnieniu przez odbiorcę płatności przesłanek do stosowania preferencyjnej stawki podatkowej bądź zwolnienia z podatku – w każdym przypadku dokonywania wypłat określonych w art. 21 ust 1 pkt 1 albo art. 22 ust 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, z tytułu których jednostka pełni funkcję płatnika podatku u źródła, 2) pozyskanie od naczelnika właściwego urzędu skarbowego opinii o stosowaniu przez płatnika zwolnienia z podatku zryczałtowanego – w przypadku dokonywania płatności, wobec których możliwe jest zastosowanie zwolnień z podatku określonych w art. 26 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

6. Stosownie do decyzji zarządu dział prawny albo dział księgowości lub biuro rachunkowe: 1) występuje do zagranicznego odbiorcy płatności o dokumenty i oświadczenia wymagane dla potrzeb złożenia przez zarząd oświadczenia o spełnieniu przez odbiorcę płatności przesłanek do stosowania preferencyjnej stawki podatkowej bądź zwolnienia z podatku, 2) przygotowuje wniosek o wydanie opinii o stosowaniu przez podatnika zwolnienia z podatku zryczałtowanego, który przekazuje naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego.

7. Po uzyskaniu wymaganych dokumentów i oświadczeń, o których mowa w pkt. 6 ppkt 1, zarząd składa w formie elektronicznej oświadczenie o spełnieniu przez odbiorcę płatności przesłanek do stosowania preferencyjnej stawki podatkowej bądź zwolnienia z podatku. Oświadczenie jest ważne 12 miesięcy. W razie dokonywania kolejnych płatności na rzecz tego samego odbiorcy w trakcie 12 miesięcy oświadczenie jest składane ponownie.

8. Po uzyskaniu opinii, o której mowa w pkt. 6 ppk 2, dział księgowości lub biuro rachunkowe przy wypłatach na rzecz danego odbiorcy zagranicznego kontynuuje stosowanie zwolnienia podatkowego od dokonywanych na jego rzecz wypłat niezależnie od kwoty tych wypłat. Opinia jest ważna 36 miesięcy. Przed upływem terminu jej ważności należy wystąpić o wydanie następnej opinii obowiązującej na kolejny okres.

9. W przypadku niezłożenia przez zarząd oświadczenia lub w razie niepozyskania opinii, o których mowa w pkt. 6, dział księgowości lub biuro rachunkowe od nadwyżki 2 000 000 zł wypłaconej w jednym roku podatkowym należności na rzecz jednego odbiorcy potrąca podatek u źródła według stawki standardowej wynikającej z polskich przepisów podatkowych, tj. 19%.

10. Opisane wyżej zasady dotyczące stosowania stawki standardowej w razie przekroczenia kwoty wypłat na rzecz jednego odbiorcy w wysokości 2 000 000 zł oraz składania oświadczeń przez zarząd i występowania o opinię do naczelnika właściwego urzędu skarbowego stosuje się do płatności dokonywanych od 01.01.2023r.

11. Dział księgowości lub biuro rachunkowe identyfikuje, czy jest możliwe skorzystanie ze zwolnień podatkowych przewidzianych w polskich przepisach ustawowych, tj. w przypadku wypłaty odsetek lub należności licencyjnych określonych w art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych bądź w przypadku wypłaty dywidend – w art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

12. W przypadku stwierdzenia, że mogą być zastosowane zwolnienia podatkowe na podstawie przepisów wymienionych w pkt. 11, dział księgowości lub biuro rachunkowe pozyskuje niezbędne dokumenty potwierdzające spełnienie warunków zwolnienia podatkowego. W szczególności dotyczy to pozyskania oświadczenia zagranicznego podmiotu o posiadaniu przez niego w kapitale polskiego podmiotu będącego płatnikiem udziałów (akcji) w wysokości co najmniej 25% (w przypadku wypłaty dywidend) bądź odpowiednio 10% (w przypadku wypłaty odsetek lub należności licencyjnych) nieprzerwanie przez 2 lata. W przypadku niespełnienia na moment dokonania płatności wymogu 2 lat okresu posiadania minimalnego zaangażowania kapitałowego, pozyskuje oświadczenie o zamiarze utrzymania tego minimalnego zaangażowania nieprzerwanie przez 2 lata przypadający po dokonaniu płatności odsetek, należności licencyjnych bądź dywidend. Po pozyskaniu tych oświadczeń odstępuje się od opodatkowania wypłaconych należności.

13. W przypadku, gdy dział księgowości lub biuro rachunkowe pozyska informację o niespełnieniu warunku utrzymywania przez zagranicznego podatnika zaangażowania w kapitale polskiego płatnika nieprzerwanie przez 2 lata w wysokości co najmniej 25% bądź odpowiednio 10%, dokonuje zapłaty podatku u źródła na rachunek właściwego urzędu skarbowego w terminie do 20 dnia po miesiącu, w którym zagraniczny podatnik przestał spełniać ten warunek, wraz z odsetkami za zwłokę.

2023-10-27                  Jan Kowalski