Instrukcja przechowywania dokumentacji księgowo podatkowej

Instrukcja przechowywania dokumentacji księgowo-podatkowej

§ 1. Osoby odpowiedzialne

Przechowywanie dokumentacji księgowo-podatkowej należy do obowiązków działu księgowości.

§ 2. Cel prowadzenia

Celem prowadzenia ewidencji jest:

1) spełnienie wymogów formalnych wynikających z przepisów o rachunkowości oraz podatkowych,

2) eliminacja ryzyka podatkowego wynikającego z możliwości oszacowania dochodów przez organy podatkowe,

3) zapewnienie wewnętrznego obiegu informacji,

4) zapewnienie właściwego poziomu ochrony przechowywanych danych.

§ 3. Procedury

Osobą odpowiedzialną za zapewnienie właściwych warunków przechowywania dokumentów jest Kierownik Działu Księgowości.

Warunki te dotyczą:

1) kontrolowanego dostępu do archiwów,

2) stosowania fizycznych środków zabezpieczeń, w tym systemu zamknięć, czujek dymu oraz 24-godzinnej ochrony,

3) utrzymania stałej temperatury nie wyższej niż 20°C oraz wilgotności nieprzekraczającej 60%,

4) braku światła dziennego w pomieszczeniach archiwum.

Zbiory przechowywane w archiwach – zanim tam trafią – są opisywane oraz rejestrowane w Systemie Zarządzania Dokumentacją "Archiwizator Plus", dzięki czemu możliwe jest odszukanie każdego dokumentu według: miejsca powstania, kwartału oraz tematu.

Kierownik Działu Księgowości jest uprawniony, aby zarządzić w dowolnym dniu wyrywkową lub całościową inwentaryzację dokumentacji w archiwach.

3.1. Procedury dotyczące dokumentów księgowych (poza omówionymi w pkt 3.2)

Każdy dokument oznaczony przez dział księgowości jako zaksięgowany podlega przechowywaniu (wraz z załącznikami) zgodnie z niniejszą instrukcją.

Dokumenty księgowe dotyczące roku bieżącego oraz poprzedniego są przechowywane w pomieszczeniu działu księgowości.

Dokumenty dotyczące lat wcześniejszych są przechowywane w archiwum, tj. ul. Archiwalna 12, 00-001 Warszawa, przy czym osobno przechowywane są dokumenty dotyczące wydatków inwestycyjnych (w tym nabyć środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych).

Dostęp do archiwum mają następujące osoby:

Kierownik Działu Księgowości, Główny Księgowy, Specjalista ds. Archiwizacji

Zniszczenie dokumentu możliwe jest pod następującymi warunkami:

1) upłynęło co najmniej sześć lat od daty jego wydania lub otrzymania oraz

2) zgodę na zniszczenie wydał, w formie pisemnej, Kierownik Działu Księgowości, przy czym dokument zawierający zgodę jest przechowywany przez pięć lat od końca roku, w którym został wystawiony.

Zniszczenie odbywa się w obecności komisji w składzie:

Kierownik Działu Księgowości

Specjalista ds. Archiwizacji

3.2. Procedury dotyczące dokumentów związanych z rachubą płac

Dokumenty dotyczące rachuby płac są przechowywane w pomieszczeniu działu kadr.

Dokumenty dotyczące lat wcześniejszych są przechowywane w archiwum działu kadr, tj. ul. Kadrowa 5, 00-002 Warszawa

Dostęp do archiwum mają następujące osoby:

Kierownik Działu Kadr, Specjalista ds. Płac

Zniszczenie dokumentu, stanowiącego podstawę księgowania, możliwe jest pod następującymi warunkami:

1) dokument nie odnosi się do podstawy ustalania świadczeń emerytalno-rentowych,

2) upłynęło co najmniej sześć lat od daty jego wydania lub otrzymania oraz

3) zgodę na zniszczenie wydał, w formie pisemnej, Kierownik Działu Kadr, przy czym dokument ten jest przechowywany przez pięć lat od końca roku, w którym został wystawiony.

Zniszczenie odbywa się w obecności komisji w składzie:

Kierownik Działu Kadr

Specjalista ds. Płac

Dokumenty odnoszące się do ustalania świadczeń emerytalnych, w szczególności karty wynagrodzeń, listy płac i podpisane egzemplarze umów o pracę, nie mogą być niszczone.